Programmer, modifier ou annuler une visite d'entretien

En plus des visites planifiées automatiquement, tu peux en créer une toi-même depuis le contrat.

Planifie la visite depuis le contrat

Attention — c'est l'erreur la plus fréquente. Si tu crées dans l'agenda un rendez-vous ordinaire de type Entretien, ce n'est pas une visite d'entretien. Ce rendez-vous n'apparaît pas sur le contrat, ne compte pas comme « quelque chose est déjà planifié », ne reçoit pas d'e-mails de rappel et ne peut pas être clôturé avec le bouton de clôture. Planifie donc toujours une visite depuis le contrat lui-même, avec le bouton ci-dessous.

1. Ouvre le contrat (via le client, onglet Entretien).
2. Clique sur Nouvelle visite.
3. Choisis un collaborateur — ou laisse vide et attribue-le plus tard.
4. Choisis un jour dans le calendrier à droite ; tu vois immédiatement ce que ce collaborateur a déjà de prévu. Définis l'heure de début et l'heure de fin (l'heure de fin passe automatiquement à une heure plus tard).
5. Ajoute éventuellement une note interne. Elle est réservée à ta propre équipe.
6. Tu veux informer le client ? Coche Informer le client par e-mail. Le point d'interrogation à côté te permet de voir d'abord à quoi ressemble cet e-mail.
7. Clique sur Planifier.

Si le client n'a pas d'adresse e-mail, cette case est désactivée.

Ce que le client voit dans cet e-mail

L'e-mail de confirmation contient le titre du contrat, la date et l'heure, l'adresse du client et le nom du collaborateur attribué, ainsi qu'un bouton pour ajouter le rendez-vous à son propre agenda. Ta note interne n'y figure pas — elle reste au sein de ton équipe.

Modifier et annuler

Clique sur une visite dans la Chronologie ou la Liste du contrat. Dans Modifier la visite, tu ajustes le statut, le collaborateur, les horaires et la note.

• Annuler se fait en mettant le statut sur Annulé. Le client n'en est pas averti — préviens-le toi-même.
• Supprimer est possible avec le bouton dans la même fenêtre. C'est définitif.
• Tu peux aussi faire glisser une visite dans l'agenda pour la déplacer.

Une visite affichée En retard (orange) ? Alors la date prévue est dépassée alors que la visite est toujours au statut planifié. C'est purement un signal ; aucune notification n'est envoyée.

E-mails de rappel au client

Dans Paramètres → E-mail → Rappels, tu définis combien de jours avant une visite le client reçoit automatiquement un message. Il y a deux rappels ; par défaut quatorze et deux jours à l'avance. Indique 0 pour en désactiver un, et veille à ce que Entretien soit coché parmi les types pour lesquels des rappels sont envoyés. Les textes se modifient dans Modèles d'e-mail.

Ce paramètre s'applique à tout ton environnement, pas par contrat.

Bon à savoir

• Les visites d'entretien n'apparaissent pas dans un agenda externe lié (Google, Apple, Outlook). Elles ne figurent que dans 4planning.
• Un technicien ne peut modifier que les visites qui lui sont attribuées. Les visites non attribuées relèvent des administrateurs.
• Les e-mails de rappel partent toujours en néerlandais.

Questions fréquentes

• Mon rendez-vous n'apparaît pas sur le contrat. C'est alors un rendez-vous d'agenda ordinaire de type Entretien, pas une visite. Recrée-le via Nouvelle visite sur le contrat.
• Le client n'a pas reçu de rappel. Vérifie que Entretien est coché dans les rappels, que le nombre de jours n'est pas à 0, et que le client a une adresse e-mail.
• Je ne vois pas le choix du collaborateur. Il n'apparaît que si la fonction Collaborateurs est activée dans ton environnement.