Eine Thekendienst-Reihe anlegen und generieren

Vierzig Spielwochenenden bedeuten nicht vierzig Mal dasselbe Formular ausfüllen. Mit einer Thekendienst-Reihe legst du das Muster einmal fest — welche Tage, welche Zeiten, wie viele Personen — und 4planning generiert daraus alle einzelnen Dienste für den ganzen Zeitraum auf einmal.

Schritt 1: Zu Reihen verwalten

Öffne Thekendienste, klicke auf Neuer Dienst und wähle im sich öffnenden Menü Ganzen Zeitraum planen.

Schritt 2: Fülle die Reihe aus

• Name — zum Beispiel „Thekendienste Samstag".
• Beschreibung — Anweisungen, die bei jedem Dienst dieser Reihe stehen.
• Standardort — zum Beispiel die Kantine; ein einzelner Tag kann später davon abweichen.
• Anzahl benötigter Personen — die Standardanzahl pro Dienst.
• Anmeldung — wähle Sofort verbindlich (ein Mitglied, das sich anmeldet, steht sofort fest) oder Erst nach Genehmigung (du genehmigst jede Anmeldung zuerst selbst).

Schritt 3: Wähle den Zeitraum

Bei Zeitraum wählst du eine bestehende Saison, oder Eigener Zeitraum…, wenn du selbst ein Start- und Enddatum festlegen willst — praktisch, wenn du keine Saison angelegt hast oder die Reihe nicht mit der Saison zusammenfällt.

Schritt 4: Lege Tage und Zeiten fest

Füge unter Tage und Zeiten pro Moment eine Zeile hinzu: Wochentag, Start- und Endzeit. Weicht die Besetzung an einem bestimmten Tag ab — zum Beispiel drei Personen am Freitagabend gegenüber zwei am Samstagmittag — trage dann bei dieser Zeile eine eigene Anzahl ein; lässt du sie leer, gilt die Anzahl der Reihe. Dasselbe gilt für Ort. Eine Reihe mit sowohl einem Nachmittags- als auch einem Abenddienst legst du als zwei Zeilen an.

Schritt 5: Überspringe Ferien (optional)

Unter Ausnahmen gibst du Zeiträume an, in denen die Reihe keine Dienste anlegt, wie eine Sommerpause. Klicke auf Zeitraum überspringen und trage einen Namen und einen Zeitraum ein — auch ein einzelner freier Tag ist möglich, dann wählst du Start- und Enddatum gleich.

Schritt 6: Sieh dir die Vorschau an und generiere

Speichere die Reihe. Klicke danach auf Vorschau ansehen, um zu sehen, wie viele Dienste angelegt werden und an welchen Terminen, ohne dass schon etwas angelegt wird. Sieht es gut aus, klicke auf Generieren.

Das Generieren berücksichtigt automatisch:

• Ausnahmen — Termine innerhalb eines angegebenen Zeitraums werden übersprungen.
• Dienste, für die sich schon jemand angemeldet hat — die bleiben immer stehen, auch wenn sie nicht mehr ins Muster passen. Im Ergebnis siehst du, wie viele das sind.
• Dienste, die du selbst angepasst hast — bearbeitest du einen Dienst aus der Reihe auf der normalen Thekendienst-Seite, überschreibt eine neue Generierung diese Änderung nicht.
• Die Vergangenheit — bereits vergangene Dienste werden nie angepasst.

Du kannst jederzeit erneut generieren, zum Beispiel nachdem du eine zusätzliche Ausnahme hinzugefügt oder die Personenzahl angepasst hast.

Das Generieren sendet nie eine Benachrichtigung. Eine ganze Saison an Diensten anzulegen ist kein Ereignis, über das der ganze Verein eine Push-Nachricht erhalten sollte. Möchtest du Mitglieder darüber informieren, dass neue Dienste offen stehen, nutze dafür eine Nachricht oder verschicke eine Erinnerung.

Eine Reihe löschen

Unten in der Reihe steht Reihe löschen. Das Muster verschwindet, aber die bereits generierten Dienste bleiben bestehen — dort können ja schon Mitglieder eingeteilt sein. Setze das Häkchen bei Auch die leeren zukünftigen Dienste dieser Reihe entfernen, um auch die Dienste zu löschen, für die sich noch niemand angemeldet hat.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe eine Reihe angelegt, sehe aber noch nichts bei Thekendienste. Das stimmt: Eine Reihe ist eine Vorlage. Klicke auf Generieren, um die einzelnen Dienste tatsächlich anzulegen.

Kann ich eine Reihe über zwei Saisons laufen lassen? Wähle bei Zeitraum Eigener Zeitraum… statt einer Saison und trage selbst ein Start- und Enddatum ein, das über die Saisongrenze hinausgeht.

Ich habe die Personenzahl der Reihe angepasst — passen sich bestehende Dienste an? Ja, bei einer neuen Generierung wird die neue Anzahl automatisch auf alle Dienste angewendet, die du nicht selbst angepasst hast. Stehen bereits Personen darauf, wird der Status (offen/voll) neu berechnet.

Kann ich jemanden fest auf jeden Dienst der Reihe setzen? Nein, das machst du pro Dienst einzeln über Besetzung verwalten, nachdem die Dienste generiert wurden.