Administrador del sistema, administrador y usuario estándar

En 4planning varios roles colaboran para gestionar la organización de forma segura y eficiente. En este artículo lees qué significan los roles administrador del sistema, administrador y usuario estándar y cuándo los usas.

Administrador del sistema

El administrador del sistema tiene los permisos más altos dentro de la organización. Este rol está pensado para los responsables últimos o para la gestión de TI.

• Tiene acceso completo a todas las partes de 4planning.
• Es el único que puede abrir Ajustes y, por tanto, cambiar los ajustes de la organización.
• Puede gestionar roles y permisos (pestaña Permisos de un miembro).
• Puede gestionar usuarios, grupos y comunicación.
• Puede gestionar los ajustes de seguridad y privacidad.

Limita el número de administradores del sistema para garantizar la seguridad.

Administrador

El administrador apoya la gestión diaria de la organización dentro de 4planning.

• Puede gestionar usuarios y grupos.
• Puede gestionar la comunicación, los eventos y los documentos.
• Puede nombrar responsables de grupo (pestaña Grupos de un miembro).
• No tiene acceso a Ajustes y, por tanto, no puede cambiar los ajustes de la organización.
• No puede repartir roles: la pestaña Permisos solo la ve un administrador del sistema.

Este rol es adecuado para miembros de la junta, responsables de equipo o responsables de proyecto.

Responsable de grupo

Además de estos tres existe el responsable de grupo: un miembro normal con permisos de gestión dentro de uno o varios grupos. Gestiona los miembros, la comunicación, los eventos y los documentos de esos grupos, ve sus propios borradores en Eventos › Gestionar eventos y puede exportar allí la asistencia de sus propios eventos, con solo los miembros de sus grupos. Los eventos para toda la organización sin grupo vinculado quedan fuera. La lista completa está en Asignar roles y permisos a miembros/usuarios.

Usuario estándar

El usuario estándar tiene acceso a las partes a las que ha sido invitado.

• Puede participar en grupos.
• Puede leer y responder a la comunicación.
• Puede ver eventos e inscribirse en ellos.
• Puede ver los documentos a los que se le ha dado acceso.

Este rol está pensado para la mayoría de los miembros de una organización.

Por qué son importantes los roles

Al configurar bien los roles consigues:

• Responsabilidades claras.
• Mejor seguridad.
• Una gestión eficiente.
• Acceso selectivo a la información.

Consejos para un uso eficaz

• Limita el número de administradores del sistema.
• Usa administradores para las tareas del día a día.
• Revisa periódicamente el reparto de roles.

Importante saber

• Los roles determinan el acceso y los permisos.
• Puedes cambiar los roles en cualquier momento.
• Un buen reparto de roles reduce los riesgos y los errores.