Asignar roles y permisos a miembros/usuarios

En 4planning determinas con los roles qué permisos tiene un usuario. Al asignar los roles correctamente creas responsabilidades claras y un entorno seguro. En este artículo lees qué roles existen y cómo los asignas.

Resumen de roles

En 4planning hay tres tipos de roles. Los nombres siguientes son exactamente los que ves en la aplicación, en la pestaña Permisos de un miembro:

• Responsable de grupo
• Administrador
• Administrador del sistema

Responsable de grupo

Un responsable de grupo tiene permisos dentro de uno o varios grupos. Todo lo que puede hacer vale solo dentro de esos grupos, nunca para toda la organización.

• Puede gestionar los miembros dentro del grupo.
• Puede gestionar la comunicación, los eventos y los documentos.
• Puede cambiar los ajustes del grupo.
• En noticias, encuestas y eventos solo puede elegir los grupos que él mismo gestiona.
• Puede editar y eliminar sus propios eventos: los que ha creado él mismo o los que están vinculados a uno de sus grupos.
• Puede encontrar sus propios borradores en Eventos › Gestionar eventos. Las demás pantallas no muestran los borradores.
• Allí también puede exportar la asistencia de sus propios eventos, con solo los miembros de sus grupos. Los eventos para toda la organización sin grupo vinculado quedan fuera. Consulta Gestionar la asistencia.

El primer responsable de grupo lo establece un administrador o un administrador del sistema, en la pestaña Grupos de ese miembro.

Administrador

Un administrador tiene amplios permisos dentro del entorno.

• Puede gestionar los miembros.
• Puede gestionar los grupos y nombrar responsables de grupo.
• Puede gestionar la comunicación y el contenido.
• Tiene acceso a todas las partes de la aplicación.

Sin embargo, un administrador no puede entrar en Ajustes y, por tanto, no puede cambiar los ajustes de la organización; tampoco puede asignar roles: la pestaña Permisos no es visible para él.

Administrador del sistema

El administrador del sistema tiene acceso completo.

• Puede gestionar todos los ajustes y todas las partes.
• Es el único con acceso a Ajustes.
• Puede nombrar administradores y administradores del sistema (pestaña Permisos).

Conviertes a alguien en administrador del sistema haciéndolo primero Administrador: solo entonces aparece debajo el interruptor Administrador del sistema.

Asignar un rol a un miembro

1. Ve a Organización > Miembros.
2. Abre el miembro.
3. Ve a la pestaña Permisos.
4. Activa el interruptor del rol que quieres dar.
5. Haz clic en Guardar.

¿No ves la pestaña Permisos? Entonces tú mismo no eres administrador del sistema; solo ese rol puede repartir roles.

Hacer a alguien responsable de grupo

1. Ve a Organización > Miembros y abre el miembro.
2. Ve a la pestaña Grupos.
3. Activa Miembro en el grupo; debajo aparece el interruptor Administrador.
4. Actívalo y haz clic en Guardar.

Consejos para un uso eficaz

• Limita el número de administradores del sistema.
• Usa responsables de grupo para las tareas del día a día.
• Revisa periódicamente el reparto de roles.

Importante saber

• Los roles determinan el acceso y la seguridad.
• Puedes cambiar los roles en cualquier momento.
• Un buen reparto de roles evita errores y fugas de datos.