Gérer les documents en toute sécurité

Dans 4planning, tu collabores en toute sécurité au sein de ton organisation. Les documents sont stockés de manière centralisée et partagés uniquement avec les bonnes personnes. Cet article explique comment gérer et partager tes documents en toute sécurité.

Pourquoi stocker les documents de manière centralisée ?

En conservant les documents dans 4planning, tu évites que les fichiers se dispersent par e-mail, WhatsApp ou sur des appareils personnels. Cela apporte plus de clarté et une meilleure sécurité.

• Tous les fichiers à un seul endroit central.
• Toujours la version la plus récente.
• Pas de fichiers isolés sur des comptes privés.

Partager les documents en toute sécurité

Dans 4planning, c'est toi qui décides qui a accès aux documents.

• Partage les documents uniquement avec les groupes concernés.
• Utilise la visibilité et les droits pour limiter l'accès.
• Vérifie régulièrement que les bonnes personnes ont accès.

Tu évites ainsi que des informations sensibles n'arrivent aux mauvaises personnes.

Accès et rôles

Tout le monde dans une organisation n'a pas besoin d'accéder à tous les documents. Avec les rôles et les droits, tu peux déterminer :

• Qui peut consulter les documents.
• Qui peut téléverser des documents.
• Qui peut modifier ou supprimer des documents.

Cela garantit des responsabilités claires et un meilleur contrôle.

Gestion des versions et vue d'ensemble

En gérant les documents de manière centralisée, tu travailles toujours avec la bonne version. Cela évite les malentendus et les erreurs.

• Travaille avec des noms de fichiers clairs.
• Remplace les anciennes versions au lieu de diffuser de nouveaux fichiers.
• Supprime les documents obsolètes lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Confidentialité

Utilise 4planning pour les informations confidentielles telles que :

• Les contrats et accords.
• Les documents financiers.
• Les données personnelles.

Les données restent au sein de l'organisation et ne sont pas partagées avec des tiers externes.

Conseils pour une utilisation efficace

• Crée des dossiers et une structure clairs.
• Utilise des groupes pour bien gérer l'accès.
• Vérifie régulièrement les droits des utilisateurs.
• Supprime les documents qui ne sont plus nécessaires.

Important à savoir

• Seuls les utilisateurs disposant d'un accès peuvent consulter les documents.
• Les administrateurs gèrent l'accès et les droits.
• Une gestion sécurisée des documents contribue à la confidentialité et à la conformité RGPD.