Enregistrer une réunion et la faire résumer

Avec cette fonction, tu enregistres une réunion, une visite ou une conversation ; l'application en crée automatiquement une transcription et un résumé structuré. Selon le type d'environnement, cette fonction s'appelle Comptes rendus (association), Notes de visite (entreprise) ou Notes.

Démarrer un enregistrement

1. Clique sur Nouvel enregistrement.
2. Renseigne éventuellement un titre et choisis, s'il y en a plusieurs, un modèle.
3. Renseigne éventuellement « Ordre du jour ou notes préalables » — cela aide à orienter le résumé.
4. La première fois, confirme que tu as le droit d'enregistrer.
5. Clique sur Démarrer l'enregistrement.

Si tu utilises l'application, tu peux continuer à travailler normalement dans d'autres écrans pendant l'enregistrement. Si tu utilises le site web dans le navigateur, l'écran d'enregistrement reste actif tant que tu enregistres — le quitter arrête l'enregistrement.

Tu ne peux pas importer un fichier audio existant ; l'enregistrement se fait uniquement en direct via le microphone.

Ce qui se passe ensuite

Après l'arrêt, l'enregistrement est traité automatiquement : d'abord une transcription (parole en texte), puis un résumé. Dès que c'est prêt, tu reçois une notification. Cela peut prendre quelques minutes, selon la durée de l'enregistrement.

Le résumé se compose de sections telles que Résumé, Décisions, Actions à mener, Ordre du jour et plus encore — les sections qui apparaissent exactement dépendent du modèle choisi.

Consulter et modifier un enregistrement

Ouvre un enregistrement pour basculer entre l'onglet Note (le résumé) et Transcription (le texte complet). Les repères temporels dans le résumé sont cliquables et sautent à ce moment précis dans la transcription.

• Modifier — ajuste manuellement le texte, les actions à mener ou les éléments de la liste de contrôle.
• Régénérer — fait recréer le résumé, éventuellement avec un autre modèle. La transcription reste inchangée.
• Exporter — en PDF ou en Markdown.
• Partager — via le panneau de partage de ton appareil, ou sous forme de texte copiable.

Modèles et paramètres (administrateurs)

Dans Paramètres, tu configures les modèles : quelles sections le résumé contient, le ton (automatique/formel/informel), combien de jours l'audio est conservé (ensuite seul le fichier son est supprimé, la transcription et le résumé restent) et, si tu le souhaites, une instruction personnalisée pour l'IA. Il y a toujours exactement un modèle par défaut.

Le budget et les limites d'utilisation de cette fonction sont définis par 4planning ; en tant qu'administrateur tu vois ta consommation, mais tu ne peux pas ajuster les limites toi-même. Si cela ne suffit pas, utilise « Demander une extension ».

Questions fréquentes

• Puis-je importer un fichier audio existant ? Non, seul l'enregistrement en direct via le microphone est possible.
• Qu'advient-il de l'audio au fil du temps ? Le fichier son est automatiquement supprimé après le délai de conservation configuré ; la transcription et le résumé restent.
• Puis-je ajuster moi-même la limite du nombre d'enregistrements par mois ? Non, c'est géré par 4planning ; utilise le bouton pour demander une extension.
• « Régénérer » compte-t-il aussi dans l'utilisation ? Oui, un nouveau résumé d'une transcription existante compte également.
• Les collègues peuvent-ils voir les enregistrements les uns des autres ? Les administrateurs, administrateurs système et collaborateurs peuvent aussi consulter et exporter les enregistrements d'autres personnes.