Partager des documents avec tous ou certains groupes

Dans 4planning, tu peux partager des documents avec tous les membres ou avec des groupes spécifiques. Tu le fais en gérant l'accès du dossier (folder). Tu peux en plus créer un lien public partageable qui fonctionne aussi pour les personnes sans accès à ton environnement.

Partager via l'accès au dossier

Les documents sont partagés via le dossier dans lequel ils se trouvent. En ajustant les paramètres du dossier, tu détermines quels membres ou groupes peuvent voir les documents de ce dossier.

Configurer l'accès pour tous les membres ou des groupes spécifiques

1. Va dans le menu de gauche vers Documents.
2. Ouvre le menu du dossier et choisis Accès.
3. Choisis qui peut y accéder :
   • Active Dossier pour tous les membres si tout le monde dans ton environnement peut voir le dossier.
   • Laisse l'interrupteur désactivé et coche les groupes qui reçoivent l'accès.
4. Clique sur Enregistrer.

À partir de ce moment, tous les documents de ce dossier sont visibles pour les groupes choisis, ou pour tous les membres.

Lorsque tu crées un nouveau dossier, le même choix se trouve directement dans la fenêtre Créer un dossier : tu n'as donc pas à régler l'accès après coup.

Tous les membres ou des groupes distincts : que choisir ?

Dossier pour tous les membres est destiné aux documents que personne ne devrait avoir à chercher : le règlement intérieur, des formulaires, un rapport annuel. Chaque membre de ton environnement voit un tel dossier, y compris les membres qui ne font (encore) partie d'aucun groupe. C'est là la différence avec le fait de cocher tous les groupes : quelqu'un sans groupe manque quand même le dossier, tout comme un groupe que tu ajoutes plus tard.

Si tu coches des groupes, seuls les membres de ces groupes voient le dossier. Utilise cela pour les documents qui appartiennent à une équipe, une commission ou le conseil d'administration.

D'où vient l'accès

• Le dossier principal (le niveau de départ) est toujours visible pour tous les membres.
• Un sous-dossier hérite de l'accès du dossier au-dessus, sauf si tu fais un choix sur ce sous-dossier. Dans ce cas, ton choix s'applique à ce dossier et à tout ce qu'il contient.
• C'est un administrateur qui règle l'accès. Les administrateurs système voient toujours tous les dossiers ; que les administrateurs ordinaires les voient aussi se règle dans Paramètres › Accès et confidentialité › Documents.

Créer un lien public partageable

En plus de l'accès via des groupes, tu peux aussi créer un lien public partageable. Ce lien peut être ouvert par n'importe qui, même si quelqu'un n'a pas accès à l'environnement dans l'application.

1. Va dans Documents.
2. Ouvre le dossier ou le document que tu veux partager.
3. Choisis l'option pour créer un lien public partageable.
4. Copie le lien et partage-le avec les personnes souhaitées.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise l'accès par groupes pour les documents internes et la collaboration.
• Utilise un lien public uniquement quand un partage en dehors de 4planning est nécessaire.
• Vérifie régulièrement quels groupes ont accès aux dossiers importants.

Important à savoir

• L'accès au dossier détermine qui peut consulter les documents au sein de l'application.
• Un lien public partageable peut être ouvert par n'importe qui, même sans compte.
• Partager des documents via un lien public demande une attention particulière pour les informations confidentielles.