Een locatiebezoek plannen

Bij veel klussen wil je eerst gaan kijken voordat je een prijs noemt. Een locatiebezoek is een afspraak in de planning die vastzit aan een aanvraag. Alles wat je tijdens het bezoek vastlegt — foto's en notities — komt op die aanvraag terecht, zodat je het terugziet als je de offerte maakt.

Stap 1: Plan het bezoek

1. Open de aanvraag via Aanvragen.
2. Klik op Locatiebezoek plannen.
3. De Titel / onderwerp en de Locatie zijn al ingevuld met het onderwerp en het adres uit de aanvraag. Pas ze aan als dat nodig is.
4. Kies bij Wanneer de datum en de tijd.
5. Kies bij Wie gaat er langs? de medewerker(s) die gaan (alleen als Medewerkers aan staat). Standaard sta je er zelf in.
6. Zet bij Notitie eventueel iets praktisch, bijvoorbeeld waar de sleutel ligt of waar je kunt parkeren.
7. Wil je dat de klant een bevestiging krijgt, zet dan Stuur de klant een bevestiging per e-mail aan.
8. Klik op Inplannen.

De aanvraag springt naar de status Locatiebezoek, en onder Traject op de aanvraag zie je het bezoek staan met datum en medewerker.

Stap 2: Het bezoek in de planning

Het locatiebezoek staat als paarse afspraak in de planning en in de agenda van de medewerkers die gaan. Klik je erop, dan zie je de knop Foto's & notities bij de aanvraag. Die brengt je in één tik naar de aanvraag, ook op je telefoon.

Stap 3: Leg ter plekke foto's en notities vast

Op de aanvraag:

• Foto's — klik op de aanvraag op Foto's toevoegen. Tijdens het bezoek (of vlak ervoor) krijgen ze vanzelf het label Locatiebezoek, zodat je ze op de aanvraag apart herkent van de foto's die de klant stuurde.
• Notities — kies als soort notitie Locatiebezoek. Maten, wensen en bijzonderheden horen hier. Staan opnames en Planny aan, dan kun je de notitie ook inspreken met de microfoonknop; de tekst komt dan in het notitieveld.

Wat er daarna mee gebeurt

Klik op de aanvraag op Offerte maken om de offerte op te stellen; de offerte zit dan aan de aanvraag vast. Accepteert de klant die offerte, dan komen de foto's van de aanvraag en je notities van het locatiebezoek als eerste, interne update Situatie bij aanvang in de projectupdates van het nieuwe project. Zie Projectupdates bijhouden voor je klant. Kies je in plaats daarvan Offerte met Planny, dan leest Planny je notities van het locatiebezoek mee, zodat maten en aantallen in het concept kloppen.

Veelgestelde vragen

• Kan ik een locatiebezoek ook vanuit de planning aanmaken? Nee, een locatiebezoek plan je altijd vanuit de aanvraag, zodat het er vast aan zit. Voor een gewone afspraak, zie Afspraken inplannen in de agenda.
• Ik zie de optie om de klant te mailen niet. Die verschijnt pas als de aanvraag aan een klant gekoppeld is. Klik eerst op Maak klant.
• Ziet mijn klant de foto's van het locatiebezoek? Nee. Ook in het project staan ze in een interne update; jij bepaalt of je hem zichtbaar maakt.
• Kan ik meerdere locatiebezoeken plannen? Ja, ze staan allemaal onder Traject op de aanvraag.