Dokumente hochladen

In 4planning lädst du Dokumente einfach hoch und teilst sie in deiner Organisation oder in Gruppen. So haben Mitglieder immer Zugriff auf die richtigen Informationen und Dateien. In diesem Artikel liest du, wie du Dokumente hochlädst.

Schritt 1: Gehe zu Dokumente

1. Melde dich in deiner 4planning-Umgebung an.
2. Gehe im linken Menü zu Dokumente.

Schritt 2: Den richtigen Ordner öffnen

Navigiere zu dem Ordner, in den du das Dokument hochladen möchtest.

• Wähle die richtige Gruppe oder Kategorie.
• Das bestimmt, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Schritt 3: Datei hochladen

1. Gehe zum Reiter Aktionen.
2. Klicke auf Datei hochladen.
3. Wähle die Datei von deinem Computer.

Das Dokument wird jetzt dem Ordner hinzugefügt.

Wer darf hochladen?

Standardmäßig laden nur Administratoren hoch. Sollen Mitglieder selbst Dateien oder Ordner hinzufügen dürfen, stelle Einstellungen › Zugang & Datenschutz › Dokumente › Wer darf Dateien und Ordner hinzufügen? auf Alle. Das gilt dann für jedes Mitglied, das den Ordner sehen darf — wer den Ordner nicht sehen darf, kann dort auch nichts ablegen.

Löschen ist eine eigene Frage mit einer eigenen Einstellung: Du kannst Mitglieder also hochladen lassen, ohne dass sie etwas wegwerfen können. Siehe Zugriffsrechte für Dokumente einstellen.

Speicherplatz prüfen

Beachte, dass deine Organisation über einen maximalen Speicherplatz verfügt.

• Prüfe regelmäßig den verfügbaren Speicher.
• Lösche alte oder doppelte Dateien.
• Nutze klare Ordnerstrukturen.

Das hält die Umgebung übersichtlich und effizient.

Tipps für die effektive Nutzung

• Verwende klare Dateinamen.
• Organisiere Dokumente in logischen Ordnern.
• Lade nur relevante Dateien hoch.

Gut zu wissen

• Der Zugriff auf Dokumente wird über Gruppen geregelt.
• Änderungen sind sofort sichtbar.
• Dokumente bleiben sicher in der Organisation.