Configurar los permisos de acceso a un documento

En 4planning decides tú mismo quién tiene acceso a los documentos. Esto lo haces configurando los permisos de acceso adecuados. Así te aseguras de que solo las personas correctas puedan ver, descargar o gestionar documentos.

Por qué son importantes los permisos de acceso

No toda la información está destinada a todo el mundo. Al configurar bien los permisos de acceso, proteges información sensible y mantienes el orden dentro de la organización.

• Más control sobre documentos confidenciales.
• Mejor privacidad y seguridad.
• Acceso dirigido por grupo.

Acceso mediante carpetas

En 4planning los documentos se comparten mediante la carpeta en la que se encuentran. Los permisos de acceso de la carpeta determinan quién puede ver los documentos.

1. Ve en el menú de la izquierda a Documentos.
2. Abre la carpeta donde está el documento.
3. Abre la configuración de la carpeta.
4. Configura qué grupos tienen acceso.
5. Guarda los cambios.

Todos los documentos de esta carpeta siguen automáticamente los mismos permisos de acceso. Las subcarpetas también, a menos que se configure de otra manera para esta carpeta.

Mover un documento a otra carpeta

¿Quieres otros permisos de acceso? Entonces puedes mover un documento a una carpeta con otra configuración.

• Elige una carpeta con los grupos adecuados.
• Mueve el documento.

El acceso se ajusta de inmediato.

Acceso público mediante un enlace compartible

También puedes crear un enlace público. Con esto, cualquiera puede abrir el documento, incluso sin acceso a tu entorno.

• Usa esto solo cuando sea necesario.
• Presta atención con información confidencial.

Consejos para un uso eficaz

• Crea carpetas claras por equipo o proyecto.
• Limita el acceso a documentos sensibles.
• Comprueba regularmente los permisos de las carpetas.

Importante saber

• El acceso se determina a nivel de carpeta.
• Los cambios son inmediatamente efectivos.
• Los grupos determinan quién puede ver los documentos.