Configurer des champs personnalisés pour les membres (taille, diplômes, fonction...)

En plus des données standard (nom, e-mail, numéro de téléphone, adresse), les champs personnalisés te permettent d'enregistrer tes propres données de membres — des informations spécifiques à ton association ou ton entreprise qui ne font pas partie de 4planning par défaut.

Exemples

Ce que tu enregistres exactement dépend de ton organisation. Exemples courants :

• Taille de maillot — pour commander des vêtements du club.
• Permis de conduire (oui/non) — par exemple pour savoir qui peut conduire lors d'une sortie.
• Membre depuis (date) — indépendamment de la date système de création du compte.
• Diplômes/certificats — comme un diplôme A ou B, avec la date d'obtention.
• Date d'admission ou d'inscription.
• Tâche bénévole ou tâche préférée, et le nombre de créneaux disponibles.
• Instrument de musique (pour une association musicale).
• Type de membre ou fin d'adhésion, en complément de ta propre gestion des membres.

Tu es entièrement libre ici : tu crées les champs dont ton organisation a besoin.

S'agit-il de distinctions — une adhésion honoraire, un jubilé, un insigne ? Utilise Distinctions pour cela. C'est une fonction à part, dans laquelle un membre peut recevoir le même honneur deux fois et dans laquelle la date, la personne qui remet et l'explication tiennent côte à côte — avec un champ supplémentaire, tu dois choisir entre les deux.

Activer la fonctionnalité

Les champs personnalisés sont une fonctionnalité à activer au préalable. Va dans Paramètres → Fonctionnalités et active Champs personnalisés (itemlijsten). L'option n'apparaît pas ? Ta formule ne comprend alors pas encore cette fonctionnalité.

Étape 1 : Accéder à la gestion des champs personnalisés

1. Connecte-toi en tant qu'administrateur.
2. Va dans Paramètres.
3. Dans la section relative aux données des membres, clique sur Champs personnalisés.

Tu arrives sur la page « Gérer les champs personnalisés », qui affiche toutes tes listes de champs.

Étape 2 : Créer une liste

Les champs sont regroupés en listes (par exemple « Données d'adhésion » ou « Bénévolat »). Crée d'abord une liste :

1. Clique sur Nouvelle liste.
2. Donne un nom clair à la liste.
3. Utilise l'interrupteur pour définir si cette liste est visible dans les paramètres de compte des membres.

Tu peux créer plusieurs listes et modifier leur ordre avec les flèches.

Étape 3 : Ajouter des champs à une liste

Ajoute un ou plusieurs champs par liste. Pour chaque champ, tu choisis :

• Nom — par exemple « Taille de maillot » ou « Diplôme A ».
• Type de réponse — le type de saisie :
  • Texte
  • Nombre (compte)
  • Nombre
  • Oui/non
  • Date
  • E-mail
  • Numéro de téléphone
  • Fichier (document ou photo)
• Obligatoire — si le membre doit remplir ce champ.
• Accès pour les membres :
  • Modifier — le membre peut remplir et modifier le champ lui-même.
  • Consulter — le membre voit la valeur mais ne peut pas la modifier (utile pour des données que seul un administrateur devrait modifier, comme une date de diplôme).
  • Masqué — le champ n'est pas visible pour le membre lui-même, uniquement pour les administrateurs.
• Si l'annuaire (Smoelenboek) est actif : un interrupteur pour aussi afficher le champ dans l'annuaire.

Un fichier comme réponse

Si tu choisis Fichier comme type de réponse, le membre (ou toi en tant qu'administrateur) téléverse un document ou une photo au lieu de saisir du texte — le scan d'un diplôme, un extrait de casier, une photo de la remise.

• Sont autorisés les pdf, Word, Excel, txt et images (png, jpg, webp), jusqu'à 25 Mo par fichier.
• Il y a un fichier par champ et par membre. Téléverser un nouveau fichier remplace le précédent.
• Les fichiers comptent dans l'espace de stockage de ton environnement. S'il est plein, le téléversement échoue et tu reçois un message.
• Qui peut ouvrir le fichier suit le réglage d'accès du champ : avec Voir, le membre peut l'ouvrir mais pas le remplacer ni le supprimer ; avec Masqué, seul un administrateur le voit.
• Pour le supprimer, utilise le bouton corbeille à côté du fichier. Le fichier ne disparaît qu'à l'enregistrement — jusque-là, tu peux annuler.

Deux choses qu'un champ fichier ne fait volontairement pas : il n'apparaît pas dans le trombinoscope, et il ne peut pas être rempli via un import de membres (une telle colonne est ignorée — un fichier se téléverse par membre). Un export de membres contient un lien vers le fichier, pas un nom de fichier.

Où les membres saisissent leurs données

Dès qu'une liste est réglée sur visible, elle apparaît comme un onglet distinct dans Mon compte de chaque membre. Les membres remplissent les champs pour lesquels ils ont un accès « Modifier », et voient (en lecture seule) les champs avec accès « Consulter ».

Où tu vois les réponses en tant qu'administrateur

Ouvre un membre via Membres et va à l'onglet Champs personnalisés. Tu y verras toutes les valeurs saisies pour ce membre, et en tant qu'administrateur tu peux aussi les modifier toi-même — quel que soit le paramètre d'accès du champ.

Ordre et suppression

• Réorganise les listes et les champs avec les flèches haut/bas.
• Tu peux supprimer une liste ou un champ via l'icône de modification ; notez que cela supprime aussi les réponses déjà saisies par les membres.