Gérer la présence

Avec la fonction Gérer la présence, tu peux facilement voir qui s'est inscrit à un événement et modifier le statut des participants. C'est pratique pour suivre la fréquentation et gérer les invités et participants.

Étape 1 : Va dans Événements

1. Connecte-toi à ton environnement 4planning.
2. Clique sur Communication dans le menu.
3. Clique ensuite sur Événements.

Étape 2 : Ouvre l'événement

1. Recherche dans l'aperçu l'événement pour lequel tu veux gérer la présence.
2. Clique sur l'événement pour ouvrir la page de détails.

Étape 3 : Va à l'aperçu des inscriptions et désistements

Fais défiler vers le bas dans cet écran, tu y verras entre autres :

• Les participants qui se sont inscrits ou désinscrits.
• Les éventuels invités.

Tu peux ici facilement vérifier qui est présent, qui est absent et qui doit encore répondre.

Supprimer la présence

Pour chaque participant, tu peux supprimer la présence en cliquant sur la croix à droite du nom (en survolant cet utilisateur avec ta souris). C'est pratique lorsque des participants se sont désinscrits oralement ou par un autre moyen.

Enregistrer les modifications

Les modifications sont enregistrées automatiquement.

Exporter la présence d'un seul événement

Tu peux exporter la présence vers Excel pour garder facilement une vue d'ensemble. Clique sur le bouton de téléchargement à droite, au niveau de tous les présents, partenaires ou invités. L'absence peut également être exportée de cette manière.

Exporter en une fois tous les événements à venir

Si tu ne veux pas cliquer événement par événement, tu récupères tout ce qui reste à venir dans un seul fichier.

1. Dans le menu, va dans Communication et clique sur Événements.
2. Clique en haut à droite sur Gérer les événements.
3. Clique en haut à droite sur Exporter et choisis une forme sous Présence de tout ce qui reste à venir :
   • Présence — un onglet par événement : chaque événement reçoit sa propre feuille avec le nom, l'adresse e-mail et le statut de chaque invité.
   • Présence — un tableau, membres × événements : une seule feuille avec les membres en lignes et les événements en colonnes.

L'export contient tous les événements dont la date de début est dans le futur. Les brouillons, les événements annulés et les événements passés en sont exclus. Une cellule vide dans le tableau croisé signifie que la personne n'était pas invitée à cet événement — ce qui est autre chose que « n'a pas répondu ».

Exporter en tant que responsable de groupe

Si tu gères un groupe, tu peux également faire cet export, mais strictement dans ton propre cercle :

• Tu n'obtiens que les événements que tu as créés toi-même ou auxquels un groupe que tu gères est rattaché.
• Parmi ceux-ci, tu n'obtiens que les membres des groupes que tu gères.
• Les événements à l'échelle de l'association sans groupe rattaché en sont donc exclus. C'est voulu ; un export court, voire vide, ne signifie pas qu'il y a un problème.
• Le nom de ton ou tes groupes figure dans le nom du fichier et au-dessus de chaque onglet, pour que deux exports ne se mélangent pas.

Tu ne vois pas le bouton Gérer les événements ? Alors tu ne gères aucun groupe et tu n'es pas non plus administrateur de l'environnement.

Ce que tu vois de quelqu'un

Un membre peut masquer sa présence (Mon compte, au niveau de sa présence). Cette personne figure bien dans la liste, mais avec Masqué à la place de sa réponse — le réglage porte sur ta réponse, pas sur ton nom. C'est pourquoi au-dessus de chaque onglet figure « dont masqués » : ce nombre recoupe les comptages au-dessus.

• En tant qu'administrateur de l'environnement, tu vois les réponses de tous ceux qui n'ont pas entièrement masqué leur présence.
• En tant que responsable de groupe, tu vois toujours les membres de tes propres groupes ; en dehors, seulement les membres dont la présence est publique.
• Un responsable de groupe n'obtient les adresses e-mail que de ses propres membres de groupe.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise cette fonction avant l'événement pour avoir un aperçu à jour.
• Vérifie la présence le jour même.
• Utilise les données après coup pour l'évaluation ou le reporting.

Important à savoir

• Les modifications ont un impact immédiat sur l'aperçu des participants.
• Ces informations peuvent être utilisées pour la communication ou le suivi.

Questions fréquentes

• Mon export est vide, que faire ? C'est qu'il n'y a plus rien de programmé dans le futur, ou que tu es responsable de groupe et qu'aucun événement à venir n'est rattaché à un groupe que tu gères. Les brouillons et les événements passés n'apparaissent jamais dans cet export.
• Pourquoi est-il indiqué « Masqué » à côté de quelqu'un ? Ce membre a masqué sa présence dans Mon compte. Le nom reste, la réponse non.
• Pourquoi une partie de mes membres manque-t-elle ? En tant que responsable de groupe, tu n'obtiens que les membres des groupes que tu gères, même pour un événement que tu as créé toi-même.
• Où est passé le bouton d'export ? Il se trouvait auparavant sur la page des événements et se trouve désormais sous Gérer les événements — exporter est un travail d'administrateur.