Dokumente mit allen oder bestimmten Gruppen teilen

In 4planning teilst du Dokumente mit allen Mitgliedern oder mit bestimmten Gruppen. Das machst du über den Zugriff auf den Ordner. Außerdem kannst du einen öffentlichen Freigabelink erstellen, der auch für Personen ohne Zugang zu deiner Umgebung funktioniert.

Teilen über den Ordnerzugriff

Dokumente werden über den Ordner geteilt, in dem sie liegen. Über die Ordnereinstellungen legst du fest, welche Mitglieder oder Gruppen die Dokumente in diesem Ordner sehen können.

Zugriff für alle Mitglieder oder bestimmte Gruppen einstellen

1. Gehe im linken Menü zu Dokumente.
2. Öffne das Menü des Ordners und wähle Zugriff.
3. Lege fest, wer hineindarf:
   • Schalte Ordner für alle Mitglieder ein, wenn alle in deiner Umgebung den Ordner sehen dürfen.
   • Lass den Schalter aus und hake die Gruppen an, die Zugriff bekommen.
4. Klicke auf Speichern.

Ab diesem Moment sind alle Dokumente in diesem Ordner für die gewählten Gruppen sichtbar – oder für alle Mitglieder.

Legst du einen neuen Ordner an, steht dieselbe Wahl direkt im Fenster Ordner anlegen – du musst den Zugriff also nicht nachträglich regeln.

Alle Mitglieder oder einzelne Gruppen: was wählst du?

Ordner für alle Mitglieder ist für Dokumente gedacht, die niemand suchen soll: die Vereinsordnung, Formulare, ein Jahresbericht. Jedes Mitglied deiner Umgebung sieht so einen Ordner, auch Mitglieder, die (noch) in keiner Gruppe sind. Genau das ist der Unterschied dazu, alle Gruppen anzuhaken: wer keine Gruppe hat, verpasst den Ordner trotzdem – und eine später hinzugefügte Gruppe ebenfalls.

Hakst du dagegen Gruppen an, sehen nur deren Mitglieder den Ordner. Nutze das für Unterlagen, die zu einem Team, einem Ausschuss oder dem Vorstand gehören.

Woher der Zugriff kommt

• Der Hauptordner (die Startebene) ist immer für alle Mitglieder sichtbar.
• Ein Unterordner erbt den Zugriff des Ordners darüber, es sei denn, du triffst bei diesem Unterordner selbst eine Wahl. Dann gilt deine Wahl für diesen Ordner und alles darunter.
• Den Zugriff stellt ein Administrator ein. Systemadministratoren sehen immer alle Ordner; ob gewöhnliche Administratoren das auch tun, legst du unter Einstellungen › Zugang & Datenschutz › Dokumente fest.

Öffentlichen Freigabelink erstellen

Neben dem Zugriff über Gruppen kannst du einen öffentlichen Freigabelink erstellen. Diesen Link kann jeder öffnen, auch ohne Zugang zur Umgebung in der App.

1. Gehe zu Dokumente.
2. Öffne den Ordner oder das Dokument, das du teilen möchtest.
3. Wähle die Option, einen öffentlichen Freigabelink zu erstellen.
4. Kopiere den Link und teile ihn mit den gewünschten Personen.

Tipps für die effektive Nutzung

• Nutze den Gruppenzugriff für interne Dokumente und die Zusammenarbeit.
• Nutze einen öffentlichen Link nur, wenn das Teilen außerhalb von 4planning nötig ist.
• Prüfe regelmäßig, welche Gruppen Zugriff auf wichtige Ordner haben.

Gut zu wissen

• Der Ordnerzugriff bestimmt, wer Dokumente in der App sehen kann.
• Einen öffentlichen Freigabelink kann jeder öffnen, auch ohne Konto.
• Beim Teilen über einen öffentlichen Link ist bei vertraulichen Informationen besondere Vorsicht geboten.