Zusatzfelder für Mitglieder einrichten (Shirtgröße, Diplome, Funktion...)

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Neben den Standarddaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse) erfasst du mit Zusatzfeldern eigene Mitgliederdaten — Dinge, die spezifisch für deinen Verein oder dein Unternehmen sind und nicht standardmäßig in 4planning enthalten sind.

Beispiele

Was genau du erfasst, hängt von deiner Organisation ab. Häufig genutzte Beispiele:

  • Shirtgröße — für die Bestellung von Vereinskleidung.
  • Führerschein (ja/nein) — zum Beispiel um zu wissen, wer bei einem Ausflug fahren kann.
  • Mitglied seit (Datum) — unabhängig vom Systemdatum der Kontoerstellung.
  • Diplome/Zertifikate — wie ein A- oder B-Diplom, mit Erwerbsdatum.
  • Aufnahme- oder Anmeldedatum.
  • Ehrenamtliche Aufgabe oder Wunschaufgabe, und die Anzahl verfügbarer Zeitfenster.
  • Musikinstrument (bei einem Musikverein).
  • Mitgliedstyp oder Ende der Mitgliedschaft, als Ergänzung zu deiner eigenen Mitgliederverwaltung.

Hierbei bist du völlig frei: Du erstellst genau die Felder, die deine Organisation braucht.

Geht es um Auszeichnungen — eine Ehrenmitgliedschaft, ein Jubiläum, ein Abzeichen? Nutze dafür Auszeichnungen. Das ist eine eigene Funktion, in der ein Mitglied dieselbe Ehre auch zweimal erhalten kann und in der Datum, Überreicher und Erläuterung nebeneinander passen — bei einem Zusatzfeld musst du dich dazwischen entscheiden.

Funktion aktivieren

Zusatzfelder ist eine Funktion, die du zunächst aktivieren musst. Gehe zu Einstellungen → Funktionen und aktiviere Zusatzfelder (itemlijsten). Siehst du die Option nicht? Dann ist diese Funktion in deinem Paket noch nicht enthalten.

Schritt 1: Zu Zusatzfelder verwalten

  1. Melde dich als Administrator an.
  2. Gehe zu Einstellungen.
  3. Klicke im Bereich zu Mitgliederdaten auf Zusatzfelder.

Du landest auf der Seite "Zusatzfelder verwalten", auf der alle deine Listen mit Feldern angezeigt werden.

Schritt 2: Eine Liste erstellen

Felder werden in Listen gruppiert (zum Beispiel "Mitgliedschaftsdaten" oder "Ehrenamt"). Erstelle zuerst eine Liste:

  1. Klicke auf Neue Liste.
  2. Gib der Liste einen eindeutigen Namen.
  3. Bestimme mit dem Schalter, ob diese Liste in den Kontoeinstellungen der Mitglieder sichtbar ist.

Du kannst mehrere Listen erstellen und ihre Reihenfolge mit den Pfeilen anpassen.

Schritt 3: Felder zu einer Liste hinzufügen

Füge pro Liste ein oder mehrere Felder hinzu. Für jedes Feld wählst du:

  • Name — zum Beispiel "Shirtgröße" oder "A-Diplom".
  • Antworttyp — der Eingabetyp:
    • Text
    • Anzahl
    • Zahl
    • Ja/Nein
    • Datum
    • E-Mail
    • Telefonnummer
    • Datei (Dokument oder Foto)
  • Pflichtfeld — ob das Mitglied dieses Feld ausfüllen muss.
  • Zugriff für Mitglieder:
    • Bearbeiten — das Mitglied darf das Feld selbst ausfüllen und ändern.
    • Ansehen — das Mitglied sieht den Wert, kann ihn aber nicht ändern (nützlich für Daten, die nur ein Administrator ändern darf, wie ein Diplomdatum).
    • Verborgen — das Feld ist für das Mitglied selbst nicht sichtbar, nur für Administratoren.
  • Falls das Mitgliederverzeichnis (Smoelenboek) aktiv ist: ein Schalter, um das Feld auch dort anzuzeigen.

Eine Datei als Antwort

Wählst du als Antworttyp Datei, lädt das Mitglied (oder du als Administrator) ein Dokument oder Foto hoch statt Text einzugeben — der Scan eines Diploms, ein Führungszeugnis, ein Foto der Übergabe.

  • Erlaubt sind pdf, Word, Excel, txt und Bilder (png, jpg, webp), bis 25 MB pro Datei.
  • Es gehört eine Datei pro Feld und Mitglied dazu. Lädst du eine neue Datei hoch, ersetzt sie die vorherige.
  • Dateien zählen zum Speicherplatz deiner Umgebung. Ist dieser voll, schlägt der Upload fehl und du bekommst eine Meldung.
  • Wer die Datei öffnen darf, richtet sich nach der Zugriffseinstellung des Feldes: bei Ansehen darf das Mitglied sie öffnen, aber nicht ersetzen oder löschen, bei Verborgen sieht sie nur ein Administrator.
  • Zum Entfernen nutzt du den Papierkorb-Button neben der Datei. Die Datei verschwindet erst beim Speichern — bis dahin kannst du das rückgängig machen.

Zwei Dinge tut ein Dateifeld bewusst nicht: Es erscheint nicht im Mitgliederverzeichnis, und es lässt sich nicht über einen Mitgliederimport füllen (eine solche Spalte wird übersprungen — eine Datei lädst du pro Mitglied hoch). In einem Mitgliederexport steht ein Link zur Datei, kein Dateiname.

Wo Mitglieder ihre Daten eintragen

Sobald eine Liste sichtbar geschaltet ist, erscheint sie als eigener Tab bei Mein Konto jedes Mitglieds. Mitglieder füllen dort die Felder aus, für die sie Zugriff "Bearbeiten" haben, und sehen (nur lesend) die Felder mit Zugriff "Ansehen".

Wo du als Administrator die Antworten siehst

Öffne ein Mitglied über Mitglieder und gehe zum Tab Zusatzfelder. Dort siehst du alle eingetragenen Werte dieses Mitglieds und kannst sie als Administrator auch selbst bearbeiten — unabhängig von der Zugriffseinstellung des Feldes.

Reihenfolge und Löschen

  • Listen und Felder verschiebst du mit den Pfeilen nach oben/unten.
  • Eine Liste oder ein Feld löschst du über das Bearbeitungssymbol; beachte, dass dabei auch bereits eingetragene Antworten der Mitglieder verschwinden.

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