Tareas y momentos de trabajo en un proyecto

En la pestaña Tareas y planificación de un proyecto hay dos cosas que se confunden fácilmente: la lista de tareas y los momentos de trabajo programados.

En resumen: una tarea es una casilla sin hora, un momento de trabajo es una franja horaria sin casilla. La lista de tareas determina tu porcentaje de progreso; los momentos de trabajo determinan quién va y cuándo.

La lista de tareas

Escribe en el campo Añadir nueva tarea... lo que hay que hacer y haz clic en el +. Después, haz clic en el círculo delante de una tarea para marcarla (recibe un tachado), o en la papelera para eliminarla. Todo se aplica de inmediato; la página no se recarga.

La lista de tareas es deliberadamente sencilla. Por tarea no hay fecha, ni descripción, ni asignación a un técnico ni un orden propio — las tareas aparecen en el orden en que las añades y no se pueden arrastrar. Tampoco se puede editar después el texto de una tarea; elimínala y escríbela de nuevo.

¿Quieres de todos modos asignar una tarea a alguien o añadirle una aclaración? Eso se puede hacer a través de Planny (por ejemplo: "añade al proyecto Baño Jansen la tarea 'pedir azulejos' y asígnala a Ahmed"). Ver Lo que Planny puede hacer por tu empresa.

Cómo se calcula el progreso

El progreso en la barra lateral y la tarjeta Tareas en la parte superior son pura aritmética:

tareas marcadas ÷ número total de tareas × 100

No hay nada más detrás: ninguna ponderación por dificultad, ninguna hora, ningún material. Si un proyecto todavía no tiene tareas, el progreso queda en 0%. El porcentaje se actualiza cada vez que añades, marcas o eliminas una tarea.

Atención: si eliminas una tarea que aún estaba pendiente, tu porcentaje sube. Cuatro de ocho tareas hechas es 50%; si eliminas dos tareas pendientes, de repente pone 67% sin que hayas hecho nada.

Si le pides a Planny que ponga el progreso en un porcentaje determinado, o marcas el proyecto como Finalizado, el porcentaje se sobrescribe. A partir de ese momento ya no coincide con tu lista de tareas, hasta que vuelvas a marcar o desmarcar una tarea.

Momentos de trabajo programados

Un momento de trabajo es una cita real en la agenda, vinculada a este proyecto. Lo que programas aquí aparece de inmediato en Planificación y en Mi planificación del técnico; y al revés, una cita de agenda que vincules a este proyecto aparece aquí en la línea de tiempo.

Así se crea uno:

1. Haz clic en Nuevo momento.
2. Elige un técnico / empleado, o déjalo en blanco y asígnalo más tarde.
3. Haz clic en un día en el calendario de la derecha. Verás enseguida qué tiene ya planificado ese empleado.
4. Configura la hora de inicio y la hora de fin.
5. Rellena, si quieres, una nota interna, por ejemplo "llevar escalera extra". Es solo para tu propio equipo.
6. ¿Quieres informar al cliente? Marca Avisar al cliente por correo electrónico. Con el signo de interrogación de al lado puedes ver primero cómo queda ese correo.
7. Haz clic en Programar.

El cliente recibe entonces un correo con la fecha, la hora y un botón para añadir la cita a su propia agenda. Tu nota interna no se incluye en ese correo. Si el cliente no tiene correo electrónico, la casilla está desactivada. La casilla está desactivada por defecto — así que nunca se envía un correo sin darte cuenta.

Cambiar de horario un momento de trabajo

En la pantalla del proyecto solo puedes eliminar un momento de trabajo, no modificarlo. Si quieres cambiarlo de horario o dárselo a otra persona, hazlo en Planificación (allí también puedes simplemente arrastrar la cita) o pídeselo a Planny. Ver Programar citas en la agenda.

Bueno saberlo

• Las cuatro tarjetas en la parte superior del proyecto cuentan tus tareas (hechas/total), tus momentos de trabajo, el valor de venta de tus materiales y la fecha límite.
• Los contratos de mantenimiento no tienen lista de tareas ni porcentaje de progreso; funcionan con visitas. Ver Configurar un contrato de mantenimiento.
• Tu cliente no ve tus tareas ni momentos de trabajo. Lo que el cliente sí puede seguir es el Diario de obra — ver Llevar el Diario de obra para tu cliente.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo asignar una tarea a un técnico? No en la propia pantalla, pero sí a través de Planny. En la lista de tareas esa asignación no es visible después.
• Mi progreso ya no cuadra. Probablemente el porcentaje se ha puesto una vez de forma manual o vía Planny, o el proyecto se ha puesto en Finalizado. Marca o desmarca una tarea y se vuelve a calcular solo.
• ¿Por qué mi momento de trabajo no aparece en la planificación del técnico? Entonces no hay ningún empleado vinculado. Asígnalo a través de Planificación.
• ¿Puedo vincular una tarea a un momento de trabajo? No, esos dos son independientes entre sí.