Gruppen erstellen und verwalten

Mit Gruppen in 4planning organisierst du Kommunikation, Dokumente, Veranstaltungen und Zusammenarbeit innerhalb deiner Organisation. Du bestimmst selbst, wer teilnehmen kann, wer die Gruppe sehen kann und wer Rechte innerhalb der Gruppe hat.

Schritt 1: Gehe zu Gruppen

1. Melde dich in deiner 4planning-Umgebung an.
2. Gehe im linken Menü zu Einstellungen.
3. Klicke auf Gruppen.

Einstellungen und das Anlegen von Gruppen sind nur für einen Systemadministrator verfügbar. Bist du Administrator und siehst Einstellungen nicht im Menü, bitte einen Systemadministrator, die Gruppe anzulegen.

Du siehst nun eine Übersicht aller Gruppen innerhalb der Organisation.

Übersicht der Gruppen

In der Übersicht siehst du pro Gruppe unter anderem:

• Name
• Wer darf teilnehmen? (zum Beispiel Jeder oder Auf Einladung)
• Wer darf diese Gruppe sehen? (zum Beispiel Jeder oder Nur Mitglieder dieser Gruppe)

Schritt 2: Gruppe öffnen und verwalten

1. Klicke auf eine Gruppe, um sie zu öffnen.

Du siehst nun alle Teile dieser Gruppe, wie:

• Veranstaltungen – Sieh dir Aktivitäten der Gruppe an und verwalte sie.
• Neuigkeiten – Entdecke die neuesten Nachrichten innerhalb der Gruppe.
• Umfragen – Sieh dir Umfragen an und stimme ab.
• Gruppenchat – Kommuniziere mit Mitgliedern der Gruppe.
• Dokumente – Teile und verwalte Dateien.
• Mitglieder – Sieh dir Gruppenmitglieder an und verwalte sie.
• Einstellungen – Passe die Gruppeneinstellungen an.

Schritt 3: Gruppeneinstellungen anpassen

In den Einstellungen der Gruppe kannst du verschiedene Dinge verwalten:

• Name der Gruppe
• Wer darf teilnehmen? – Zum Beispiel Jeder oder Auf Einladung.
• Sichtbarkeit – Jeder oder nur Mitglieder der Gruppe.
• Wer darf Dokumente hinzufügen?
• Gruppenfoto – Lade ein Bild hoch (PNG, JPG oder WebP, maximal 5 MB).

Nach dem Anpassen der Einstellungen speicherst du die Änderungen.

Bereiche in einer Gruppe ausschalten

Nutzt eine Gruppe nicht alles? Dann schaltest du in den Gruppeneinstellungen aus, was nicht gebraucht wird.

1. Öffne die Gruppe und klicke auf Einstellungen.
2. Schalte unter Bereiche in dieser Gruppe aus, was die Gruppe nicht nutzt, zum Beispiel Veranstaltungen oder Nachricht.
3. Klicke auf Speichern.

Der Bereich verschwindet dann für alle aus der Gruppe. An derselben Stelle kannst du ihn wieder einschalten.

Gut zu wissen:

• Du siehst hier nur Bereiche, die in eurer Umgebung eingeschaltet sind.
• Veranstaltungen und Neuigkeiten für diese Gruppe erscheinen weiterhin im Kalender und in der Nachrichtenübersicht. Nur der Bereich in der Gruppe verschwindet.
• Schaltest du den Gruppenchat aus, kann niemand mehr den Chat dieser Gruppe öffnen.
• Das stellst du bei einer bestehenden Gruppe ein, nicht beim Erstellen.
• Gruppenverwalter, Verwalter und Systemverwalter können das ändern.

Schritt 4: Neue Gruppe erstellen

Du kannst auch eine neue Gruppe über die Übersicht aller Gruppen hinzufügen.

1. Klicke oben rechts auf Gruppe erstellen.
2. Trage den Namen der Gruppe ein.
3. Stelle ein, wer teilnehmen darf:

• Jeder (dadurch kann jeder, der diese Gruppe sieht, der Gruppe beitreten)
• Auf Einladung (das ist eine manuelle Aktion, die Administratoren durchführen müssen)

1. Bestimme, wer die Gruppe sehen darf:

• Jeder
• Nur Mitglieder der Gruppe

1. Speichere die Gruppe.

Die Gruppe ist nun innerhalb der Organisation verfügbar.

