Configurar los permisos de acceso a un documento

En 4planning decides tú mismo quién tiene acceso a los documentos. Esto lo haces configurando los permisos de acceso adecuados. Así te aseguras de que solo las personas correctas puedan ver, descargar o gestionar documentos.

Por qué son importantes los permisos de acceso

No toda la información está destinada a todo el mundo. Al configurar bien los permisos de acceso, proteges información sensible y mantienes el orden dentro de la organización.

• Más control sobre documentos confidenciales.
• Mejor privacidad y seguridad.
• Acceso dirigido por grupo.

Acceso mediante carpetas

En 4planning los documentos se comparten mediante la carpeta en la que se encuentran. Los permisos de acceso de la carpeta determinan quién puede ver los documentos.

1. Ve en el menú de la izquierda a Documentos.
2. Abre el menú de la carpeta y elige Acceso.
3. Activa Carpeta para todos los socios o marca los grupos que reciben acceso.
4. Haz clic en Guardar.

Todos los documentos de esta carpeta siguen automáticamente los mismos permisos de acceso. Las subcarpetas también, a menos que hagas una elección en una subcarpeta.

¿Quién puede añadir y quién puede eliminar?

Además de "quién ve esta carpeta", determinas para todo tu entorno quién puede hacer algo con los documentos. Eso está en Configuración › Acceso y privacidad › Documentos y consta de dos preguntas separadas:

• ¿Quién puede añadir archivos y carpetas? — subir y crear carpetas nuevas.
• ¿Quién puede eliminar y gestionar? — eliminar, renombrar, mover y compartir.

En ambas eliges Todos, Administradores (la opción predeterminada) o Solo administradores del sistema. Todos significa: cada socio que puede ver la carpeta, o sea, no todos los socios del entorno, solo quienes ya tienen acceso.

Así puedes dejar que los socios suban archivos mientras la limpieza queda en manos de la junta directiva. Si no cambias nada aquí, todo sigue como lo conoces: los administradores hacen el trabajo y los socios leen.

Una carpeta de grupo tiene su propia regulación: por grupo configuras si todos los socios pueden añadir o gestionar allí. Un administrador de grupo siempre conserva esos permisos en la carpeta de su propio grupo.

Los administradores ven todos los documentos

La tercera opción de esa misma pantalla determina si los administradores normales ven todas las carpetas, incluidas las de grupos a los que no pertenecen. Si está en No, solo ven sus propias carpetas. Los administradores del sistema siempre lo ven todo.

Mover un documento a otra carpeta

¿Quieres otros permisos de acceso? Entonces puedes mover un documento a una carpeta con otra configuración.

• Elige una carpeta con los grupos adecuados.
• Mueve el documento.

El acceso se ajusta de inmediato.

Acceso público mediante un enlace compartible

También puedes crear un enlace público. Con esto, cualquiera puede abrir el documento, incluso sin acceso a tu entorno.

• Usa esto solo cuando sea necesario.
• Presta atención con información confidencial.

Consejos para un uso eficaz

• Crea carpetas claras por equipo o proyecto.
• Limita el acceso a documentos sensibles.
• Comprueba regularmente los permisos de las carpetas.

Importante saber

• El acceso se determina a nivel de carpeta.
• Los cambios son inmediatamente efectivos.
• Los grupos determinan quién puede ver los documentos.