Hoe onderhoudsbeurten automatisch worden ingepland

Zie je een onderhoudsbeurt in je agenda staan die niemand heeft ingepland? Dan heeft 4planning die zelf aangemaakt. Elke nacht wordt gecontroleerd welke contracten aan de beurt zijn.

Wanneer er automatisch een beurt komt

Er wordt een beurt aangemaakt zodra dit allemaal klopt:

• Het contract staat op Actief.
• De Datum Vlg. Beurt valt binnen de komende drie weken (of ligt al in het verleden). Staat je eerste herinnering aan de klant verder dan twee weken vooruit, dan kijkt de automaat verder: een week vóór die herinnering.
• Er staat nog geen toekomstige beurt open voor dit contract.

Is er al een beurt ingepland, dan gebeurt er niets — je krijgt dus nooit dubbele beurten van de automaat.

Hoe zo'n beurt eruitziet

De app neemt over wat er bij de vorige beurt van dit contract stond. Dat is de laatste beurt die al geweest is, met voorrang voor een afgeronde; een afgezegde beurt telt niet mee.

• Hetzelfde tijdstip en dezelfde duur. Kwam de monteur vorige keer van 13:30 tot 15:00, dan staat de nieuwe beurt ook van 13:30 tot 15:00 — op de richtdatum.
• Dezelfde monteur(s). Behalve wie inmiddels geen medewerker meer is; die wordt overgeslagen.
• Dezelfde notitie, bijvoorbeeld waar de sleutel ligt of waar je kunt parkeren.

Op het contract staat bij zo'n beurt het label Automatisch ingepland. Open de beurt, kijk of alles klopt en klik op Opslaan — dan verdwijnt het label.

Is er nog geen vorige beurt (een nieuw contract), dan is er niets om over te nemen. De beurt komt dan op 09:00 tot 11:00 en zonder monteur: je ziet hem in de agenda met een rode streepjesrand en een waarschuwingsteken, en in de lijst met niet-toegewezen afspraken. Jij wijst hem toe.

Lag de richtdatum al in het verleden? Dan wordt de beurt op morgen gezet, niet met terugwerkende kracht.

Dit staat altijd aan

Automatisch inplannen kun je niet uitzetten — er is geen instelling voor, niet per contract en niet voor je hele omgeving. Wil je niet dat er een beurt verschijnt, dan zijn er twee wegen:

• Zet het contract op Opgezegd. Dan wordt er niets meer ingepland.
• Zet de Datum Vlg. Beurt verder vooruit, buiten die horizon.

Let op bij herinneringsmails

De automaat zet een beurt minstens een week vóór de eerste herinnering aan de klant klaar. Zo heb je tijd om hem na te kijken voordat de klant de datum en het tijdstip in de mail krijgt. Omdat de app het tijdstip van de vorige beurt overneemt, krijgt de klant de tijd waarop jullie normaal komen. Wijkt het deze keer af, verzet de beurt dan vóór de herinnering uitgaat.

Veelgestelde vragen

• Er staat een beurt in mijn agenda die ik niet heb gemaakt. Dat is de automaat; zie hierboven wanneer dat gebeurt.
• Kan ik de standaardtijd van 09:00–11:00 aanpassen? Die geldt alleen als er nog geen vorige beurt is. Daarna neemt de app het tijdstip van de vorige beurt over. Je kunt elke beurt na het inplannen gewoon verzetten.
• Kan ik zien welke beurten automatisch zijn aangemaakt? Ja: op het contract staat het label Automatisch ingepland, tot iemand de beurt heeft opgeslagen.
• Er staat een oude notitie bij de nieuwe beurt. De notitie komt van de vorige beurt. Pas hem aan of maak hem leeg en klik op Opslaan.
• Ik heb een beurt verwijderd en de volgende nacht staat er weer een. Dat klopt: zolang de richtdatum binnen de horizon valt en er geen beurt openstaat, wordt er een nieuwe gemaakt. Verplaats de richtdatum of zeg het contract op.