Veranstaltung erstellen

Mit Veranstaltungen in 4planning organisierst du einfach Treffen, Aktivitäten, Schulungen oder Besprechungen. In diesem Artikel liest du Schritt für Schritt, wie du eine Veranstaltung erstellst und welche Einstellungen du verwenden kannst.

Schritt 1: Gehe zu den Veranstaltungen

1. Melde dich in deiner 4planning-Umgebung an.
2. Scrolle im linken Menü zu "Organisation", klicke auf "Kommunikation" und dann auf "Veranstaltungen".
3. Klicke oben rechts auf Veranstaltung erstellen.

Du gelangst nun in den Veranstaltungsassistenten.

Schritt 2: Grunddaten eingeben

In diesem Schritt richtest du die allgemeinen Informationen der Veranstaltung ein.

Bild hinzufügen (optional)

Du kannst ein Bild für die Veranstaltung hochladen. Das macht die Veranstaltung visuell ansprechender und erkennbarer für Mitglieder.

Name der Veranstaltung

Trage einen klaren Titel ein. Zum Beispiel:

• Mitgliederversammlung
• Schulung
• Business-Event

Dieses Feld ist verpflichtend.

Standort

Trage den Standort der Veranstaltung ein. Das kann auch ein Online-Standort sein, wie Teams oder Zoom.

Dieses Feld ist verpflichtend.

Startdatum und -zeit

Wähle das Datum und die Uhrzeit, zu der die Veranstaltung beginnt.

Enddatum und -zeit

Gib an, wann die Veranstaltung endet. Das sorgt für eine klare Übersicht im Kalender.

Sammelzeit (optional)

Hier kannst du angeben, um wie viel Uhr Teilnehmer vor dem Start anwesend sein müssen. Praktisch bei:

• Wettkämpfen
• Proben
• Veranstaltungen mit Vorbereitung

Beschreibung

Füge eine ausführliche Beschreibung hinzu. Verwende dieses Feld zum Beispiel für:

• Programm
• Anweisungen
• Kleidungsordnung
• Wichtige Informationen

Klicke danach auf Weiter.

Schritt 3: Teilnahme einrichten

Hier bestimmst du, wer sich anmelden kann und unter welchen Bedingungen.

Anmeldeschluss

Lege ein Datum und eine Uhrzeit fest, bis wann sich Mitglieder anmelden können. So vermeidest du Last-Minute-Anmeldungen.

Sichtbarkeit

Wähle, wer die Veranstaltung sehen kann:

• Alle Mitglieder
• Bestimmte Gruppen

Gruppen auswählen

Wenn du bestimmte Gruppen wählst, wählst du hier die Gruppen aus, die teilnehmen dürfen.

Begleitpersonen erlauben

Bestimme, ob Mitglieder jemanden mitbringen dürfen.

• Ja
• Nein

Limit für Begleitpersonen

Du kannst eine maximale Anzahl Begleitpersonen pro Teilnehmer festlegen.

Partner erlauben

Gib an, ob Partner teilnehmen dürfen.

Maximale Teilnehmerzahl

Lege ein Limit fest, wenn eine maximale Anzahl Plätze verfügbar ist.

Klicke danach auf Weiter.

Schritt 4: Tickets einrichten (optional)

Hier kannst du Tickets mit der Veranstaltung verknüpfen. Möglichkeiten:

• Kostenlose Teilnahme
• Kostenpflichtige Tickets
• Verschiedene Ticketarten

Beispiele für Ticketarten:

• Mitglieder
• Nicht-Mitglieder
• VIP
• Frühbucher

Du kannst pro Ticketart auch Einstellungen wie Preis, Verfügbarkeit und Anzahl verwalten.

Klicke danach auf Weiter.

Schritt 5: Einladungen und Benachrichtigungen

Bestimme, ob Teilnehmer eine Benachrichtigung erhalten. Möglichkeiten:

• Sofort eine Benachrichtigung senden
• Keine Benachrichtigung senden

Wenn du eine Benachrichtigung sendest, werden Mitglieder automatisch informiert.

Schritt 6: Veranstaltung erstellen

Klicke auf Erstellen, um die Veranstaltung zu speichern. Die Veranstaltung ist nun im Kalender sichtbar und für die ausgewählten Teilnehmer.

Tipps für effektive Nutzung

• Verwende klare Titel und Beschreibungen, damit Mitglieder genau wissen, was erwartet wird.
• Arbeite mit Gruppen, um Veranstaltungen gezielt zu teilen.
• Lege Fristen und Limits fest, um den Überblick zu behalten.
• Verwende Benachrichtigungen, um die Teilnahme zu erhöhen.