Planifier une visite sur place

Pour beaucoup de chantiers, tu veux d'abord aller voir avant d'annoncer un prix. Une visite sur place est un rendez-vous dans le planning lié à une demande. Tout ce que tu enregistres pendant la visite — photos et notes — atterrit sur cette demande, pour que tu le retrouves au moment de créer le devis.

Étape 1 : Planifie la visite

1. Ouvre la demande via Demandes.
2. Clique sur Planifier une visite sur place.
3. Les champs Titre / objet et Lieu sont déjà remplis avec l'objet et l'adresse de la demande. Modifie-les si nécessaire.
4. Dans Quand, choisis la date et l'heure.
5. Dans Qui se rend sur place ?, choisis le ou les collaborateur(s) qui y vont (uniquement si Collaborateurs est activé). Par défaut, tu y figures toi-même.
6. Dans Note, ajoute éventuellement une information pratique, par exemple où se trouve la clé ou où tu peux te garer.
7. Tu veux que le client reçoive une confirmation ? Active alors Envoyer une confirmation par e-mail au client.
8. Clique sur Planifier.

La demande passe au statut Visite sur place, et sous Suivi sur la demande, tu vois la visite avec la date et le collaborateur.

Étape 2 : La visite dans le planning

La visite sur place apparaît comme un rendez-vous violet dans le planning et dans l'agenda des collaborateurs qui y vont. Si tu cliques dessus, tu vois le bouton Photos et notes de la demande. Il te mène en un geste à la demande, même sur ton téléphone.

Étape 3 : Enregistre sur place des photos et des notes

Sur la demande :

• Photos — sur la demande, clique sur Ajouter des photos. Pendant la visite (ou juste avant), elles reçoivent automatiquement l'étiquette Visite sur place, pour les distinguer sur la demande des photos envoyées par le client.
• Notes — choisis Visite sur place comme type de note. Les mesures, les souhaits et les particularités ont leur place ici. Si les enregistrements et Planny sont activés, tu peux aussi dicter la note avec le bouton micro ; le texte arrive alors dans le champ de note.

Ce qui se passe ensuite

Clique sur Créer un devis sur la demande pour rédiger le devis ; le devis est alors lié à la demande. Si le client accepte ce devis, les photos de la demande et tes notes de la visite sur place apparaissent comme première mise à jour interne, Situation de départ, dans les mises à jour du nouveau projet. Voir Publier des mises à jour du projet pour ton client. Si tu choisis plutôt Devis avec Planny, Planny lit aussi tes notes de la visite sur place, pour que les mesures et les quantités du brouillon soient justes.

Questions fréquentes

• Puis-je aussi créer une visite sur place depuis le planning ? Non, une visite sur place se planifie toujours depuis la demande, pour qu'elle y soit liée. Pour un rendez-vous ordinaire, voir Planifier des rendez-vous dans l'agenda.
• Je ne vois pas l'option pour envoyer un e-mail au client. Elle n'apparaît que lorsque la demande est liée à un client. Clique d'abord sur Créer un client.
• Mon client voit-il les photos de la visite sur place ? Non. Dans le projet aussi, elles se trouvent dans une mise à jour interne ; c'est toi qui décides de la rendre visible.
• Puis-je planifier plusieurs visites sur place ? Oui, elles apparaissent toutes sous Suivi sur la demande.