Evitar que se comparta información sin querer

En 4planning tienes varias formas de evitar que la información se comparta por accidente con las personas equivocadas. Utilizando de forma consciente los grupos, la visibilidad y los permisos, colaboras de forma segura dentro de tu organización.

Utiliza la visibilidad y los grupos

En la comunicación, los documentos y los eventos puedes definir quién tiene acceso. Comprueba siempre la visibilidad antes de publicar algo.

• Comparte información solo con los grupos relevantes.
• Comprueba si se ha seleccionado el público objetivo correcto.
• Evita que información sensible sea visible para todos los miembros.

Comprueba la configuración antes de publicar

Tómate siempre un momento para comprobar la configuración antes de publicar un mensaje, documento o evento.

• Visibilidad.
• Grupos.
• Archivos adjuntos.
• Notificaciones.

Así evitas que la información llegue de inmediato a un grupo grande.

Utiliza roles y permisos

No todo el mundo dentro de una organización necesita tener acceso a toda la información.

• Limita los permisos a lo estrictamente necesario.
• Concede acceso amplio solo a los administradores.
• Comprueba regularmente el reparto de roles.

Ten cuidado con la información sensible

Comparte datos confidenciales solo cuando sea realmente necesario.

• Datos personales.
• Información financiera.
• Documentos internos.

Utiliza 4planning como entorno central y seguro en lugar de canales externos.

Comprueba los archivos adjuntos y los enlaces

Los archivos adjuntos y los enlaces externos pueden contener información adicional.

• Comprueba que se han añadido los documentos correctos.
• Elimina los archivos antiguos o erróneos.
• Utiliza nombres de archivo claros.

Consejos para un uso eficaz

• Haz acuerdos claros dentro de tu organización sobre la comunicación.
• Trabaja con una estructura fija para los grupos y los documentos.
• Comprueba regularmente quién tiene acceso a qué información.
• Utiliza la comunicación interna en lugar de mensajes sueltos a través de otros canales.

Importante saber

• Los usuarios solo ven la información a la que tienen acceso.
• Los administradores gestionan los roles y permisos.
• Colaborar de forma segura reduce el riesgo de filtraciones de datos.