Zugriffsrechte für Dokumente einstellen

In 4planning bestimmst du über die Zugriffsrechte, wer Zugang zu Dokumenten hat. So können nur die richtigen Personen sie ansehen, herunterladen oder verwalten.

Warum Zugriffsrechte wichtig sind

Nicht alle Informationen sind für jeden bestimmt. Richtig eingestellte Zugriffsrechte schützen sensible Informationen und schaffen Übersicht in der Organisation.

• Mehr Kontrolle über vertrauliche Dokumente.
• Besserer Datenschutz und höhere Sicherheit.
• Gezielter Zugriff pro Gruppe.

Zugriff über Ordner

In 4planning werden Dokumente über den Ordner geteilt, in dem sie liegen. Die Zugriffsrechte des Ordners bestimmen, wer die Dokumente sehen kann.

1. Gehe im linken Menü zu Dokumente.
2. Öffne den Ordner, in dem das Dokument liegt.
3. Öffne die Ordnereinstellungen.
4. Lege fest, welche Gruppen Zugriff haben.
5. Speichere die Änderungen.

Alle Dokumente in diesem Ordner folgen automatisch denselben Zugriffsrechten. Unterordner ebenfalls, sofern für sie nichts anderes eingestellt ist.

Dokument in einen anderen Ordner verschieben

Brauchst du andere Zugriffsrechte? Dann verschiebe das Dokument in einen Ordner mit anderen Einstellungen.

• Wähle einen Ordner mit den richtigen Gruppen.
• Verschiebe das Dokument.

Der Zugriff wird sofort angepasst.

Öffentlicher Zugriff über einen Freigabelink

Du kannst auch einen öffentlichen Link erstellen. Damit kann jeder das Dokument öffnen, auch ohne Zugang zu deiner Umgebung.

• Nutze das nur, wenn es nötig ist.
• Sei vorsichtig bei vertraulichen Informationen.

Tipps für die effektive Nutzung

• Lege klare Ordner pro Team oder Projekt an.
• Beschränke den Zugriff auf sensible Dokumente.
• Prüfe regelmäßig die Ordnerrechte.

Gut zu wissen

• Der Zugriff wird auf Ordnerebene geregelt.
• Änderungen sind sofort aktiv.
• Gruppen bestimmen, wer Dokumente sehen kann.