Gestionar la asistencia

Con la función Gestionar la asistencia puedes ver fácilmente quién se ha inscrito a un evento y modificar el estado de los participantes. Esto es útil para hacer un seguimiento de la asistencia y gestionar acompañantes y participantes.

Paso 1: Ve a Eventos

1. Inicia sesión en tu entorno de 4planning.
2. Haz clic en Comunicación en el menú.
3. A continuación, haz clic en Eventos.

Paso 2: Abre el evento

1. Busca en el resumen el evento para el que quieres gestionar la asistencia.
2. Haz clic en el evento para abrir la página de detalles.

Paso 3: Ve al resumen de inscripciones y cancelaciones

Desplázate hacia abajo en esta pantalla; aquí verás, entre otras cosas:

• Los participantes que se han inscrito o han cancelado su inscripción.
• Los posibles acompañantes.

Aquí puedes comprobar fácilmente quién está presente, quién está ausente y quién todavía tiene que responder.

Eliminar la asistencia

Por participante puedes eliminar la asistencia haciendo clic en la cruz que aparece a la derecha del nombre (al pasar el ratón por encima de este usuario). Esto es útil cuando los participantes se han dado de baja de forma verbal o por otra vía.

Guardar cambios

Los cambios se guardan automáticamente.

Exportar la asistencia de un solo evento

Puedes exportar la asistencia a Excel para mantener fácilmente una visión general. Haz clic en el botón de descarga a la derecha, junto a todos los asistentes, acompañantes o invitados. La ausencia también se puede exportar de esta manera.

Exportar de una vez todos los eventos pendientes

Si prefieres no ir evento por evento, puedes descargar en un solo archivo todo lo que aún está por venir.

1. En el menú, ve a Comunicación y haz clic en Eventos.
2. Haz clic arriba a la derecha en Gestionar eventos.
3. Haz clic arriba a la derecha en Exportar y elige un formato en Asistencia de todo lo que aún está por venir:
   • Asistencia — una pestaña por evento: cada evento recibe su propia hoja de cálculo con el nombre, la dirección de correo y el estado de cada invitado.
   • Asistencia — una tabla, miembros × eventos: una sola hoja con los miembros como filas y los eventos como columnas.

La exportación contiene todos los eventos con una fecha de inicio en el futuro. Los borradores, los eventos cancelados y los eventos pasados quedan fuera. Una celda vacía en la tabla cruzada significa que esa persona no fue invitada a ese evento, que es algo distinto de "no ha respondido".

Exportar como responsable de grupo

Si gestionas un grupo, también puedes hacer esta exportación, pero estrictamente dentro de tu propio ámbito:

• Solo obtienes los eventos que has creado tú mismo o a los que está vinculado un grupo que tú gestionas.
• Dentro de ellos, solo obtienes los miembros de los grupos que tú gestionas.
• Los eventos para toda la organización sin grupo vinculado quedan, por tanto, fuera. Es intencionado; una exportación corta o incluso vacía no significa que algo esté roto.
• El nombre de tu grupo o grupos aparece en el nombre del archivo y encima de cada pestaña, para que dos exportaciones no se mezclen.

¿No ves el botón Gestionar eventos? Entonces no gestionas ningún grupo ni eres administrador del entorno.

Qué ves de cada persona

Un miembro puede ocultar su asistencia (Mi cuenta, junto a su asistencia). Esa persona sí aparece en la lista, pero con Oculto en lugar de su respuesta: el ajuste se refiere a tu respuesta, no a tu nombre. Por eso encima de cada pestaña aparece "de los cuales ocultos": ese número se solapa con los recuentos de arriba.

• Como administrador del entorno ves las respuestas de todos los que no han ocultado por completo su asistencia.
• Como responsable de grupo siempre ves a los miembros de tus propios grupos; fuera de ellos, solo a los miembros que tienen su asistencia pública.
• Un responsable de grupo solo recibe las direcciones de correo de los miembros de sus propios grupos.

Consejos para un uso eficaz

• Usa esta función antes del evento para tener una visión actualizada.
• Comprueba la asistencia el mismo día.
• Usa los datos después del evento para la evaluación o los informes.

Importante saber

• Los cambios afectan de inmediato al resumen de participantes.
• Esta información se puede usar para la comunicación o el seguimiento.

Preguntas frecuentes

• Mi exportación está vacía, ¿y ahora qué? Entonces ya no hay nada programado en el futuro, o eres responsable de grupo y ningún evento futuro está vinculado a un grupo que gestiones. Los borradores y los eventos pasados nunca aparecen en esta exportación.
• ¿Por qué pone "Oculto" junto a alguien? Ese miembro ha ocultado su asistencia en Mi cuenta. El nombre se mantiene, la respuesta no.
• ¿Por qué faltan algunos de mis miembros? Como responsable de grupo solo obtienes los miembros de los grupos que gestionas, incluso en un evento que hayas creado tú mismo.
• ¿Dónde está el botón de exportar? Antes estaba en la página de eventos y ahora se encuentra en Gestionar eventos: exportar es tarea de administración.