Dokumente über einen öffentlichen Link teilen

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In 4planning kannst du Dokumente über einen öffentlichen Link teilen. Damit gibst du Personen Zugriff auf ein Dokument oder einen Ordner, die keinen Zugang zu deiner Organisation in der App haben. Das ist praktisch, wenn du Informationen mit externen Parteien teilen möchtest.

Ein öffentlicher Freigabelink eignet sich, um Dokumente mit Personen außerhalb deiner Organisation zu teilen, etwa Lieferanten, Partnern oder Freiwilligen ohne Konto.

  • Teilen mit externen Parteien.
  • Dateien schnell ohne Konto versenden.
  • Vorübergehender Zugriff auf Dokumente.
  1. Gehe im linken Menü zu Dokumente.
  2. Öffne den Ordner oder das Dokument, das du teilen möchtest.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Freigabelink, um einen Freigabelink zu erstellen.
  4. Klicke auf Link erstellen.
  5. Klicke anschließend erneut auf Freigabelink. Kopiere hier den Link und teile ihn mit den gewünschten Personen.

Jeder mit diesem Link kann den Ordner öffnen, auch ohne Zugang zur Umgebung.

  1. Gehe im linken Menü zu Dokumente.
  2. Öffne den Ordner oder das Dokument.
  3. Klicke auf die Schaltfläche Freigabelink, um den Freigabelink zu entfernen.
  4. Klicke auf Link entfernen.

Wer den bestehenden Link hat, kann den Ordner dann nicht mehr öffnen.

Sicherheit und Datenschutz

Da der Link öffentlich ist, ist ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen wichtig.

  • Teile den Link nur mit den richtigen Personen.
  • Nutze diese Funktion nur, wenn es nötig ist.
  • Entferne oder ändere den Link, sobald er nicht mehr gebraucht wird.

Tipps für die effektive Nutzung

  • Nutze öffentliche Links für die externe Zusammenarbeit.
  • Nutze Gruppen für interne Dokumente.
  • Prüfe regelmäßig, welche Dokumente öffentlich sind.

Gut zu wissen

  • Jeder mit dem Link kann das Dokument ansehen.
  • Der Zugriff über einen öffentlichen Link ist unabhängig von Gruppen und Rollen.
  • Du behältst die Kontrolle über das Dokument innerhalb von 4planning.

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