Crear y gestionar un proyecto

Un proyecto reúne todo lo relacionado con un encargo para un cliente: tareas, planificación, materiales y las actualizaciones del proyecto (antes: Diario de obra).

Cómo se crea un proyecto

• Automáticamente — en cuanto un cliente acepta un presupuesto, o tú registras una aceptación con Aceptación recibida, se crea de inmediato un proyecto a partir de él, con las líneas del presupuesto trasladadas como materiales. Ver Crear y enviar un presupuesto.
• Manualmente — ve a Proyectos y haz clic en Nuevo. Rellena un título, cliente, descripción, fecha de inicio y fecha límite. ¿Quieres que Planny piense contigo? Usa Con Planny: describe el encargo con tus propias palabras y Planny propone un título, una planificación y una serie de tareas sugeridas.

Si el presupuesto pertenece a una solicitud, el proyecto también toma el asunto de la solicitud como título (seguido del nombre del cliente), el mensaje como descripción y la dirección como ubicación. Las fotos de la solicitud y las notas de la visita in situ aparecen como primera actualización interna, Situación inicial, en las actualizaciones del proyecto — ver Publicar actualizaciones del proyecto para tu cliente. Sin solicitud, el proyecto se llama "De presupuesto" con el número del presupuesto y el nombre del cliente.

Número de proyecto

Cada proyecto recibe automáticamente un número al crearlo, por ejemplo P-2026-0001: el prefijo, el año y un número correlativo que vuelve a empezar en 1 cada año. Lo ves en la parte superior del proyecto y bajo el nombre en la lista de proyectos, y puedes buscar por él. También aparece en el correo de finalización al cliente.

El prefijo lo configuras en Proyectos, en el bloque Números de proyecto: letras y cifras, máximo 10. Un prefijo nuevo solo se aplica a proyectos nuevos; los números existentes se quedan como están, porque un cliente puede haberse referido ya a ellos.

Estados

Estado	Significado
Programado	Estado inicial, aún no comenzado.
En ejecución	Los trabajos han comenzado.
Esperando material	Pausado temporalmente, a la espera de material.
Finalizado	Terminado.
Cancelado	No se ha llevado a cabo.

Avisar al cliente de que está terminado

Al poner el estado en Finalizado, aparece debajo la casilla Enviar al cliente un correo de que el proyecto está terminado. Está desactivada por defecto: no todo cierre es un momento para escribir al cliente, por ejemplo cuando ordenas proyectos antiguos.

1. Pon el estado en Finalizado.
2. Marca Enviar al cliente un correo de que el proyecto está terminado.
3. En Para ves quién recibe el correo. Por defecto es la dirección de correo del propio cliente. Si el cliente tiene personas de contacto con correo, puedes marcarlas también (o desmarcar al cliente).
4. Haz clic en Guardar.

El cliente recibe un correo breve de que el trabajo está terminado. Si las actualizaciones del proyecto están activadas para el cliente, incluye un botón a las actualizaciones del proyecto. Con el signo de interrogación junto a la casilla ves antes una vista previa del correo.

Si el proyecto ya estaba terminado, la casilla ya no aparece: volver a guardar no envía ningún correo. En su lugar, el proyecto muestra Cliente avisado por correo de que el proyecto está terminado, con cuándo se envió el correo a cada destinatario y si llegó. Si no avisaste al cliente al terminarlo, verás El cliente aún no sabe que el proyecto está terminado. Elige ahí los destinatarios y haz clic en Enviar correo de finalización para hacerlo después.

Una factura en borrador en Rompslomp

Si has conectado Rompslomp (botón Contabilidad en Proyectos), al finalizar el proyecto también verás, como administrador, la casilla Crear una factura en borrador en Rompslomp. Si la marcas, 4planning prepara una factura en borrador con los materiales del proyecto, las horas de los partes de trabajo y, como deducción, el anticipo que se haya recibido. La revisas y la envías tú mismo en Rompslomp. Ver Conectar Rompslomp y crear una factura en borrador.

Pestañas dentro del proyecto

• Detalles — título, estado, ubicación, fechas, descripción y (si Productos está activado) equipos vinculados.
• Tareas y planificación — una lista de verificación con tareas y una agenda con momentos de trabajo programados. El progreso se calcula automáticamente a partir de las tareas marcadas. Ver Tareas y momentos de trabajo en un proyecto.
• Materiales — líneas con descripción, cantidad, unidad y precio, con un total continuo. Aquí también puedes pedirle sugerencias a Planny. Ver Materiales en un proyecto.
• Projectupdates — las actualizaciones de este proyecto, ver Publicar actualizaciones del proyecto para tu cliente.
• Documenten (documentos) — planos, fotos y archivos de este proyecto (solo administradores). También se guardan en el cliente, en una carpeta con el nombre del proyecto; esa carpeta aparece allí en cuanto contiene algo.
• Partes de trabajo y horas — solo visible si Partes de trabajo está activado.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo configurar yo mismo el progreso de un proyecto? No en la pantalla; se calcula a partir de las tareas marcadas. Si le pides a Planny que ponga un porcentaje, eso sobrescribe el cálculo.
• He desactivado Productos y ahora los productos vinculados han desaparecido. Es correcto: si Productos está desactivado, el vínculo entre el proyecto y el equipo también desaparece al guardar. Vuelve a activar Productos para ver de nuevo el vínculo.
• ¿Puedo elegir otro cliente si inicio un proyecto desde una página de cliente? No, si inicias un proyecto nuevo desde un expediente de cliente, el cliente ya queda fijado.
• ¿Dónde veo que un proyecto viene de un presupuesto? En la parte superior del proyecto aparece entonces una insignia "De presupuesto #...", que enlaza de vuelta al presupuesto correspondiente. En la columna lateral ves además De presupuesto con el número del presupuesto (y el anticipo, si lo hubo) y, si hubo una solicitud previa, De solicitud.