Partager des documents via un lien public

Dans 4planning, tu peux partager des documents via un lien public. Cela donne accès à un document ou un dossier à des personnes qui n'ont pas accès à ton organisation dans l'application. C'est pratique quand tu veux partager des informations avec des parties externes.

Quand utiliser un lien public ?

Un lien public partageable convient quand tu veux partager des documents avec des personnes en dehors de ton organisation, comme des fournisseurs, partenaires ou bénévoles sans compte.

• Partager avec des parties externes.
• Envoyer rapidement des fichiers sans compte.
• Accès temporaire aux documents.

Créer un lien public

1. Va dans le menu de gauche vers Documents.
2. Ouvre le dossier ou le document que tu veux partager.
3. Clique sur le bouton 'lien partageable' pour créer un lien partageable.
4. Clique sur créer le lien.
5. Clique ensuite à nouveau sur 'Lien partageable'. Copie ici le lien et partage-le avec les personnes souhaitées.

Toute personne disposant de ce lien peut ouvrir le dossier, même sans accès à l'environnement.

Supprimer le lien public

1. Va dans le menu de gauche vers Documents.
2. Ouvre le dossier ou le document que tu veux partager.
3. Clique sur le bouton 'lien partageable' pour supprimer un lien partageable.
4. Clique sur 'Supprimer le lien'.

Toute personne disposant de l'ancien lien ne pourra plus ouvrir le dossier.

Sécurité et confidentialité

Comme le lien est public, il est important de gérer avec soin les informations confidentielles.

• Ne partage le lien qu'avec les bonnes personnes.
• N'utilise cette fonction que lorsque c'est nécessaire.
• Supprime ou modifie le lien lorsqu'il n'est plus nécessaire.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise les liens publics pour la collaboration externe.
• Utilise les groupes pour les documents internes.
• Vérifie régulièrement quels documents sont publics.

Important à savoir

• Toute personne disposant du lien peut consulter le document.
• L'accès via un lien public est indépendant des groupes et des rôles.
• Tu gardes le contrôle sur le document au sein de 4planning.