Offerte-instellingen - nummers, handtekening, voorwaarden en aanbetaling

Een paar dingen gelden voor al je offertes tegelijk: de nummering, of de klant moet tekenen, je eigen voorwaarden, de aanbetaling en de herinneringen. Die stel je één keer in.

De instellingen openen

Ga naar Offertes en klik bovenaan op Instellingen. Het venster Offerte-instellingen opent. Klik na het aanpassen op Opslaan.

Offertenummers

Elke offerte krijgt automatisch een nummer: het voorvoegsel, het jaar en een volgnummer, bijvoorbeeld OFF-2026-0001. Bij Voorvoegsel kies je zelf de letters (alleen letters en cijfers, maximaal 10). Onder het veld zie je welk nummer de volgende offerte krijgt. Een nieuw voorvoegsel geldt alleen voor nieuwe offertes; bestaande nummers veranderen niet.

Akkoord door de klant

Handtekening verplicht bij online akkoord staat standaard aan: de klant zet dan zijn handtekening met zijn vinger of de muis voordat hij kan accorderen. Zet je het uit, dan is de handtekening optioneel en volstaat een getypte naam.

Voorwaarden

Upload je eigen algemene voorwaarden als PDF (maximaal 10 MB) bij Voorwaarden uploaden (PDF) en geef het document eventueel een andere naam bij Naam van het document. De klant ziet dan een link naar het document in de offertemail en bij het akkoord, en vinkt aan dat hij ermee akkoord gaat.

Upload je later een nieuwe versie, dan bewaart 4planning bij elke geaccepteerde offerte welke versie toen gold. Zonder geüploade voorwaarden noemt de offerte geen voorwaarden.

Aanbetaling

Heb je je eigen Mollie-account gekoppeld (onder Instellingen › Integraties › Betaalkoppeling), dan kun je Standaard een aanbetaling vragen bij nieuwe offertes aanzetten en een percentage kiezen. Per offerte kun je dat in de editor nog aanpassen.

Na zijn akkoord betaalt de klant de aanbetaling direct online. Het geld komt rechtstreeks op de Mollie-rekening van je bedrijf; 4planning ontvangt niets. Zonder Mollie-koppeling zie je hier alleen de knop Mollie koppelen, en vraagt een offerte geen aanbetaling.

Herinnering aan de klant

Bij Herinnering sturen als de klant na zoveel dagen nog niet reageerde vul je een aantal dagen in. 0 betekent: geen herinneringen (dat is de standaard). Staat er een getal, dan krijgt de klant hoogstens één herinnering per verzending, plus één mail vlak voordat de offerte verloopt.

Los daarvan zet een dagelijkse controle offertes waarvan de datum bij Geldig tot voorbij is op Verlopen. De klant kan zo'n offerte niet meer accorderen.

Een melding als de klant reageert

Accepteert of weigert een klant een offerte, of betaalt hij de aanbetaling, dan krijgen de beheerders een melding. Wil je die niet, of liever per e-mail? Ga naar Mijn account en zoek bij de meldingen het blok Offertes.

Veelgestelde vragen

• Kan ik de nummers van bestaande offertes aanpassen? Nee, een nummer staat vast zodra de offerte het heeft; je klant kan er al naar verwezen hebben.
• Mijn klant kan geen handtekening zetten op zijn computer. Dat kan ook met de muis. Lukt het echt niet, zet de handtekening dan uit of leg het akkoord zelf vast met Akkoord ontvangen in de offerte.
• Gaat de aanbetaling via 4planning? Nee, het geld gaat rechtstreeks naar je eigen Mollie-rekening.
• Geldt een nieuwe instelling ook voor offertes die al verstuurd zijn? De aanbetaling en de nummering gelden voor nieuwe offertes. Handtekening en voorwaarden gelden voor elk akkoord dat daarna wordt gegeven.