Attribuer des rôles et des droits aux membres/utilisateurs

Dans 4planning, tu détermines avec les rôles les droits d'un utilisateur. En attribuant correctement les rôles, tu crées des responsabilités claires et un environnement sûr. Dans cet article, tu découvres quels rôles existent et comment tu les attribues.

Aperçu des rôles

L'onglet Autorisations d'un membre comporte deux parties. Les noms ci-dessous sont exactement ceux que tu vois dans l'application.

Participe à — ce pour quoi cette personne peut être planifiée et dans quelles listes elle apparaît : Collaborateur, Collègue, Permanences bar et Arbitre.

Peut gérer — ce que cette personne peut modifier pour tout l'environnement : Administrateur et Administrateur système, plus quelques rôles qui n'ouvrent qu'une seule partie (voir Rôles de gestion par partie plus bas).

Le Responsable de groupe ne figure pas sur cet onglet : celui-là, tu l'actives sur l'onglet Groupes du membre.

Responsable de groupe

Un responsable de groupe a des droits au sein d'un ou plusieurs groupes. Tout ce qu'il peut faire ne vaut qu'à l'intérieur de ces groupes — jamais pour l'ensemble de l'association.

• Peut gérer les membres au sein du groupe.
• Peut gérer la communication, les événements et les documents.
• Peut modifier les paramètres du groupe.
• Pour les actualités, les sondages et les événements, il ne peut choisir que les groupes qu'il gère lui-même.
• Peut modifier et supprimer ses propres événements : ceux qu'il a créés lui-même, ou ceux rattachés à l'un de ses groupes.
• Peut retrouver ses propres brouillons via Événements › Gérer les événements. Les autres écrans n'affichent pas les brouillons.
• Peut aussi y exporter la présence de ses propres événements, avec uniquement les membres de ses groupes. Les événements à l'échelle de l'association sans groupe rattaché en sont exclus. Voir Gérer la présence.

Le premier responsable de groupe est désigné par un administrateur ou un administrateur système, sur l'onglet Groupes de ce membre.

Administrateur

Un administrateur a des droits étendus au sein de l'environnement.

• Peut gérer les membres.
• Peut gérer les groupes et désigner des responsables de groupe.
• Peut gérer la communication et le contenu.
• A accès à toutes les parties de l'application.

Un administrateur ne peut toutefois pas ouvrir les Paramètres et ne peut donc pas modifier les paramètres de l'organisation — et il ne peut pas non plus attribuer de rôles : l'onglet Autorisations ne lui est pas visible.

Administrateur système

L'administrateur système a un accès complet.

• Peut gérer tous les paramètres et toutes les parties.
• Est le seul à avoir accès aux Paramètres.
• Peut nommer des administrateurs et des administrateurs système (onglet Autorisations).

Tu fais de quelqu'un un administrateur système en le rendant d'abord Administrateur : ce n'est qu'ensuite que le bouton Administrateur système apparaît en dessous.

Rôles de gestion par partie

Sous Peut gérer, à côté d'Administrateur et d'Administrateur système, se trouvent aussi des rôles qui n'ouvrent qu'une seule partie de l'application. Tu donnes ainsi à quelqu'un juste assez de droits pour sa tâche, sans en faire un administrateur de tout l'environnement. Ils fonctionnent indépendamment les uns des autres et d'Administrateur : tu peux en donner un à quelqu'un qui n'a aucun autre droit de gestion.

• Responsable des événements — peut créer et modifier des événements pour tout l'environnement et y ajouter des billets. Pas les finances.
• Responsable des permanences bar — peut gérer et adapter le planning des permanences. N'apparaît qu'une fois Permanences bar activé pour cette personne.
• Coordinateur des arbitres — peut désigner les arbitres et suivre leurs disponibilités, mais ne peut pas modifier le match lui-même. N'apparaît qu'une fois Arbitre activé pour cette personne.
• Responsable de la boutique — peut gérer les articles, les tours de commande et les commandes de la boutique.
• Responsable des sponsors — a accès à l'aperçu des sponsors et peut gérer leurs données.

Chaque bouton n'apparaît que si cette partie est activée dans ton environnement. Tu n'en vois pas un ? Alors la fonction correspondante est désactivée — cela ne tient pas à ton propre rôle.

Si tu actives Administrateur, ces boutons disparaissent et il est indiqué Inclus dans Administrateur. Ce n'est pas une limitation mais la réalité : un administrateur a de toute façon accès à ces parties. Désactive Administrateur plus tard et les boutons reviennent exactement dans l'état que tu avais choisi.

Où travaille un responsable des événements ?

Il fait tout depuis l'écran Gérer les événements, qu'il atteint de trois façons :

• par l'élément de menu Gérer les événements (son emplacement exact varie selon l'environnement — la disposition du menu est configurable et l'élément peut se trouver dans un groupe que tu dois d'abord déplier) ;
• par le bouton Gérer les événements sur le tableau de bord et sur l'agenda ;
• par le même bouton sur la page des événements.

Cet écran contient aussi le bouton Nouvel événement, avec Importer via Excel en dessous. Il y voit tous les événements de l'environnement, brouillons compris.

Attribuer un rôle à un membre

1. Va dans Organisation > Membres.
2. Ouvre le membre.
3. Va sur l'onglet Autorisations.
4. Active le bouton du rôle que tu veux donner.
5. Clique sur Enregistrer.

Tu ne vois pas l'onglet Autorisations ? Alors tu n'es pas toi-même administrateur système ; seul ce rôle peut distribuer des rôles.

Faire de quelqu'un un responsable de groupe

1. Va dans Organisation > Membres et ouvre le membre.
2. Va sur l'onglet Groupes.
3. Active Membre pour le groupe ; le bouton Administrateur apparaît en dessous.
4. Active-le et clique sur Enregistrer.

Conseils pour une utilisation efficace

• Limite le nombre d'administrateurs système.
• Utilise les responsables de groupe pour les tâches quotidiennes.
• Contrôle régulièrement la répartition des rôles.

Important à savoir

• Les rôles déterminent l'accès et la sécurité.
• Tu peux modifier les rôles à tout moment.
• Une bonne répartition des rôles évite les erreurs et les fuites de données.