Configurar un contrato de mantenimiento periódico

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Con un contrato de mantenimiento registras que un cliente recibe mantenimiento periódico, por ejemplo una revisión anual de una caldera. Así es como se plantea en una empresa de instalaciones o mantenimiento.

Cómo funciona

Un contrato es un acuerdo a grandes rasgos: un título, la frecuencia con la que se repite y cuándo es la próxima vez. De ese contrato salen visitas individuales — las citas reales en la agenda.

En cuanto se acerca la fecha de la próxima visita, 4planning programa automáticamente una visita. Si la finalizas, la fecha objetivo se desplaza y el ciclo vuelve a empezar. Así el ciclo sigue funcionando sin que tengas que estar pendiente.

Gestionar contratos solo pueden hacerlo los administradores. Los técnicos sí ven sus propias visitas en su propia planificación.

Crear un contrato

  1. Abre el cliente y ve a la pestaña Mantenimiento.
  2. Haz clic en Nuevo mantenimiento.
  3. Rellena un título, por ejemplo "Revisión caldera".
  4. Elige, si quieres, un proyecto vinculado. Ten en cuenta que esto ya no se puede cambiar más tarde.
  5. Elige la frecuencia: mensual, trimestral, semestral o anual.
  6. Rellena la fecha deseada de la primera visita.
  7. Añade, si quieres, una descripción o instrucciones.
  8. Guarda.

El contrato queda de inmediato en estado Activo.

Vincular equipos

Si tu entorno tiene la función Productos activada, puedes indicar en el contrato a qué aparatos se refiere. En Equipos / productos vinculados marcas cuáles de los aparatos de este cliente pertenecen a este contrato.

¿El aparato todavía no está en la lista? Haz clic en Nuevo y rellena nombre, ubicación, marca, modelo, número de serie, fecha de instalación y fecha de garantía. El aparato se guarda entonces en el cliente y se vincula de inmediato a este contrato.

Si más adelante desactivas la función Productos, esta sección desaparece pero los vínculos se mantienen.

Dónde encuentras tus contratos

No hay una página de resumen aparte con todos los contratos de mantenimiento. Los encuentras de tres maneras:

  • Por cliente — abre el cliente y ve a la pestaña Mantenimiento. Esta es la vía principal.
  • Panel — el bloque Mantenimiento atrasado muestra los contratos cuya visita ha vencido y para los que no hay nada programado. Un máximo de cinco a la vez.
  • Klanten (la página aún no está traducida) — allí hay una columna Último mantenimiento, por la que puedes ordenar y filtrar.

También puedes preguntarle a Planny qué clientes todavía no han tenido mantenimiento, o qué debes programar para una semana determinada.

Más información

Bueno saberlo

  • La frecuencia es una opción fija; un intervalo propio como "cada ocho semanas" no es posible.
  • No hay ningún importe vinculado a un contrato y no se factura nada automáticamente — es puramente planificación.
  • Tu cliente no puede ver ni cambiar su propio contrato o sus visitas en línea.
  • No hay exportación de contratos ni de visitas.

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