Les groupes dans 4planning expliqués

Les groupes constituent la base de la collaboration dans 4planning. Ils déterminent qui a accès à la communication, aux documents, aux événements et aux autres éléments de ton organisation. Dans cet article, tu découvres ce que sont les groupes et comment les utiliser efficacement.

Que sont les groupes ?

Les groupes sont des ensembles de membres ou d'utilisateurs au sein d'une organisation. En travaillant avec des groupes, tu peux partager l'information de manière ciblée et organiser la collaboration.

Chaque groupe peut par exemple représenter une équipe, une commission, un service ou un projet.

Pourquoi travailler avec des groupes ?

En utilisant des groupes, tu t'assures que les membres ne voient que les informations qui les concernent.

• Communication ciblée.
• Meilleure confidentialité et sécurité.
• Structure claire.
• Collaboration efficace.

Que peux-tu faire au sein des groupes ?

Au sein d'un groupe, tu as accès à plusieurs éléments :

• Événements – Les événements liés à ce groupe.
• Actualités – Mises à jour et annonces.
• Sondages – Recueillir des avis et des décisions.
• Chat de groupe – Communication interne.
• Documents – Partager et gérer des fichiers.
• Membres – Aperçu des participants.

Ces éléments aident à organiser la collaboration et l'engagement.

Quels événements apparaissent sur la page d'un groupe ?

La page d'un groupe n'affiche que les événements liés à ce groupe : les événements dont la visibilité est réglée sur Groupes spécifiques et pour lesquels ce groupe est coché.

Si tu choisis Tous les membres ou Public lors de la création, il s'agit d'un événement pour tout le club. Il n'appartient à aucun groupe et ne figure donc pas dans cette liste. Tu retrouves ces événements sous Aussi dans le club, en bas de l'onglet Événements du groupe, et dans l'aperçu des événements.

Tu veux qu'un événement existant apparaisse malgré tout sur la page d'un groupe ? Ouvre l'événement, clique sur Modifier et règle la visibilité sur Groupes spécifiques.

Qui peut participer à un groupe ?

Pour chaque groupe, tu définis qui peut participer :

• Tout le monde – Les membres peuvent participer eux-mêmes.
• Sur invitation – Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres.

Visibilité des groupes

Tu détermines aussi qui peut voir le groupe :

• Tout le monde – Tous les membres voient le groupe.
• Uniquement les membres du groupe – Le groupe est masqué pour les autres.

C'est important pour une collaboration confidentielle ou interne.

Groupes et sécurité

Les groupes jouent un rôle important dans la confidentialité et la sécurité des données. Seuls les membres d'un groupe ont accès aux informations de ce groupe.

Cela aide à protéger les données personnelles, les documents et la communication.

Exemples de groupes

• Bureau ou direction.
• Bénévoles.
• Équipes de projet.
• Commissions d'événements.
• Services ou sites.

Conseils pour une utilisation efficace

• Garde les groupes clairs et logiques.
• Utilise des noms explicites.
• Limite l'accès aux informations confidentielles.
• Vérifie régulièrement la répartition des groupes.

Important à savoir

• Les groupes constituent la base de la communication et de la collaboration.
• Les modifications apportées aux groupes ont une incidence sur la visibilité.
• Tu peux ajuster les groupes à tout moment.