Een onderhoudsbeurt inplannen, wijzigen of annuleren

Naast de beurten die automatisch worden ingepland, kun je er zelf een aanmaken vanaf het contract.

Plan de beurt vanaf het contract

Let op — dit is de meest gemaakte fout. Maak je in de agenda een gewone afspraak van het type Onderhoud, dan is dat geen onderhoudsbeurt. Zo'n afspraak verschijnt niet bij het contract, telt niet mee als "er staat al iets ingepland", krijgt geen herinneringsmails en kan niet worden afgerond met de afrondknop. Plan een beurt daarom altijd vanaf het contract zelf, met de knop hieronder.

1. Open het contract (via de klant, tabblad Onderhoud).
2. Klik op Nieuwe Beurt.
3. Kies een medewerker — of laat leeg en wijs later toe.
4. Kies een dag in de kalender rechts; je ziet daar meteen wat die medewerker al staan heeft. Stel starttijd en eindtijd in (de eindtijd springt automatisch op een uur later).
5. Vul eventueel een interne notitie in. Die is alleen voor je eigen team.
6. Wil je de klant informeren? Vink Klant per e-mail op de hoogte brengen aan. Met het vraagteken ernaast bekijk je eerst hoe die mail eruitziet.
7. Klik op Inplannen.

Heeft de klant geen e-mailadres, dan is dat vinkje uitgeschakeld.

Wat de klant in die mail ziet

De bevestigingsmail bevat de titel van het contract, de datum en tijd, het adres van de klant en de naam van de toegewezen medewerker, plus een knop om de afspraak in de eigen agenda te zetten. Je interne notitie gaat niet mee — die blijft binnen je team.

Wijzigen en annuleren

Klik een beurt aan in de Tijdlijn of Lijst op het contract. In Beurt Wijzigen pas je status, medewerker, tijden en notitie aan.

• Annuleren doe je door de status op Geannuleerd te zetten. De klant krijgt hier géén bericht van — laat het zelf even weten.
• Verwijderen kan met de knop in dezelfde modal. Dat is definitief.
• Je kunt een beurt ook verslepen in de agenda om 'm te verzetten.

Staat een beurt op Te laat (oranje)? Dan is de geplande datum verstreken terwijl de beurt nog op ingepland staat. Dat is puur een signaal; er gaat geen melding uit.

Herinneringsmails aan de klant

Bij Instellingen → E-mail → Reminders stel je in hoeveel dagen vóór een beurt de klant automatisch bericht krijgt. Er zijn twee herinneringen; standaard veertien en twee dagen vooraf. Vul 0 in om er een uit te zetten, en zorg dat Onderhoud is aangevinkt bij de soorten waarvoor reminders uitgaan. De teksten pas je aan bij E-mailsjablonen.

Deze instelling geldt voor je hele omgeving, niet per contract.

Goed om te weten

• Onderhoudsbeurten verschijnen niet in een gekoppelde externe agenda (Google, Apple, Outlook). Ze staan alleen in 4planning zelf.
• Een monteur kan alleen beurten aanpassen die aan hem zijn toegewezen. Niet-toegewezen beurten zijn voor beheerders.
• Herinneringsmails gaan altijd in het Nederlands de deur uit.

Veelgestelde vragen

• Mijn afspraak staat niet bij het contract. Dan is het een gewone agenda-afspraak van het type Onderhoud, geen beurt. Maak 'm opnieuw aan via Nieuwe Beurt op het contract.
• De klant heeft geen herinnering gekregen. Controleer of Onderhoud aangevinkt staat bij de reminders, of het aantal dagen niet op 0 staat, en of de klant een e-mailadres heeft.
• Ik zie de medewerkerkeuze niet. Die verschijnt alleen als de functie Medewerkers aan staat bij jouw omgeving.