Suivre une demande et la convertir en client

Une demande dans ta boîte de réception est le début d'un parcours : du premier contact, en passant par une visite sur place et un devis, jusqu'à une commande gagnée ou perdue. Sur la demande elle-même, tu vois où elle en est et ce qui s'est déjà passé.

Le statut avance tout seul

Statut	Signification
Nouvelle	Vient d'arriver.
En cours	Tu t'en occupes, ou un devis brouillon est prêt.
Visite sur place	Une visite sur place est planifiée.
Devis envoyé	Un devis a été envoyé au client.
Gagnée	Le client a accepté un devis.
Perdue	Tous les devis ont été refusés ou ont expiré.
Traitée	Clôturée manuellement.
Spam	Marquée comme spam, automatiquement ou manuellement.

Quand tu planifies une visite sur place, envoies un devis ou que celui-ci est accepté, le statut avance automatiquement et une ligne s'ajoute aux notes. Il ne recule jamais tout seul. Tu peux toujours modifier le statut toi-même avec la liste déroulante en haut de la demande. Dans la boîte de réception, le filtre Ouvertes affiche tout ce qui demande encore une action.

Créer un client

1. Ouvre la demande et clique sur Créer un client.
2. Le formulaire est déjà prérempli avec le nom, le nom de l'entreprise, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de la demande.
3. Vérifie les informations et confirme.

Si un client avec la même adresse e-mail existe déjà, la demande est liée à ce client au lieu de créer un client en double. Ensuite, tu vois le bouton Voir le client. La demande reste simplement dans son parcours : créer un client n'est plus un statut.

Créer un devis

Clique sur Créer un devis. S'il n'y a pas encore de client, celui-ci est d'abord créé. Tu arrives directement dans l'éditeur de devis, avec un devis brouillon lié à la demande et l'objet de la demande comme première ligne. Voir Créer et envoyer un devis.

Si Planny est activé et qu'il y a déjà un client, tu peux aussi choisir Devis avec Planny : Planny rédige alors un brouillon pour toi, voir Créer un devis avec Planny.

Planifier une visite sur place

Avec Planifier une visite sur place, tu ajoutes au planning un rendez-vous chez le client, lié à cette demande. Comment cela fonctionne, tu le lis dans Planifier une visite sur place.

Le suivi, les photos et les notes

• Suivi — dès qu'une visite sur place, un devis ou un projet est lié à la demande, il apparaît ici dans l'ordre. Clique dessus pour l'ouvrir.
• Photos — une seule grille. Avec Ajouter des photos, tu en choisis une ou plusieurs ; elles apparaissent tout de suite, sans recharger la page. Pendant ou juste avant une visite sur place, elles reçoivent automatiquement l'étiquette Visite sur place ; sinon ce sont tes propres photos (sans étiquette). Si c'est le client qui a envoyé la photo, choisis Du client dans le menu (⋮) de la photo. Le même menu permet de supprimer une photo, et tu les fais glisser dans l'ordre que tu veux. Touche une photo pour l'afficher en grand.
• Notes — choisis pour chaque note le type : Note, Appel téléphonique, E-mail ou Visite sur place, et indique éventuellement une date de rappel. Si les enregistrements et Planny sont activés, tu peux aussi dicter une note avec le bouton micro.

Spam

Une demande qui dépasse le seuil de spam reçoit automatiquement le statut Spam. Elle s'avère finalement légitime ? Clique sur Pas de spam pour la remettre sur Nouvelle. À l'inverse, tu marques toi-même une demande avec Spam.

Questions fréquentes

• Où est passé le statut « Convertie » ? Il n'existe plus. Tu vois s'il y a un client grâce au bouton Voir le client. Les anciennes demandes avec ce statut sont maintenant sur En cours.
• Que se passe-t-il si la demande ne contient pas d'adresse e-mail ? Un nouveau client est alors toujours créé ; il n'est pas possible de vérifier l'existence d'un client.
• Planny peut-il convertir lui-même une demande en client ? Non, tu le fais toi-même avec Créer un client ou Créer un devis.
• Un deuxième devis a été refusé, mais le premier avait déjà été accepté. La demande est-elle maintenant perdue ? Non, une demande gagnée reste gagnée.