Envoyer un rappel pour un événement

La liste des inscriptions traîne ? Avec Envoyer un rappel, tu donnes un coup de pouce aux membres qui n'ont pas encore répondu, sans déranger les autres. 4planning sélectionne ce groupe automatiquement pour toi.

Étape 1 : ouvre l'événement

1. Dans le menu, clique sur Communication puis sur Événements.
2. Clique sur l'événement pour lequel tu veux envoyer un rappel.

Étape 2 : clique sur Envoyer un rappel

Le bouton se trouve à deux endroits sur la page de détail :

• Dans le bloc Admin, à côté de Modifier et Copier l'événement.
• Dans l'en-tête de l'aperçu Pas encore répondu.

Les deux boutons ouvrent la même fenêtre.

Étape 3 : choisis qui reçoit le rappel

En haut, tu choisis les destinataires. Les options affichées dépendent de l'événement :

• Qui n'a pas encore répondu : les membres invités sans inscription ni désistement. C'est l'option par défaut.
• Qui s'est inscrit : pratique si tu veux transmettre quelque chose aux participants juste avant le jour J.
• Toutes les personnes invitées : le public complet.
• Qui n'a pas encore de billet : pour un événement avec billetterie, les membres sans billet qui peuvent encore en acheter un.
• Qui a un billet : pour un événement avec billetterie, seulement les membres avec un billet payé.

L'événement est complet ou épuisé, ou les inscriptions sont fermées ? Tu ne peux alors pas choisir Qui n'a pas encore répondu ni Qui n'a pas encore de billet, car ces membres ne peuvent plus s'inscrire ni acheter de billet. Le haut de la fenêtre t'indique pourquoi.

Sous ce choix, tu vois immédiatement qui recevra le message. Clique sur la rangée de photos pour déplier les noms.

Juste en dessous figure la façon dont le message arrivera, par exemple 60 par notification push · 82 par e-mail. Les membres qui ont l'application avec les notifications push activées reçoivent une notification push. Ceux qui n'ont pas l'application ou ne peuvent pas recevoir de notifications push reçoivent un e-mail. Les membres qui ont aussi activé l'e-mail eux-mêmes reçoivent les deux.

Étape 4 : vérifie ou adapte le message

Sous Voir et modifier par canal, tu trouves deux onglets. Les deux contiennent l'objet et le texte, avec en dessous un aperçu du rendu :

• Notification push : le message court sur le téléphone.
• E-mail : le message dans la boîte de réception.

Le texte correspond au public que tu as choisi à l'étape 3 : ceux qui n'ont pas encore répondu reçoivent la question de savoir s'ils viennent, ceux qui se sont déjà inscrits reçoivent un rappel du rendez-vous. Si tu changes de public, le texte change avec lui.

Ce que tu modifies ici ne vaut que pour cet envoi. Pour modifier durablement le texte standard — y compris pour le rappel automatique — va dans Paramètres › E-mail › Modèles d'e-mail. Chaque public y a son propre modèle, avec un texte par langue de ton organisation.

Les mots entre accolades comme {evenement}, {datum} et {tijd} sont remplacés à l'envoi par les données de l'événement. Laisse-les en place si tu veux les utiliser ; l'aperçu en dessous montre directement ce que les membres liront.

Étape 5 : envoyer

Clique sur Envoyer le rappel. La confirmation indique combien de membres ont reçu le rappel, combien sous forme de notification push et combien par e-mail. Si une partie est partie par e-mail parce que ces membres ne peuvent pas recevoir de notifications push, c'est également précisé. Et si des membres n'ont pas d'adresse e-mail joignable, la confirmation mentionne ce nombre à part.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le bouton. Pourquoi ? L'événement est encore un brouillon ou a été annulé. Les membres ne peuvent alors pas l'ouvrir, un rappel n'a donc aucun sens. Publie l'événement et le bouton apparaîtra.

Pourquoi je ne peux pas choisir « Qui n'a pas encore de billet » ? Il ne reste aucun billet qu'une personne sans billet puisse encore acheter : tout est épuisé, la vente est fermée ou les inscriptions sont terminées. Un appel à commander un billet ne ferait que semer la confusion. S'il reste des billets, mais seulement pour certains groupes ou âges, seuls les membres qui peuvent en acheter un reçoivent le rappel. C'est aussi le cas pour le rappel automatique d'un événement sans réponse.

Qui reçoit une notification push et qui reçoit un e-mail ? Si un membre a l'application avec les notifications push activées, il reçoit une notification push. Si nous ne pouvons pas lui envoyer de notification push, il reçoit le rappel par e-mail. Celui qui a aussi activé l'e-mail dans ses propres paramètres de notifications reçoit les deux. Et celui qui y a complètement désactivé cette notification — push et e-mail — ne reçoit rien.

Que signifie « pas d'adresse e-mail joignable » ? Ces membres auraient dû recevoir le rappel par e-mail, mais aucune adresse e-mail à laquelle nous pouvons écrire n'est enregistrée pour eux. Vérifie leur adresse e-mail dans la liste des membres.

Puis-je envoyer un rappel deux fois ? Oui. Si tu en as déjà envoyé un il y a moins d'une journée, tu verras un avertissement avec la date et nous te demanderons de confirmer.

Est-ce la même chose que le rappel automatique ? Non. Indépendamment de cela, tu peux activer dans les paramètres un rappel automatique qui part quelques jours à l'avance vers les membres inscrits. Ce bouton envoie immédiatement, et précisément à ceux qui n'ont pas encore répondu. Pour le rappel automatique (Paramètres › Notifications, bloc Rappels pour les membres), la colonne E-mail signifie : aussi par e-mail aux membres qui ont bien l'application. Les membres sans application reçoivent l'e-mail de toute façon.