Asignar roles y permisos a miembros/usuarios

En 4planning determinas con los roles qué permisos tiene un usuario. Al asignar los roles correctamente creas responsabilidades claras y un entorno seguro. En este artículo lees qué roles existen y cómo los asignas.

Resumen de roles

La pestaña Permisos de un miembro consta de dos partes. Los nombres siguientes son exactamente los que ves en la aplicación.

Participa en — para qué se puede planificar a esta persona y en qué listas aparece: Empleado, Colega, Turnos de barra y Árbitro.

Puede gestionar — qué puede cambiar esta persona para todo el entorno: Administrador y Administrador del sistema, además de varios roles que solo abren una parte concreta (consulta Roles de gestión por parte más abajo).

El Responsable de grupo no está en esta pestaña: ese lo activas en la pestaña Grupos del miembro.

Responsable de grupo

Un responsable de grupo tiene permisos dentro de uno o varios grupos. Todo lo que puede hacer vale solo dentro de esos grupos, nunca para toda la organización.

• Puede gestionar los miembros dentro del grupo.
• Puede gestionar la comunicación, los eventos y los documentos.
• Puede cambiar los ajustes del grupo.
• En noticias, encuestas y eventos solo puede elegir los grupos que él mismo gestiona.
• Puede editar y eliminar sus propios eventos: los que ha creado él mismo o los que están vinculados a uno de sus grupos.
• Puede encontrar sus propios borradores en Eventos › Gestionar eventos. Las demás pantallas no muestran los borradores.
• Allí también puede exportar la asistencia de sus propios eventos, con solo los miembros de sus grupos. Los eventos para toda la organización sin grupo vinculado quedan fuera. Consulta Gestionar la asistencia.

El primer responsable de grupo lo establece un administrador o un administrador del sistema, en la pestaña Grupos de ese miembro.

Administrador

Un administrador tiene amplios permisos dentro del entorno.

• Puede gestionar los miembros.
• Puede gestionar los grupos y nombrar responsables de grupo.
• Puede gestionar la comunicación y el contenido.
• Tiene acceso a todas las partes de la aplicación.

Sin embargo, un administrador no puede entrar en Ajustes y, por tanto, no puede cambiar los ajustes de la organización; tampoco puede asignar roles: la pestaña Permisos no es visible para él.

Administrador del sistema

El administrador del sistema tiene acceso completo.

• Puede gestionar todos los ajustes y todas las partes.
• Es el único con acceso a Ajustes.
• Puede nombrar administradores y administradores del sistema (pestaña Permisos).

Conviertes a alguien en administrador del sistema haciéndolo primero Administrador: solo entonces aparece debajo el interruptor Administrador del sistema.

Roles de gestión por parte

Bajo Puede gestionar, junto a Administrador y Administrador del sistema, hay también roles que solo abren una parte de la aplicación. Así das a alguien justo los permisos que necesita para su tarea, sin convertirlo en administrador de todo el entorno. Funcionan de forma independiente entre sí y de Administrador: puedes dar uno a alguien que no tenga ningún otro permiso de gestión.

• Responsable de eventos — puede crear y editar eventos para todo el entorno y añadirles entradas. No las finanzas.
• Responsable de turnos de barra — puede gestionar y ajustar el cuadrante de turnos. Solo aparece cuando Turnos de barra está activado para esta persona.
• Coordinador de árbitros — puede asignar árbitros y llevar su disponibilidad, pero no puede modificar el partido en sí. Solo aparece cuando Árbitro está activado para esta persona.
• Responsable de la tienda — puede gestionar los artículos, las rondas de pedidos y los pedidos de la tienda.
• Responsable de patrocinadores — tiene acceso al resumen de patrocinadores y puede gestionar sus datos.

Cada interruptor aparece solo si esa parte está activada en tu entorno. ¿No ves alguno? Entonces la función correspondiente está desactivada; no depende de tu propio rol.

Si activas Administrador, estos interruptores desaparecen y en su lugar pone Incluido en Administrador. No es una limitación sino la realidad: un administrador puede usar esas partes de todos modos. Si más tarde desactivas Administrador, los interruptores vuelven exactamente en el estado que habías elegido.

¿Dónde trabaja un responsable de eventos?

Lo hace todo desde la pantalla Gestionar eventos, a la que llega de tres maneras:

• a través del elemento de menú Gestionar eventos (dónde está exactamente varía según el entorno: la distribución del menú es configurable y el elemento puede estar dentro de un grupo que primero debes desplegar);
• a través del botón Gestionar eventos en el panel y en la agenda;
• a través del mismo botón en la página de eventos.

En esa pantalla también está el botón Nuevo evento, con Importar desde Excel debajo. Ve allí todos los eventos del entorno, borradores incluidos.

Asignar un rol a un miembro

1. Ve a Organización > Miembros.
2. Abre el miembro.
3. Ve a la pestaña Permisos.
4. Activa el interruptor del rol que quieres dar.
5. Haz clic en Guardar.

¿No ves la pestaña Permisos? Entonces tú mismo no eres administrador del sistema; solo ese rol puede repartir roles.

Hacer a alguien responsable de grupo

1. Ve a Organización > Miembros y abre el miembro.
2. Ve a la pestaña Grupos.
3. Activa Miembro en el grupo; debajo aparece el interruptor Administrador.
4. Actívalo y haz clic en Guardar.

Consejos para un uso eficaz

• Limita el número de administradores del sistema.
• Usa responsables de grupo para las tareas del día a día.
• Revisa periódicamente el reparto de roles.

Importante saber

• Los roles determinan el acceso y la seguridad.
• Puedes cambiar los roles en cualquier momento.
• Un buen reparto de roles evita errores y fugas de datos.