Een aanvraag opvolgen en omzetten naar klant

Een aanvraag in je inbox is het begin van een traject: van eerste contact, via een locatiebezoek en een offerte, tot een gewonnen of verloren opdracht. Op de aanvraag zelf zie je waar hij staat en wat er al gebeurd is.

De status loopt vanzelf mee

Status	Betekenis
Nieuw	Net binnengekomen.
In behandeling	Je bent ermee bezig, of er staat een conceptofferte klaar.
Locatiebezoek	Er is een locatiebezoek ingepland.
Offerte verstuurd	Er is een offerte naar de klant verstuurd.
Gewonnen	De klant heeft een offerte geaccepteerd.
Verloren	Alle offertes zijn afgewezen of verlopen.
Afgehandeld	Handmatig gesloten.
Spam	Automatisch of handmatig als spam gemarkeerd.

Plan je een locatiebezoek, verstuur je een offerte of wordt die geaccepteerd, dan schuift de status automatisch door en komt er een regel bij de notities. Hij gaat nooit vanzelf terug. Je kunt de status altijd zelf wijzigen met de keuzelijst bovenaan de aanvraag. In de inbox filtert Open op alles waar nog iets mee moet gebeuren.

Een klant maken

1. Open de aanvraag en klik op Maak klant.
2. Het formulier is al voorgevuld met de naam, de bedrijfsnaam, het e-mailadres en het telefoonnummer uit de aanvraag.
3. Controleer de gegevens en bevestig.

Bestaat er al een klant met hetzelfde e-mailadres, dan wordt de aanvraag aan die klant gekoppeld in plaats van dat er een dubbele klant ontstaat. Daarna zie je de knop Bekijk klant. De aanvraag blijft gewoon in het traject staan: een klant maken is geen status meer.

Een offerte maken

Klik op Offerte maken. Is er nog geen klant, dan wordt die eerst aangemaakt. Je komt direct in de offerte-editor, met een conceptofferte die aan de aanvraag vastzit en het onderwerp van de aanvraag als eerste regel. Zie Offerte maken en versturen.

Staat Planny aan en is er al een klant, dan kun je ook Offerte met Planny kiezen: Planny stelt dan een concept voor je op, zie Een offerte opstellen met Planny.

Een locatiebezoek plannen

Met Locatiebezoek plannen zet je een afspraak bij de klant in de planning, vast aan deze aanvraag. Hoe dat werkt, lees je in Een locatiebezoek plannen.

Het traject, foto's en notities

• Traject — zodra er een locatiebezoek, offerte of project bij de aanvraag hoort, staat dat hier op een rij. Klik erop om het te openen.
• Foto's — één raster. Met Foto's toevoegen kies je er één of meer; ze verschijnen meteen, zonder dat de pagina herlaadt. Tijdens of vlak voor een locatiebezoek krijgen ze vanzelf het label Locatiebezoek, anders zijn het eigen foto's (zonder label). Stuurde de klant de foto, kies dan in het menu (⋮) op de foto Van de klant. Via hetzelfde menu verwijder je een foto, en door te slepen zet je ze in de volgorde die je wilt. Tik een foto aan om hem groot te bekijken.
• Notities — kies bij elke notitie de soort: Notitie, Telefoongesprek, E-mail of Locatiebezoek, en geef eventueel een terugbeldatum op. Staan opnames en Planny aan, dan kun je een notitie ook inspreken met de microfoonknop.

Spam

Een aanvraag die boven de spam-drempel scoort, krijgt automatisch de status Spam. Blijkt hij toch echt? Klik op Geen spam om hem terug te zetten naar Nieuw. Andersom markeer je een aanvraag met Spam zelf.

Veelgestelde vragen

• Waar is de status "Geconverteerd" gebleven? Die bestaat niet meer. Of er een klant is, zie je aan de knop Bekijk klant. Oude aanvragen met die status staan nu op In behandeling.
• Wat als de aanvraag geen e-mailadres bevat? Dan wordt er altijd een nieuwe klant aangemaakt; er kan dan niet worden gecontroleerd op een bestaande klant.
• Kan Planny zelf een aanvraag omzetten naar klant? Nee, dat doe je zelf met Maak klant of Offerte maken.
• Een tweede offerte is afgewezen, maar de eerste was al geaccepteerd. Is de aanvraag nu verloren? Nee, een gewonnen aanvraag blijft gewonnen.