Créer et générer une série de services au bar

Quarante week-ends de match ne veut pas dire remplir quarante fois le même formulaire. Avec une série de services au bar, tu définis le schéma une seule fois — quels jours, quelles heures, combien de personnes — et 4planning génère à partir de là tous les services individuels pour toute la période en une fois.

Étape 1 : Va dans Gérer les séries

Ouvre Services au bar, clique sur Nouveau service et choisis Planifier toute une période dans le menu qui s'ouvre.

Étape 2 : Remplis la série

• Nom — par exemple « Services au bar du samedi ».
• Description — instructions qui figureront sur chaque service de cette série.
• Lieu par défaut — par exemple la buvette ; un jour précis peut y déroger plus tard.
• Nombre de personnes nécessaires — l'effectif par défaut par service.
• Inscription — choisis Confirmée immédiatement (un membre qui s'inscrit est confirmé aussitôt) ou Nécessite une validation (tu valides d'abord toi-même chaque inscription).

Étape 3 : Choisis la période

Sous Période, tu choisis une saison existante, ou Période personnalisée… si tu veux fixer toi-même une date de début et de fin — utile si tu n'as pas créé de saison, ou si la série ne correspond pas à la saison.

Étape 4 : Définis les jours et horaires

Ajoute une ligne sous Jours et horaires par moment : jour de la semaine, heure de début et heure de fin. Si l'effectif diffère un jour précis — par exemple trois personnes le vendredi soir contre deux le samedi après-midi — renseigne un Nombre propre sur cette ligne ; laisse-le vide et celui de la série s'applique. Même chose pour le Lieu. Une série avec un service l'après-midi et un le soir devient deux lignes.

Étape 5 : Saute les vacances (facultatif)

Sous Exceptions, tu indiques les périodes pendant lesquelles la série ne crée aucun service, comme une trêve estivale. Clique sur Sauter une période et renseigne un nom et une période — un seul jour de congé fonctionne aussi, en mettant la même date de début et de fin.

Étape 6 : Vérifie l'aperçu et génère

Enregistre la série. Clique ensuite sur Voir l'aperçu pour voir combien de services seront créés et à quelles dates, sans que rien ne soit encore créé. Satisfait ? Clique sur Générer.

La génération tient automatiquement compte :

• Des exceptions — les dates comprises dans une période indiquée sont sautées.
• Des services où quelqu'un s'est déjà inscrit — ceux-ci restent toujours en place, même s'ils ne correspondent plus au schéma. Le résultat t'indique combien il y en a.
• Des services que tu as toi-même modifiés — modifie un service de la série sur la page normale des services au bar, et une nouvelle génération n'écrasera pas ce changement.
• Du passé — les services déjà passés ne sont jamais modifiés.

Tu peux régénérer à tout moment, par exemple après avoir ajouté une exception supplémentaire ou ajusté l'effectif.

Générer n'envoie jamais de notification. Préparer toute une saison de services n'est pas un événement pour lequel tout le club doit recevoir une notification push. Tu veux prévenir les membres que de nouveaux services sont ouverts ? Utilise toi-même une actualité ou envoie un rappel.

Supprimer une série

En bas de la série se trouve Supprimer la série. Le schéma disparaît, mais les services déjà générés restent en place — des membres peuvent déjà y être affectés. Coche Supprimer aussi les services futurs vides de cette série pour supprimer également les services où personne ne s'est inscrit.

Questions fréquentes

J'ai créé une série mais je ne vois encore rien dans Services au bar. C'est normal : une série est un modèle. Clique sur Générer pour créer réellement les services individuels.

Puis-je faire courir une série sur deux saisons ? Choisis Période personnalisée… au lieu d'une saison et renseigne toi-même une date de début et de fin qui dépasse la limite de la saison.

J'ai changé l'effectif de la série — les services existants se mettent-ils à jour ? Oui, la génération suivante applique automatiquement le nouvel effectif à tous les services que tu n'as pas toi-même modifiés. Si des personnes sont déjà inscrites, le statut (ouvert/complet) est recalculé.

Puis-je affecter quelqu'un en permanence à chaque service de la série ? Non, cela se fait service par service via gérer l'effectif, une fois les services générés.