Erinnerung für eine Veranstaltung senden

Bleibt die Anmeldeliste zurück? Mit Erinnerung senden gibst du den Mitgliedern, die noch nicht reagiert haben, einen Anstoß, ohne alle anderen zu stören. 4planning wählt diese Gruppe automatisch für dich aus.

Schritt 1: Veranstaltung öffnen

1. Klicke im Menü auf Kommunikation und danach auf Veranstaltungen.
2. Klicke auf die Veranstaltung, für die du eine Erinnerung senden möchtest.

Schritt 2: Auf Erinnerung senden klicken

Die Schaltfläche steht an zwei Stellen auf der Detailseite:

• Im Block Admin, neben Bearbeiten und Veranstaltung kopieren.
• In der Kopfzeile der Übersicht Noch nicht reagiert.

Beide Schaltflächen öffnen dasselbe Fenster.

Schritt 3: Empfänger wählen

Oben wählst du die Empfänger. Welche Optionen du siehst, hängt von der Veranstaltung ab:

• Wer noch nicht reagiert hat – eingeladene Mitglieder ohne Zu- oder Absage. Das ist die Voreinstellung.
• Wer zugesagt hat – praktisch, wenn du den Teilnehmenden kurz vor dem Tag noch etwas mitgeben möchtest.
• Alle Eingeladenen – die gesamte Zielgruppe.
• Wer noch kein Ticket hat – bei einer Veranstaltung mit Tickets.

Unter der Auswahl siehst du sofort, wer die Nachricht bekommt. Klicke auf die Reihe mit Fotos, um die Namen auszuklappen.

Schritt 4: Nachricht ansehen oder anpassen

Unter Pro Kanal ansehen & bearbeiten findest du zwei Reiter. In beiden stehen Betreff und Text, darunter eine Vorschau, wie es aussieht:

• Push-Nachricht – die kurze Nachricht auf dem Handy.
• E-Mail – die Nachricht im Postfach.

Der Text passt zur Zielgruppe aus Schritt 3: Wer noch nicht geantwortet hat, wird gefragt, ob er dabei ist; wer sich schon angemeldet hat, bekommt eine Erinnerung an den Termin. Wechselst du die Zielgruppe, wechselt der Text mit.

Was du hier änderst, gilt nur für diesen Versand. Möchtest du den Standardtext dauerhaft ändern — auch für die automatische Erinnerung — geh zu Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Vorlagen. Dort hat jede Zielgruppe ihre eigene Vorlage, mit einem Text pro Sprache deiner Organisation.

Wörter in geschweiften Klammern wie {evenement}, {datum} und {tijd} werden beim Versand durch die Daten der Veranstaltung ersetzt. Lass sie stehen, wenn du sie nutzen möchtest; die Vorschau darunter zeigt dir genau, was die Mitglieder lesen.

Schritt 5: Senden

Klicke auf Erinnerung abschicken. Du erhältst eine Bestätigung mit der Anzahl der gesendeten Benachrichtigungen.

Häufig gestellte Fragen

Ich sehe die Schaltfläche nicht. Woran liegt das? Die Veranstaltung ist noch ein Entwurf oder wurde abgesagt. Mitglieder können sie dann nicht öffnen, eine Erinnerung ergibt also keinen Sinn. Veröffentliche die Veranstaltung und die Schaltfläche erscheint.

Warum gehen weniger E-Mails als Push-Nachrichten raus? Jedes Mitglied entscheidet selbst, wie es Benachrichtigungen erhält. Für Erinnerungen ist E-Mail standardmäßig aus und die Push-Nachricht an. Mitglieder können das in ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen ändern.

Kann ich zweimal eine Erinnerung senden? Ja. Hast du innerhalb eines Tages schon eine gesendet, siehst du eine Warnung mit dem Datum und wir fragen nach, ob du sicher bist.

Ist das dasselbe wie die automatische Erinnerung? Nein. Unabhängig davon kannst du in den Einstellungen eine automatische Erinnerung aktivieren, die einige Tage vorher an die zugesagten Mitglieder geht. Diese Schaltfläche sendet sofort, und gezielt an alle, die noch nicht reagiert haben.