Planification automatique des visites d'entretien

Tu vois une visite d'entretien dans ton agenda que personne n'a planifiée ? C'est 4planning qui l'a créée lui-même. Chaque nuit, le système vérifie quels contrats arrivent à échéance.

Quand une visite arrive automatiquement

Une visite est créée dès que tout ceci est vrai :

• Le contrat est au statut Actif.
• La Date prochaine visite tombe dans les trois prochaines semaines (ou est déjà dans le passé). Si ton premier rappel au client est réglé à plus de deux semaines, l'automatisation regarde plus loin : une semaine avant ce rappel.
• Il n'y a pas encore de visite future ouverte pour ce contrat.

Si une visite est déjà planifiée, rien ne se passe — tu ne reçois donc jamais de visites en double venant de l'automatisation.

À quoi ressemble une telle visite

L'application reprend ce qui figurait sur la visite précédente de ce contrat. C'est la dernière visite déjà effectuée, une visite terminée étant prioritaire ; une visite annulée ne compte pas.

• La même heure et la même durée. Si le technicien est venu de 13h30 à 15h00 la dernière fois, la nouvelle visite est aussi de 13h30 à 15h00 — à la date cible.
• Le ou les mêmes techniciens. Sauf ceux qui ne sont plus employés ; ils sont ignorés.
• La même note, par exemple où se trouve la clé ou où se garer.

Sur le contrat, une telle visite porte l'étiquette Planifiée automatiquement. Ouvre la visite, vérifie que tout est correct et clique sur Enregistrer — l'étiquette disparaît alors.

Il n'y a pas encore de visite précédente (un nouveau contrat) ? Alors il n'y a rien à reprendre. La visite est placée de 9h00 à 11h00 et sans technicien : elle apparaît dans l'agenda avec une bordure en pointillés rouge et un signe d'avertissement, ainsi que dans la liste des rendez-vous non attribués. C'est à toi de l'attribuer.

La date cible était déjà dans le passé ? Alors la visite est placée à demain, pas rétroactivement.

Ceci est toujours activé

La planification automatique ne peut pas être désactivée — il n'existe aucun paramètre pour cela, ni par contrat ni pour tout ton environnement. Si tu ne veux pas qu'une visite apparaisse, il y a deux solutions :

• Mets le contrat en Résilié. Plus rien n'est alors planifié.
• Avance la Date prochaine visite, au-delà de cet horizon.

Attention aux e-mails de rappel

L'automatisation prépare une visite au moins une semaine avant le premier rappel au client. Tu as ainsi le temps de la vérifier avant que le client reçoive la date et l'heure par e-mail. Comme l'application reprend l'heure de la visite précédente, le client reçoit l'heure à laquelle vous venez habituellement. Si c'est différent cette fois, déplace la visite avant l'envoi du rappel.

Questions fréquentes

• Il y a une visite dans mon agenda que je n'ai pas créée. C'est l'automatisation ; voir ci-dessus quand cela se produit.
• Puis-je modifier l'horaire standard de 9h00–11h00 ? Il ne s'applique que tant qu'il n'y a pas de visite précédente. Ensuite, l'application reprend l'heure de la visite précédente. Tu peux toujours déplacer une visite une fois planifiée.
• Puis-je voir quelles visites ont été créées automatiquement ? Oui : sur le contrat, elles portent l'étiquette Planifiée automatiquement, jusqu'à ce que quelqu'un enregistre la visite.
• La nouvelle visite contient une ancienne note. La note vient de la visite précédente. Modifie-la ou vide-la et clique sur Enregistrer.
• J'ai supprimé une visite et la nuit suivante il y en a de nouveau une. C'est normal : tant que la date cible se situe dans l'horizon et qu'aucune visite n'est ouverte, une nouvelle est créée. Déplace la date cible ou résilie le contrat.