Erinnerung für eine Veranstaltung senden

Bleibt die Anmeldeliste zurück? Mit Erinnerung senden gibst du den Mitgliedern, die noch nicht reagiert haben, einen Anstoß, ohne alle anderen zu stören. 4planning wählt diese Gruppe automatisch für dich aus.

Schritt 1: Veranstaltung öffnen

1. Klicke im Menü auf Kommunikation und danach auf Veranstaltungen.
2. Klicke auf die Veranstaltung, für die du eine Erinnerung senden möchtest.

Schritt 2: Auf Erinnerung senden klicken

Die Schaltfläche steht an zwei Stellen auf der Detailseite:

• Im Block Admin, neben Bearbeiten und Veranstaltung kopieren.
• In der Kopfzeile der Übersicht Noch nicht reagiert.

Beide Schaltflächen öffnen dasselbe Fenster.

Schritt 3: Empfänger wählen

Oben wählst du die Empfänger. Welche Optionen du siehst, hängt von der Veranstaltung ab:

• Wer noch nicht reagiert hat – eingeladene Mitglieder ohne Zu- oder Absage. Das ist die Voreinstellung.
• Wer zugesagt hat – praktisch, wenn du den Teilnehmenden kurz vor dem Tag noch etwas mitgeben möchtest.
• Alle Eingeladenen – die gesamte Zielgruppe.
• Wer noch kein Ticket hat – bei einer Veranstaltung mit Tickets: Mitglieder ohne Ticket, die noch eins kaufen können.
• Wer ein Ticket hat – bei einer Veranstaltung mit Tickets: nur die Mitglieder mit einem bezahlten Ticket.

Ist die Veranstaltung voll oder ausverkauft, oder ist die Anmeldung geschlossen? Dann kannst du Wer noch nicht reagiert hat und Wer noch kein Ticket hat nicht auswählen, denn diese Mitglieder können sich nicht mehr anmelden oder kein Ticket mehr kaufen. Oben im Fenster steht dann, warum.

Unter der Auswahl siehst du sofort, wer die Nachricht bekommt. Klicke auf die Reihe mit Fotos, um die Namen auszuklappen.

Darunter steht, wie die Nachricht ankommt, zum Beispiel 60 per Push-Nachricht · 82 per E-Mail. Mitglieder mit der App und eingeschalteten Push-Nachrichten bekommen eine Push-Nachricht. Wer die App nicht hat oder keine Push-Nachrichten empfangen kann, bekommt eine E-Mail. Mitglieder, die selbst auch E-Mail eingeschaltet haben, bekommen beides.

Schritt 4: Nachricht ansehen oder anpassen

Unter Pro Kanal ansehen & bearbeiten findest du zwei Reiter. In beiden stehen Betreff und Text, darunter eine Vorschau, wie es aussieht:

• Push-Nachricht – die kurze Nachricht auf dem Handy.
• E-Mail – die Nachricht im Postfach.

Der Text passt zur Zielgruppe aus Schritt 3: Wer noch nicht geantwortet hat, wird gefragt, ob er dabei ist; wer sich schon angemeldet hat, bekommt eine Erinnerung an den Termin. Wechselst du die Zielgruppe, wechselt der Text mit.

Was du hier änderst, gilt nur für diesen Versand. Möchtest du den Standardtext dauerhaft ändern — auch für die automatische Erinnerung — geh zu Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Vorlagen. Dort hat jede Zielgruppe ihre eigene Vorlage, mit einem Text pro Sprache deiner Organisation.

Wörter in geschweiften Klammern wie {evenement}, {datum} und {tijd} werden beim Versand durch die Daten der Veranstaltung ersetzt. Lass sie stehen, wenn du sie nutzen möchtest; die Vorschau darunter zeigt dir genau, was die Mitglieder lesen.

Schritt 5: Senden

Klicke auf Erinnerung abschicken. In der Bestätigung siehst du, wie viele Mitglieder die Erinnerung bekommen haben, wie viele davon als Push-Nachricht und wie viele per E-Mail. Ging ein Teil per E-Mail, weil diese Mitglieder keine Push-Nachrichten empfangen können, steht das auch dabei. Und haben Mitglieder keine erreichbare E-Mail-Adresse, nennt die Bestätigung diese Anzahl separat.

Häufig gestellte Fragen

Ich sehe die Schaltfläche nicht. Woran liegt das? Die Veranstaltung ist noch ein Entwurf oder wurde abgesagt. Mitglieder können sie dann nicht öffnen, eine Erinnerung ergibt also keinen Sinn. Veröffentliche die Veranstaltung und die Schaltfläche erscheint.

Warum kann ich 'Wer noch kein Ticket hat' nicht auswählen? Es gibt dann kein Ticket mehr, das jemand ohne Ticket noch kaufen kann: Alles ist ausverkauft, der Verkauf ist geschlossen oder die Anmeldung ist vorbei. Ein Aufruf, ein Ticket zu bestellen, würde nur verwirren. Gibt es noch Tickets, aber nur für bestimmte Gruppen oder Altersstufen, dann bekommen nur die Mitglieder die Erinnerung, die eins kaufen dürfen. Das gilt auch für die automatische Erinnerung bei einer unbeantworteten Veranstaltung.

Wer bekommt eine Push-Nachricht und wer eine E-Mail? Hat ein Mitglied die App mit eingeschalteten Push-Nachrichten, bekommt es eine Push-Nachricht. Können wir ihm keine Push-Nachricht senden, bekommt es die Erinnerung per E-Mail. Wer in seinen eigenen Benachrichtigungseinstellungen auch E-Mail eingeschaltet hat, bekommt beides. Und wer diese Benachrichtigung dort ganz ausgeschaltet hat — Push und E-Mail —, bekommt nichts.

Was bedeutet „keine erreichbare E-Mail-Adresse“? Diese Mitglieder hätten die Erinnerung per E-Mail bekommen sollen, aber bei ihnen ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, an die wir senden können. Prüfe ihre E-Mail-Adresse in der Mitgliederliste.

Kann ich zweimal eine Erinnerung senden? Ja. Hast du innerhalb eines Tages schon eine gesendet, siehst du eine Warnung mit dem Datum und wir fragen nach, ob du sicher bist.

Ist das dasselbe wie die automatische Erinnerung? Nein. Unabhängig davon kannst du in den Einstellungen eine automatische Erinnerung aktivieren, die einige Tage vorher an die zugesagten Mitglieder geht. Diese Schaltfläche sendet sofort, und gezielt an alle, die noch nicht reagiert haben. Bei der automatischen Erinnerung (Einstellungen › Benachrichtigungen, Block Erinnerungen für Mitglieder) bedeutet die Spalte E-Mail: auch per E-Mail an Mitglieder, die die App haben. Mitglieder ohne App bekommen die E-Mail sowieso.