Compartir documentos mediante un enlace público

En 4planning puedes compartir documentos mediante un enlace público. Con esto das acceso a un documento o carpeta a personas que no tienen acceso a tu organización en la app. Esto es útil cuando quieres compartir información con partes externas.

¿Cuándo usas un enlace público?

Un enlace público compartible es adecuado cuando quieres compartir documentos con personas fuera de tu organización, como proveedores, socios o voluntarios sin cuenta.

• Compartir con partes externas.
• Enviar archivos rápidamente sin cuenta.
• Acceso temporal a documentos.

Crear un enlace público

1. Ve en el menú de la izquierda a Documentos.
2. Abre la carpeta o el documento que quieres compartir.
3. Haz clic en el botón 'enlace compartible' para crear un enlace compartible.
4. Haz clic en crear enlace.
5. Luego haz clic de nuevo en 'Enlace compartible'. Copia aquí el enlace y compártelo con las personas deseadas.

Cualquiera con este enlace puede abrir la carpeta, incluso sin acceso al entorno.

Eliminar el enlace público

1. Ve en el menú de la izquierda a Documentos.
2. Abre la carpeta o el documento que quieres compartir.
3. Haz clic en el botón 'enlace compartible' para eliminar un enlace compartible.
4. Haz clic en 'Eliminar enlace'.

Cualquiera con el enlace existente ya no podrá abrir la carpeta.

Seguridad y privacidad

Como el enlace es público, es importante ser cuidadoso con la información confidencial.

• Comparte el enlace solo con las personas adecuadas.
• Usa esta función solo cuando sea necesario.
• Elimina o modifica el enlace cuando ya no sea necesario.

Consejos para un uso eficaz

• Usa enlaces públicos para la colaboración externa.
• Usa grupos para documentos internos.
• Comprueba regularmente qué documentos son públicos.

Importante saber

• Cualquiera con el enlace puede ver el documento.
• El acceso mediante un enlace público es independiente de los grupos y roles.
• Mantienes el control sobre el documento dentro de 4planning.