Leden bijwerken uit Nexxchange

Houd je je leden bij in Nexxchange, dan hoef je ze in 4planning niet met de hand bij te werken. Je downloadt de ledenlijst uit Nexxchange en uploadt die hier. 4planning vergelijkt het bestand met de app en laat zien wat er verandert: nieuwe leden, gewijzigde gegevens, een ander lidmaatschap en leden die gestopt zijn. Er gebeurt niets tot jij het goedkeurt.

Voordat je begint

• Deze import zetten wij voor je vereniging aan. Zie je bij het importeren nog het gewone Excel-sjabloon, neem dan contact met ons op.
• Maak eerst je contributieplannen aan, bijvoorbeeld één per lidmaatschap. Zie Contributie innen: een contributieplan aanmaken.
• Exporteer alleen je actieve leden. Wie niet in het bestand staat, stelt de import voor als gestopt.

In het bestand moeten in ieder geval deze kolommen staan: het NGF-nummer (GSN), voornaam, achternaam, e-mailadres en het soort lidmaatschap. Persoonscode, tussenvoegsel, telefoonnummer en lid sinds mogen erbij. De volgorde van de kolommen maakt niet uit.

Stap 1: Upload je ledenlijst

1. Ga in het menu naar Organisatie en klik op Leden.
2. Klik rechtsboven op Gebruiker aanmaken en kies Gebruikers importeren.
3. Sleep het bestand uit Nexxchange in het vak, of tik erop om het te kiezen. Excel (.xls, .xlsx) en CSV werken allebei.

Stap 2: Kolommen

De eerste keer geef je aan welke kolom in je bestand bij welk veld hoort. Meestal herkent 4planning ze zelf; controleer het en pas aan waar nodig. Naast elk veld zie je een voorbeeld uit je bestand.

De app onthoudt je keuze. Staat de volgende export er hetzelfde uit, dan sla je deze stap over.

Stap 3: Lidmaatschappen

Per soort lidmaatschap uit Nexxchange (bijvoorbeeld GL, BL en JL) kies je:

• Contributieplan: welk plan deze leden betalen. Kies Geen contributie als dat lidmaatschap niets betaalt.
• Groep (optioneel): zet de leden ook in een groep.
• Jeugd: zet dit aan bij jeugdlidmaatschappen. Dat is nodig voor gezinnen die één e-mailadres delen, zie verderop.

Ook dit onthoudt de app. Komt er later een nieuw soort lidmaatschap in het bestand, dan vraagt hij het alleen voor dat nieuwe soort.

Stap 4: Het overzicht

Je ziet alle wijzigingen per groep:

• Nieuwe leden: staan in het bestand, nog niet in de app.
• Koppelen aan bestaand lid: staan al in de app. Ze krijgen hun NGF-nummer, zodat we ze voortaan herkennen. Dit zie je vooral bij de eerste upload.
• Gegevens gewijzigd: naam, e-mailadres of telefoonnummer is anders.
• Ander lidmaatschap: de contributie verandert.
• Weer lid: waren gestopt en staan weer in het bestand. Ze houden hun eigen gegevens.
• Gestopt: staan niet meer in het bestand. Ze worden lid: nee en hun contributie stopt.
• Controleren: hier kunnen we niet zeker zijn, bijvoorbeeld omdat een NGF-nummer twee keer in het bestand staat. Deze regels worden niet toegepast. Los het op in Nexxchange; bij de volgende upload staan ze er weer.

Elke regel heeft een vinkje. Wat je uitvinkt, nemen we niet over, en stellen we de volgende keer ook niet opnieuw voor, tenzij er in Nexxchange iets aan verandert.

Met Nieuwe leden een uitnodiging voor de app sturen bepaal je of nieuwe leden meteen een uitnodiging krijgen. Onderaan zie je precies wie er een bericht krijgt: een uitnodiging voor de app of een verzoek om de automatische incasso te machtigen.

Klik op Wijzigingen doorvoeren en bevestig. Je ziet daarna wat er is gebeurd.

Gestopte leden

Een gestopt lid wordt niet verwijderd. Hij staat op lid: nee, zijn contributie stopt en een openstaand bedrag vervalt; dat bedrag zie je vooraf in het overzicht. Komt hij later terug, dan herkennen we hem aan zijn NGF-nummer en krijgt hij zijn eigen gegevens en historie terug.

Staan er ineens veel meer leden niet in het bestand dan normaal, dan vraagt de app eerst of het echt de volledige lijst is. Lijkt het bestand duidelijk onvolledig, dan worden gestopte leden die keer helemaal niet verwerkt.

Gezinnen met één e-mailadres

In 4planning hoort een e-mailadres bij één account. Delen een ouder en een kind in Nexxchange hetzelfde adres, dan wordt het kind een kind-account onder de ouder: geen eigen login, en de ouder regelt het in de app. Een machtigingsverzoek voor het kind gaat naar de ouder.

Daarvoor moet het lidmaatschap van het kind op Jeugd staan en moet de functie Gezinsaccounts aan staan. Delen twee volwassenen een adres, dan komt de tweede bij Controleren: geef die persoon in Nexxchange een eigen e-mailadres.

Wanneer betaalt een lid?

Nieuwe leden krijgen een abonnement op het plan van hun lidmaatschap. Heeft dat plan een vaste betaaldatum, bijvoorbeeld 1 februari, dan:

• betaalt een nieuw lid bij aanmelding en daarna elk jaar op die datum;
• betaalt een bestaand lid dat bij het koppelen voor het eerst een abonnement krijgt, pas op de eerstvolgende vaste datum.

Het overzicht laat per regel zien wanneer iemand voor het eerst betaalt. Kiest je vereniging voor automatische incasso, dan krijgt een lid zonder machtiging een verzoek om die te geven.

Veelgestelde vragen

• Wat als een persoonscode in Nexxchange verandert? We herkennen leden aan hun NGF-nummer, niet aan de persoonscode. Een nieuwe persoonscode wordt gewoon bijgewerkt.
• Kan ik dezelfde export twee keer uploaden? Ja. Wat al klopt, staat bij Ongewijzigd en er gebeurt niets mee.
• Verandert een e-mailadres ook de login? Ja, het e-mailadres is de login. Gebruikt iemand hetzelfde account ook bij een andere vereniging, dan komt de wijziging bij Controleren en passen we hem niet vanzelf toe.
• Worden leden zonder NGF-nummer gestopt? Nee. Wie in de app geen NGF-nummer heeft, bijvoorbeeld een bestuurslid dat niet in Nexxchange staat, raakt de import niet aan.