Schritt 5: Die Reihenfolge der Gruppen festlegen

Standardmäßig stehen die Gruppen nach Namen, wobei Zahlen als Zahl gelesen werden: JO8-1 kommt vor JO11-1 und diese vor JO19-1. Für die meisten Vereine stimmt das so.

Möchtest du eine eigene Reihenfolge — zum Beispiel die erste Mannschaft oben — kann ein Systemadministrator sie einstellen:

1. Klicke oben rechts auf Reihenfolge.
2. Ziehe die Gruppen mit dem Griff links in die gewünschte Reihenfolge. Lieber mit der Tastatur? Setze den Fokus auf einen Griff und benutze die Pfeiltasten nach oben und unten.
3. Viele Gruppen? Nutze das Suchfeld oben, um eine schnell zu finden. Was du wegfilterst, bleibt in der Liste stehen; du speicherst immer die vollständige Reihenfolge.
4. Klicke auf Speichern.

Diese Reihenfolge gilt für die gesamte Umgebung und bestimmt auch die Reihenfolge auf der Seite Tabelle. Auf der Seite Gruppen bleiben die Überschriften (Meine Gruppen, Gruppen zum Beitreten, Gruppen auf Einladung) drumherum stehen; innerhalb jeder Überschrift folgen die Gruppen deiner Reihenfolge.

Willst du zurück zum Standard, klicke im selben Bildschirm auf Alphabetisch zurücksetzen. Eine Gruppe, die du später erstellst, kommt automatisch ans Ende.

Schritt 6: Eine Gruppe automatisch nach Alter füllen

Zum Beispiel für Jugendteams oder eine Seniorengruppe kann sich eine Gruppe anhand des Geburtsdatums deiner Mitglieder selbst füllen. Das heißt Gruppe automatisch füllen.

1. Klicke beim Erstellen einer Gruppe auf Gruppe automatisch füllen, um den Bereich aufzuklappen.
2. Trage unter Nach Alter ein, von wie vielen bis einschließlich wie vielen Jahren. Eines der beiden Felder darf leer bleiben, zum Beispiel nur „von 65“.
3. Wähle unter Alter berechnet am:
   • Heute: ein Mitglied rückt an seinem eigenen Geburtstag auf.
   • 1. Januar dieses Jahres: die Gruppe ändert sich einmal im Jahr, so wie Sportverbände ihre Altersklassen einteilen.
4. Unter den Feldern siehst du sofort, wie viele Mitglieder in die Gruppe kommen und wie viele Mitglieder kein Geburtsdatum haben. Letztere kommen nicht hinein.
5. Klicke auf Erstellen.

Danach hält 4planning die Gruppe selbst aktuell: wer das Alter erreicht, kommt dazu, wer herauswächst, geht. Das passiert jede Nacht und sofort, wenn du ein Geburtsdatum änderst. Mitglieder bekommen darüber keine Mitteilung.

Gut zu wissen:

• Mitglieder, die du von Hand hinzufügst, zum Beispiel ein Trainer, bleiben immer in der Gruppe.
• Wer automatisch drin ist, hat in der Mitgliederliste das Label Automatisch. Diese Mitglieder kannst du nicht von Hand entfernen; ändere dafür das Alter.
• Regel ändern oder ausschalten? Öffne die Gruppe, gehe zu Einstellungen und klicke bei Gruppe automatisch füllen auf Ändern. Mit Automatisches Füllen ausschalten bleiben alle in der Gruppe, aber es wird nichts mehr automatisch aktualisiert.
• Eine Gruppe, die mit einem Sportlink-Team verknüpft ist, kann nicht automatisch gefüllt werden: ihre Mitglieder kommen bereits aus Sportlink.
• Nur Administratoren und Systemadministratoren können eine Gruppe automatisch füllen lassen.

Tipps für effektive Nutzung

• Verwende klare und erkennbare Gruppennamen.
• Erstelle separate Gruppen für Teams, Ausschüsse oder Projekte.
• Beschränke die Sichtbarkeit bei vertraulichen Gruppen.
• Prüfe regelmäßig die Mitglieder und Einstellungen.

Wichtig zu wissen

• Gruppen bestimmen, wer Zugang zu Kommunikation und Dokumenten hat.
• Änderungen sind sofort sichtbar.
• Du kannst Gruppen jederzeit anpassen.