Gérer la présence

Avec la fonction Gérer la présence, tu peux facilement voir qui s'est inscrit à un événement et modifier le statut des participants. C'est pratique pour suivre la fréquentation et gérer les invités et participants.

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Étape 1 : Va dans Événements

1. Connecte-toi à ton environnement 4planning.
2. Clique sur Communication dans le menu.
3. Clique ensuite sur Événements.

Étape 2 : Ouvre l'événement

1. Recherche dans l'aperçu l'événement pour lequel tu veux gérer la présence.
2. Clique sur l'événement pour ouvrir la page de détails.

Étape 3 : Va à l'aperçu des inscriptions et désistements

Fais défiler vers le bas dans cet écran, tu y verras entre autres :

• Les participants qui se sont inscrits ou désinscrits.
• Les éventuels invités.

Tu peux ici facilement vérifier qui est présent, qui est absent et qui doit encore répondre.

Supprimer la présence

Pour chaque participant, tu peux supprimer la présence en cliquant sur la croix à droite du nom (en survolant cet utilisateur avec ta souris). C'est pratique lorsque des participants se sont désinscrits oralement ou par un autre moyen.

Enregistrer les modifications

Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Exporter la présence

Tu peux exporter la présence vers Excel pour garder facilement une vue d'ensemble. Clique sur le bouton de téléchargement à droite, au niveau de tous les présents, partenaires ou invités. L'absence peut également être exportée de cette manière.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise cette fonction avant l'événement pour avoir un aperçu à jour.
• Vérifie la présence le jour même.
• Utilise les données après coup pour l'évaluation ou le reporting.

Important à savoir

• Les modifications ont un impact immédiat sur l'aperçu des participants.
• Ces informations peuvent être utilisées pour la communication ou le suivi.