Asignar grupos y roles a miembros/usuarios

En 4planning puedes añadir varios miembros o usuarios a la vez y vincularlos directamente a los grupos y roles correctos mediante un archivo Excel o CSV. Esto ahorra tiempo y evita la gestión manual. En este artículo descubres cómo importar usuarios al grupo correcto.

Lee aquí todo sobre cómo importar usuarios mediante Excel o CSV.

¿Por qué configurar grupos y roles mediante la importación?

Al asignar grupos y roles directamente durante la importación, los usuarios obtienen acceso inmediato a la comunicación, los documentos y las actividades correctas. Esto evita gestión adicional después.

• Incorporación rápida de nuevos miembros.
• Acceso directo a la información relevante.
• Menos probabilidad de errores.

Consejos importantes para rellenar el archivo

• Usa siempre la plantilla para que todos los campos se reconozcan correctamente.
• En el archivo Excel se indican todos los grupos.
• Importa solo cuando todos los grupos ya se hayan creado en 4planning.
• En las columnas de los grupos deseados, rellena por ejemplo x, s, 1, sí o true.
• Deja la celda vacía cuando un usuario no necesite acceso a un grupo.
• La fila 3 es un ejemplo. Deja la dirección de correo electrónico vacía para ignorar este ejemplo.

Configurar los grupos

Cada columna del archivo de importación representa un grupo. Al rellenar un valor, el usuario se añade automáticamente a ese grupo.

Tras la importación, el usuario obtiene acceso directo a:

• La comunicación dentro del grupo.
• Los eventos y actividades.
• Los documentos e información.

Comprobación tras la importación

Después de importar, es recomendable comprobar que los grupos y roles se hayan configurado correctamente.

• Comprueba algunos usuarios.
• Comprueba los permisos de administrador de grupo.
• Comprueba el acceso a la comunicación y los documentos.

Consejos para un uso eficaz

• Trabaja con nombres de grupo claros y coherentes.
• Usa la importación para grandes cantidades de usuarios.
• Comprueba regularmente si la estructura de grupos sigue siendo actual.

Importante saber

• Los usuarios obtienen acceso directo a sus grupos.
• Los grupos deben existir de antemano.
• Puedes ajustar los roles y grupos más adelante.