Gestionar los documentos de forma segura

En 4planning colaboras de forma segura dentro de tu organización. Los documentos se almacenan de forma centralizada y solo se comparten con las personas adecuadas. En este artículo descubres cómo gestionar y compartir documentos de forma segura.

¿Por qué almacenar los documentos de forma centralizada?

Al guardar los documentos en 4planning, evitas que los archivos se dispersen por correo electrónico, WhatsApp o dispositivos personales. Esto aporta más claridad y una mejor seguridad.

• Todos los archivos en un único lugar central.
• Siempre la versión más actual.
• Sin archivos sueltos en cuentas privadas.

Compartir documentos de forma segura

En 4planning decides tú mismo quién tiene acceso a los documentos.

• Comparte documentos solo con los grupos relevantes.
• Utiliza la visibilidad y los permisos para limitar el acceso.
• Comprueba regularmente si las personas adecuadas tienen acceso.

Así evitas que información sensible llegue a las personas equivocadas.

Acceso y roles

No todo el mundo dentro de una organización necesita tener acceso a todos los documentos. Con roles y permisos puedes determinar:

• Quién puede ver los documentos.
• Quién puede subir documentos.
• Quién puede modificar o eliminar documentos.

Esto garantiza responsabilidades claras y un mejor control.

Control de versiones y visión general

Al gestionar los documentos de forma centralizada, trabajas siempre con la versión correcta. Esto evita malentendidos y errores.

• Trabaja con nombres de archivo claros.
• Sustituye las versiones antiguas en lugar de distribuir archivos nuevos.
• Elimina los documentos obsoletos cuando ya no sean necesarios.

Privacidad y confidencialidad

Utiliza 4planning para información confidencial como:

• Contratos y acuerdos.
• Documentos financieros.
• Datos personales.

Los datos permanecen dentro de la organización y no se comparten con terceros externos.

Consejos para un uso eficaz

• Crea carpetas y una estructura claras.
• Utiliza grupos para gestionar bien el acceso.
• Comprueba regularmente los permisos de los usuarios.
• Elimina los documentos que ya no sean necesarios.

Importante saber

• Solo los usuarios con acceso pueden ver los documentos.
• Los administradores gestionan el acceso y los permisos.
• Una gestión segura de documentos contribuye a la privacidad y al cumplimiento del RGPD.