Comment les visites d'entretien sont planifiées automatiquement

Tu vois une visite d'entretien dans ton agenda que personne n'a planifiée ? C'est 4planning qui l'a créée lui-même. Chaque nuit, le système vérifie quels contrats arrivent à échéance.

Quand une visite arrive automatiquement

Une visite est créée dès que tout ceci est vrai :

• Le contrat est au statut Actif.
• La Date prochaine visite tombe dans les quatorze prochains jours (ou est déjà dans le passé).
• Il n'y a pas encore de visite future ouverte pour ce contrat.

Si une visite est déjà planifiée, rien ne se passe — tu ne reçois donc jamais de visites en double venant de l'automatisation.

À quoi ressemble une telle visite

• Heure : de 9h00 à 11h00. Un créneau standard, quel que soit le temps que prend normalement le travail.
• Aucun technicien attribué. La visite apparaît dans l'agenda avec une bordure en pointillés rouge et un signe d'avertissement, ainsi que dans la liste des rendez-vous non attribués. C'est à toi de l'attribuer.
• La date cible était déjà dans le passé ? Alors la visite est placée à demain, pas rétroactivement.

Le fait que la visite arrive sans technicien est volontaire : l'application ne sait pas qui doit s'y rendre, donc ce choix reste entre les mains du planificateur.

Ceci est toujours activé

La planification automatique ne peut pas être désactivée — il n'existe aucun paramètre pour cela, ni par contrat ni pour tout ton environnement. Si tu ne veux pas qu'une visite apparaisse, il y a deux solutions :

• Mets le contrat en Résilié. Plus rien n'est alors planifié.
• Avance la Date prochaine visite, au-delà de l'horizon de quatorze jours.

Attention aux e-mails de rappel

L'automatisation regarde quatorze jours à l'avance. Si ton premier rappel est configuré à plus de quatorze jours à l'avance, la visite n'existe pas encore à ce moment-là et ce premier rappel n'est donc pas envoyé. Garde le premier rappel à quatorze jours ou moins.

Questions fréquentes

• Il y a une visite dans mon agenda que je n'ai pas créée. C'est l'automatisation ; voir ci-dessus quand cela se produit.
• Puis-je modifier l'horaire standard de 9h00–11h00 ? Pas à l'avance. Tu peux en revanche simplement déplacer la visite une fois planifiée.
• Puis-je voir quelles visites ont été créées automatiquement ? Non, ce n'est pas visible dans l'application. Le signe le plus clair est l'absence de technicien attribué.
• J'ai supprimé une visite et la nuit suivante il y en a de nouveau une. C'est normal : tant que la date cible se situe dans l'horizon et qu'aucune visite n'est ouverte, une nouvelle est créée. Déplace la date cible ou résilie le contrat.