Que peut faire Planny pour toi ?

Planny est l'assistant IA au sein de 4planning. Tu l'ouvres via l'icône de chat dans l'application et tu poses simplement une question, avec tes propres mots.

Pour chaque membre

En tant que membre, tu peux notamment demander à Planny :

• Quand a lieu le prochain événement, et suis-je inscrit ? Planny peut aussi t'inscrire ou te désinscrire ; tu le confirmes toi-même d'un clic (voir ci-dessous).
• Actualités et sondages — affiche les derniers messages ou les sondages en cours.
• Ai-je encore une cotisation en attente ?
• Où sont mes billets, documents ou notes vocales ?
• Quand est mon prochain service au bar ou match, et quelle affectation d'arbitre ai-je ?
• Combien de points ai-je au tableau de scores ? (il s'agit du système de points/tableau de scores — tout autre chose que le crédit Planny ci-dessous)
• Des questions sur ton compte famille : inscrire ou désinscrire tes enfants à un événement, consulter la cotisation de ton enfant.
• Ajouter ou déplacer des cartes sur un tableau de planification dont tu es membre.

En plus pour les administrateurs et autres rôles

Si tu as un rôle de gestion dans l'application, Planny peut aussi faire des choses pour toi, pas seulement les rechercher. Planny peut alors exactement ce que ton rôle peut faire dans l'application — ni plus ni moins. Voir Attribuer des rôles et des droits.

• Administrateur — créer ou modifier un événement, y compris billets et répétition, et en envoyer une notification aux membres ; publier une actualité, lancer un sondage ou organiser une enquête ; créer un plan de cotisation ; adapter les noms, les icônes et l'ordre du menu.
• Administrateur système — en plus, créer un groupe et consulter la vente de billets. Un administrateur ordinaire ne peut pas le faire via Planny, tout comme dans l'application.
• Responsable des événements — créer et modifier des événements, en envoyer une notification aux membres, et voir qui s'est enregistré à l'entrée.
• Responsable de groupe — ajouter des membres au groupe que tu gères, et créer un événement pour ce groupe et en envoyer une notification au groupe.
• Coordinateur des arbitres — attribuer des arbitres à un match.
• Propriétaire d'un tableau de planification — renommer le tableau, modifier sa visibilité ou l'archiver.
• Module professionnel — en tant qu'administrateur, créer un client ou un devis (Planny peut même rédiger un devis provisoire avec lignes et prix à partir d'une description du travail, voir Rédiger un devis avec Planny) ou créer un projet. En tant que collaborateur, planifier un rendez-vous, déplacer tes propres rendez-vous, enregistrer une demande ou mettre à jour les tâches d'un projet.

Planny ne peut pas rechercher ni créer de bons de travail — pour cela, tu navigues toi-même vers Bons de travail.

Planny propose, tu exécutes

Planny n'exécute rien lui-même. Si tu lui demandes de créer ou de modifier quelque chose, il prépare une proposition : une carte dans le chat qui montre exactement ce qui va se passer, avec les vraies valeurs — le nom, la date, pour qui ce sera visible, et ce que Planny remplit lui-même si tu ne l'as pas précisé. Ce n'est que lorsque tu cliques sur Uitvoeren (« Exécuter ») que cela se fait. Si tu cliques sur Annuleren (« Annuler »), rien ne change.

• Une proposition est valable dix minutes ; la carte indique jusqu'à quelle heure. Ensuite, elle affiche Verlopen (« Expiré ») et tu refais ta demande.
• Si tu viens de créer quelque chose — par exemple un événement, une actualité, un client, un devis ou un rendez-vous —, le bouton Ongedaan maken (« Annuler l'action ») apparaît. Il te permet de revenir en arrière dans les dix minutes.
• Si cela ne fonctionne pas, la carte affiche Mislukt (« Échec »), avec la raison en dessous. Rien n'a alors été modifié.
• S'il n'y avait rien à faire, par exemple parce que le membre faisait déjà partie du groupe, la carte affiche Niets gewijzigd (« Rien de modifié »).
• Un bouton rouge signifie que la proposition annule, archive ou enregistre définitivement quelque chose, comme un événement annulé ou un accord sur un devis. Regarde alors deux fois.

Une notification pour un nouvel événement

Si tu crées un événement via Planny, ou si tu en copies un, les membres n'en reçoivent pas encore de notification. Après ton clic sur Uitvoeren, Planny demande si tu veux envoyer une notification aux membres, avec les boutons Oui, envoyer une notification aux membres et Non, pas de notification.

Si tu choisis oui, Planny prépare une deuxième proposition. Elle indique quand la notification part et combien de membres la reçoivent. Clique sur la ligne … recevront ce message pour voir les noms, avec pour chaque membre s'il s'agit d'une notification push ou d'un e-mail. La notification ne part qu'après Uitvoeren. C'est la même notification que lorsque, dans l'application, tu choisis Oui à la question Veux-tu envoyer une notification aux membres invités ? pour un nouvel événement : chacun la reçoit selon ses propres préférences de notification.

• Un événement encore en brouillon ne déclenche pas la question : les membres ne le voient pas encore. Pour un événement programmé, la notification part au moment de la publication.
• Si les membres ont déjà reçu une notification pour cet événement, Planny n'en envoie pas une deuxième.
• Une fois la notification envoyée, tu ne peux plus revenir sur la création de cet événement avec Ongedaan maken.
• Tu peux aussi demander plus tard à Planny d'envoyer aux membres une notification sur un événement qui existe déjà.
• Un administrateur ou un responsable des événements peut envoyer une notification. Un responsable de groupe ne le peut que pour un événement d'un groupe qu'il gère.

Ce que Planny ne fait pas

Planny n'invente jamais une réponse qui ne correspond pas à ce qui se trouve dans l'application, et n'exécute rien sans ton clic sur Uitvoeren. À part la notification sur un nouvel événement, Planny n'envoie rien : ni rappels, ni notifications sur des actualités, des sondages ou des enquêtes, ni devis ou factures. Tu le fais toi-même dans l'application.

Questions fréquentes

• Pourquoi mon collègue voit-il d'autres possibilités Planny que moi ? Ce que Planny peut faire dépend de tes rôles dans l'application (par exemple membre, collaborateur, administrateur ou responsable de groupe) et des fonctions activées dans ton environnement.
• Pourquoi Planny ne le fait-il pas tout de suite ? Parce que tu dois pouvoir voir ce qui va se passer avant que cela se passe. Ainsi, tu repères à temps une mauvaise date ou un mauvais groupe, et personne ne peut faire exécuter quelque chose en ton nom via Planny.
• Puis-je désactiver complètement Planny ? Oui, un administrateur peut désactiver Planny pour tout l'environnement, ou le limiter aux seuls administrateurs.
• Je reçois le message indiquant que Planny n'est pas disponible. Cela peut être dû à un crédit mensuel épuisé — voir Le crédit Planny : comment ça marche.