Rompslomp koppelen en een conceptfactuur maken

Rond je een project af, dan kan 4planning een conceptfactuur in je boekhouding zetten. Daarvoor koppel je één keer je administratie in Rompslomp; andere boekhoudpakketten worden nog niet ondersteund. De factuur blijft altijd een concept: je controleert en verstuurt hem zelf in Rompslomp.

Stap 1: Maak een API-sleutel in Rompslomp

1. Log in bij Rompslomp en ga naar Mijn account › Mijn API tokens.
2. Maak een nieuwe sleutel aan en geef hem het recht om facturen te beheren.
3. Kopieer de sleutel.

Stap 2: Koppel hem in 4planning

1. Ga naar Projecten en klik bovenaan op Boekhouding.
2. Plak de sleutel bij Rompslomp API-sleutel.
3. Laat Koppeling actief aan staan en klik op Opslaan en testen.

4planning test de sleutel eerst bij Rompslomp en bewaart hem pas als hij werkt (versleuteld). Heb je meer dan één administratie, dan verschijnt de keuzelijst Administratie: kies de juiste en klik nog een keer op Opslaan en testen. Mag de sleutel geen facturen beheren, dan krijg je daar meteen een melding van.

Wil je later een andere sleutel gebruiken, plak dan de nieuwe en sla opnieuw op. Laat je het veld leeg, dan blijft de bestaande sleutel staan. Met Verwijderen haal je de koppeling helemaal weg.

Stap 3: Een conceptfactuur maken bij het afronden

1. Open het project en zet de status op Afgerond.
2. Vink Conceptfactuur in Rompslomp zetten aan.
3. Klik op Opslaan.

Dit vinkje zien alleen beheerders, en alleen zolang er voor dit project nog geen factuur is gemaakt.

Ben je het vergeten bij het afronden? Dan staat er in de zijkolom van het project Nog geen factuur met de knop Conceptfactuur maken.

Wat er op de factuur komt

• de materialen van het project (bij een project uit een offerte zijn dat de offerteregels), met de korting van de offerte;
• de uren, kilometers en het materiaal van de factureerbare werkbonnen bij dit project die nog niet gefactureerd zijn;
• een ontvangen aanbetaling als aftrekregel, zodat je klant die niet twee keer betaalt.

Na het aanmaken zie je in de zijkolom Conceptfactuur in je boekhouding, met een link naar de factuur in Rompslomp. Werkbonnen die zijn meegegaan, worden gemarkeerd als gefactureerd.

Veelgestelde vragen

• Kan er per ongeluk een tweede factuur ontstaan? Nee, 4planning onthoudt per project dat er al een conceptfactuur is en maakt nooit een tweede. Ook werkbonnen gaan maar één keer mee.
• Verstuurt 4planning de factuur naar mijn klant? Nee, hij komt als concept in Rompslomp. Jij controleert de regels en het btw-tarief en verstuurt hem daar.
• Werkt dit ook met Moneybird, e-Boekhouden of SnelStart? Nog niet, voorlopig alleen met Rompslomp.
• Ik zet de status op Afgerond, maar zie het vinkje niet. Controleer of de koppeling actief is en of je beheerder bent. Is er al een factuur voor dit project, dan verschijnt het vinkje ook niet meer.