Thekendienstplan erstellen und Dienste einplanen

Du willst wissen, wie du einen Thekendienstplan erstellst? Das geht Dienst für Dienst: Du legst einen Thekendienst mit Datum, Uhrzeit und der Anzahl benötigter Personen an und bestimmst, wie sich Mitglieder anmelden können. Alle Dienste, die du anlegst, bilden zusammen den Plan. Sieh dir an, wie das bei einem Tennisverein oder — als Hallendienst — bei einem Basketballverein aussieht.

Schritt 1: Gehe zu Thekendienste

Öffne Thekendienste im Menü und klicke auf Neuer Dienst.

Schritt 2: Trage die Daten des Dienstes ein

Auf der Seite Neuen Thekendienst einplanen trägst du ein:

• Datum — der Tag, an dem der Dienst stattfindet (Pflichtfeld).
• Start- und Endzeit — wann der Dienst beginnt und endet (Pflichtfeld).
• Standort — zum Beispiel die Kantine, das Vereinsheim oder ein Veranstaltungsgelände.
• Anzahl benötigter Personen — wie viele Personen du für diesen Dienst suchst (Pflichtfeld).
• Beschreibung / Anweisungen — zusätzliche Informationen, etwa Besonderheiten oder was während des Dienstes zu tun ist.

Du willst nicht alles selbst eintippen? Nutze Mit Planny: Tippe in normaler Sprache, was du meinst — zum Beispiel „Samstag, 14. September, 19 bis 23 Uhr, Kantine, 3 Personen für das Heimspiel nötig" — und Planny füllt die Felder für dich aus. Du prüfst und passt bei Bedarf an, genau wie bei manueller Eingabe.

Schritt 3: Lege fest, wie sich Mitglieder anmelden

Bei Dürfen Mitglieder direkt zusagen? wählst du:

• Ja, direkt garantiert — ein Mitglied, das sich anmeldet, steht sofort für den Dienst fest.
• Nein, Administrator muss genehmigen — eine Anmeldung geht zuerst bei dir ein; du genehmigst oder lehnst sie ab, bevor der Platz endgültig ist.

Schritt 4: Mitglieder vorab einplanen (optional)

Bei Personen vorab einplanen suchst du Mitglieder nach Name oder E-Mail-Adresse und fügst sie direkt zum Dienst hinzu, ohne dass sie sich selbst anmelden müssen. Praktisch, wenn du schon weißt, wer an diesem Tag arbeitet.

Schritt 5: Entscheide, ob die Mitglieder eine Nachricht bekommen

Ganz unten steht der Schalter Mitglieder informieren. Er ist standardmäßig aktiviert: Alle mit der Dienst-Rolle, die diese Benachrichtigung eingeschaltet haben, erhalten eine Push-Nachricht, dass ein neuer Dienst bereitsteht. Direkt darunter siehst du genau, wer das ist — klicke auf die Zeile, um die vollständige Liste auszuklappen.

Schaltest du ihn aus, geht keine Push-Nachricht raus. Der Dienst erscheint trotzdem im Plan und in der App, nur bekommt niemand eine Benachrichtigung davon. Praktisch, wenn du mehrere Dienste in einem Rutsch anlegst oder den Plan erst noch durchgehen möchtest.

Unter Nachricht (optional) kannst du den Text der Benachrichtigung selbst schreiben — zum Beispiel "Zusätzliche Hände gesucht, es wird ein voller Abend". Direkt darunter siehst du, wie die Nachricht auf einem Telefon ankommt. Lässt du das Feld leer, wird der Standardtext verwendet. Die Überschrift der Benachrichtigung steht fest, damit Mitglieder immer sehen, worum es geht.

Schritt 6: Speichere den Dienst

Klicke auf Speichern. Der Dienst erscheint sofort im Plan, und Mitglieder, die an der Reihe sind, können sich dafür anmelden.

Häufig gestellte Fragen

Kann jeder einen Thekendienst anlegen? Nein, nur Administratoren: der Umgebungsadministrator, jemand mit der Rolle Thekendienst-Administrator oder ein Super-Administrator. Siehst du die Schaltfläche Neuer Dienst nicht, bitte deinen Vorstand um die Rolle Thekendienst-Administrator.

Kann ich einen Dienst wiederkehren lassen, zum Beispiel jeden Samstag? Ja — mit einer Thekendienst-Reihe legst du das Muster einmal fest (Tage, Zeiten, Anzahl Personen) und 4planning erstellt daraus alle Dienste für die ganze Saison auf einmal. Diese Seite ist für einen einzelnen Dienst.

Kann ich Punkte mit einem Dienst verknüpfen? Nicht beim Anlegen selbst. Nutzt deine Umgebung ein Punktesystem, laufen Punkte über das Punktesystem und Scoreboard.

Kann ich die Anzahl der Personen oder die Uhrzeit später noch ändern? Ja, über Thekendienst verwalten passt du einen bestehenden Dienst an.

Was passiert, wenn sich nicht rechtzeitig genug Personen anmelden? Der Dienst bleibt einfach offen, bis die benötigte Anzahl erreicht ist; in der Übersicht siehst du auf einen Blick, welche Dienste noch nicht voll sind.