Vincular miembros/usuarios a grupos

En 4planning, un grupo determina qué comunicación, documentos y actividades puede ver un usuario. Los miembros pueden añadirse a sí mismos a grupos públicos, o un administrador puede vincularlos a grupos que solo son accesibles por invitación.

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Unirse a un grupo por cuenta propia

Cuando un grupo está configurado como público, los usuarios pueden participar por sí mismos.

1. Ve en el menú izquierdo a Todos los grupos.
2. Consulta la visión general de los grupos disponibles.
3. Elige el grupo al que quieres unirte.
4. Únete al grupo.

Después de unirse, el usuario obtiene de inmediato acceso a la información y la comunicación dentro de este grupo.

Un administrador vincula miembros a grupos

Cuando un grupo está configurado como Por invitación, un usuario no puede participar por sí mismo. En este caso, un administrador añade al usuario.

1. Ve a Configuración > Grupos.
2. Abre el grupo.
3. Ve a Miembros.
4. Añade uno o varios usuarios.

El usuario obtiene después acceso al grupo.

Por qué son importantes los grupos

Los grupos determinan quién tiene acceso a:

• Noticias y comunicación.
• Eventos y planificación.
• Encuestas y toma de decisiones.
• Documentos y archivos.

Esto ayuda a compartir la información de forma dirigida y segura.

Consejos para un uso eficaz

• Usa grupos públicos para información general.
• Usa grupos por invitación para colaboración confidencial.
• Comprueba regularmente que los miembros estén en los grupos correctos.

Importante saber

• Los usuarios solo ven información de los grupos de los que son miembros.
• Los grupos son la base de la colaboración y la visibilidad.
• Los administradores pueden añadir o eliminar miembros en cualquier momento.