Créer un événement avec inscription et désinscription

Avec les événements dans 4planning, tu organises facilement des réunions, activités, entraînements ou rencontres. Dans cet article, tu découvres étape par étape comment créer un événement et quels réglages tu peux utiliser.

Étape 1 : Accède aux événements

1. Connecte-toi à ton environnement 4planning.
2. Dans le menu de gauche, fais défiler jusqu'à « Organisation », clique sur « communication » puis sur « Événements ».
3. Clique en haut à droite sur Créer un événement.

Tu arrives maintenant dans l'assistant de création d'événement.

Étape 2 : Renseigner les informations de base

À cette étape, tu configures les informations générales de l'événement.

Ajouter une image (facultatif)

Tu peux télécharger une image pour l'événement. Cela rend l'événement plus attrayant visuellement et plus reconnaissable pour les membres.

Nom de l'événement

Indique un titre clair. Par exemple :

• Assemblée générale
• Entraînement
• Événement professionnel

Ce champ est obligatoire.

Lieu

Indique le lieu de l'événement. Cela peut aussi être un lieu en ligne, comme Teams ou Zoom.

Ce champ est obligatoire.

Date et heure de début

Sélectionne la date et l'heure de début de l'événement.

Date et heure de fin

Indique quand se termine l'événement. Cela permet d'avoir une vue claire dans l'agenda.

Heure de rassemblement (facultatif)

Tu peux ici indiquer à quelle heure les participants doivent être présents avant le début. Utile pour :

• Les compétitions
• Les répétitions
• Les événements nécessitant une préparation

Description

Ajoute une description détaillée. Utilise ce champ par exemple pour :

• Le programme
• Les instructions
• Le code vestimentaire
• Les informations importantes

Clique ensuite sur Suivant.

Étape 3 : Configurer la participation

Ici, tu détermines qui peut s'inscrire et sous quelles conditions.

Date limite d'inscription

Définis une date et une heure jusqu'à laquelle les membres peuvent s'inscrire. Cela évite les inscriptions de dernière minute.

Visibilité

Choisis qui peut voir l'événement :

• Tous les membres – tout le monde dans ton organisation. C'est un événement pour tout le club : il n'appartient à aucun groupe et n'apparaît donc pas dans la liste d'événements d'un groupe.
• Groupes spécifiques – uniquement les groupes que tu coches. L'événement apparaît alors aussi sur leur page de groupe.
• Public – également visible pour les personnes sans compte.

Sélectionner des groupes

Si tu choisis des groupes spécifiques, sélectionne ici les groupes autorisés à participer. C'est aussi ce qui détermine si l'événement apparaît sur la page de ce groupe.

Autoriser les invités

Détermine si les membres peuvent amener quelqu'un.

• Oui
• Non

Limite d'invités

Tu peux définir un nombre maximum d'invités par participant.

Autoriser les partenaires

Indique si les partenaires peuvent participer.

Nombre maximum de participants

Définis une limite s'il y a un nombre maximal de places disponibles.

Clique ensuite sur Suivant.

Étape 4 : Configurer les billets (facultatif)

Tu peux ici associer des billets à l'événement. Possibilités :

• Participation gratuite
• Billets payants
• Différents types de billets

Exemples de types de billets :

• Membres
• Non-membres
• VIP
• Early bird

Tu peux aussi gérer les réglages par type de billet, comme le prix, la disponibilité et les quantités.

Clique ensuite sur Suivant.

Étape 5 : Invitations et notifications

Détermine si les participants reçoivent une notification. Possibilités :

• Envoyer une notification immédiatement
• Ne pas envoyer de notification

Si tu envoies une notification, les membres en sont automatiquement informés.

Étape 6 : Créer l'événement

Clique sur Créer pour enregistrer l'événement. L'événement est maintenant visible dans l'agenda et pour les participants sélectionnés.

Tu as fait une erreur, par exemple une date de fin antérieure à la date de début ? Tu reçois un message et tout ce que tu as déjà rempli reste en place — tu n'as pas à recommencer.

Enregistrer un brouillon ou un modèle

Pas encore prêt à publier ? En bas du formulaire, tu peux choisir Enregistrer comme brouillon au lieu de Créer (l'événement reste alors invisible pour les membres jusqu'à ce que tu le termines) ou Enregistrer comme modèle (pour les événements récurrents que tu veux réutiliser rapidement plus tard).

Si tu es administrateur de toute l'organisation, tu retrouves tes brouillons via Organisation → Communication → Événements. Si tu administres un groupe précis, tu les retrouves via le bouton Gérer les événements sur la page des événements — on n'y voit que tes propres événements et brouillons.

Conseils pour une utilisation efficace

• Utilise des titres et descriptions clairs pour que les membres sachent exactement ce qui est attendu.
• Travaille avec des groupes pour partager les événements de façon ciblée.
• Définis des délais et des limites pour garder une vue d'ensemble.
• Utilise les notifications pour augmenter la participation.