Zugriffsrechte für Dokumente einstellen

In 4planning bestimmst du über die Zugriffsrechte, wer Zugang zu Dokumenten hat. So können nur die richtigen Personen sie ansehen, herunterladen oder verwalten.

Warum Zugriffsrechte wichtig sind

Nicht alle Informationen sind für jeden bestimmt. Richtig eingestellte Zugriffsrechte schützen sensible Informationen und schaffen Übersicht in der Organisation.

• Mehr Kontrolle über vertrauliche Dokumente.
• Besserer Datenschutz und höhere Sicherheit.
• Gezielter Zugriff pro Gruppe.

Zugriff über Ordner

In 4planning werden Dokumente über den Ordner geteilt, in dem sie liegen. Die Zugriffsrechte des Ordners bestimmen, wer die Dokumente sehen kann.

1. Gehe im linken Menü zu Dokumente.
2. Öffne das Menü des Ordners und wähle Zugriff.
3. Schalte Ordner für alle Mitglieder ein oder hake die Gruppen an, die Zugriff bekommen.
4. Klicke auf Speichern.

Alle Dokumente in diesem Ordner folgen automatisch denselben Zugriffsrechten. Unterordner ebenfalls, sofern du bei einem Unterordner nicht selbst eine Wahl triffst.

Wer darf hinzufügen und wer darf löschen?

Neben „wer sieht diesen Ordner" legst du für deine gesamte Umgebung fest, wer mit Dokumenten überhaupt etwas tun darf. Das steht unter Einstellungen › Zugang & Datenschutz › Dokumente und besteht aus zwei getrennten Fragen:

• Wer darf Dateien und Ordner hinzufügen? — hochladen und neue Ordner anlegen.
• Wer darf löschen und verwalten? — löschen, umbenennen, verschieben und teilen.

Bei beiden wählst du Alle, Administratoren (die Standardeinstellung) oder Nur Systemadministratoren. Alle bedeutet: jedes Mitglied, das den Ordner sehen darf — also nicht jedes Mitglied der Umgebung, sondern nur wer ohnehin Zugriff hat.

So kannst du Mitglieder selbst hochladen lassen, während das Aufräumen beim Vorstand bleibt. Änderst du hier nichts, bleibt alles wie gewohnt: Administratoren machen die Arbeit, Mitglieder lesen mit.

Ein Gruppenordner hat hier seine eigene Regelung: pro Gruppe legst du fest, ob dort alle Mitglieder hinzufügen oder verwalten dürfen. Ein Gruppenleiter behält diese Rechte im Ordner seiner eigenen Gruppe immer.

Administratoren sehen alle Dokumente

Mit der dritten Einstellung auf demselben Bildschirm legst du fest, ob gewöhnliche Administratoren jeden Ordner sehen, auch Ordner von Gruppen, in denen sie selbst nicht sind. Steht sie auf Nein, sehen sie nur ihre eigenen Ordner. Systemadministratoren sehen immer alles.

Dokument in einen anderen Ordner verschieben

Brauchst du andere Zugriffsrechte? Dann verschiebe das Dokument in einen Ordner mit anderen Einstellungen.

• Wähle einen Ordner mit den richtigen Gruppen.
• Verschiebe das Dokument.

Der Zugriff wird sofort angepasst.

Öffentlicher Zugriff über einen Freigabelink

Du kannst auch einen öffentlichen Link erstellen. Damit kann jeder das Dokument öffnen, auch ohne Zugang zu deiner Umgebung.

• Nutze das nur, wenn es nötig ist.
• Sei vorsichtig bei vertraulichen Informationen.

Tipps für die effektive Nutzung

• Lege klare Ordner pro Team oder Projekt an.
• Beschränke den Zugriff auf sensible Dokumente.
• Prüfe regelmäßig die Ordnerrechte.

Gut zu wissen

• Der Zugriff wird auf Ordnerebene geregelt.
• Änderungen sind sofort aktiv.
• Gruppen bestimmen, wer Dokumente sehen kann.