Compartir documentos con todos o con grupos concretos

En 4planning puedes compartir documentos con todos los socios o con grupos específicos. Esto lo haces gestionando el acceso de la carpeta (folder). Además, puedes crear un enlace público compartible que también funciona para personas sin acceso a tu entorno.

Compartir mediante el acceso a la carpeta

Los documentos se comparten mediante la carpeta en la que se encuentran. Al ajustar la configuración de la carpeta determinas qué socios o grupos pueden ver los documentos de esa carpeta.

Configurar el acceso para todos los socios o grupos específicos

1. Ve en el menú de la izquierda a Documentos.
2. Abre el menú de la carpeta y elige Acceso.
3. Elige quién puede entrar:
   • Activa Carpeta para todos los socios si todos en tu entorno pueden ver la carpeta.
   • Deja el interruptor apagado y marca los grupos que reciben acceso.
4. Haz clic en Guardar.

A partir de ese momento, todos los documentos de esta carpeta son visibles para los grupos elegidos, o para todos los socios.

Cuando creas una carpeta nueva, la misma elección aparece directamente en la ventana Crear carpeta, así que no tienes que configurar el acceso después.

¿Todos los socios o grupos sueltos?

Carpeta para todos los socios está pensada para documentos que nadie debería tener que buscar: el reglamento interno, formularios, una memoria anual. Cada socio de tu entorno ve esa carpeta, también los socios que (todavía) no están en ningún grupo. Esa es la diferencia con marcar todos los grupos: quien no tiene grupo se pierde la carpeta igualmente, y un grupo que añadas más tarde también.

Si en cambio marcas grupos, solo los socios de esos grupos ven la carpeta. Úsalo para documentos de un equipo, una comisión o la junta directiva.

De dónde viene el acceso

• La carpeta principal (el nivel inicial) siempre es visible para todos los socios.
• Una subcarpeta hereda el acceso de la carpeta superior, salvo que hagas una elección en esa subcarpeta. Si lo haces, tu elección vale para esa carpeta y todo lo que hay debajo.
• Configurar el acceso lo hace un administrador. Los administradores del sistema siempre ven todas las carpetas; si los administradores normales también lo hacen, se ajusta en Configuración › Acceso y privacidad › Documentos.

Crear un enlace público compartible

Además del acceso mediante grupos, también puedes crear un enlace público compartible. Este enlace puede ser abierto por cualquiera, incluso si alguien no tiene acceso al entorno en la app.

1. Ve a Documentos.
2. Abre la carpeta o el documento que quieres compartir.
3. Elige la opción para crear un enlace público compartible.
4. Copia el enlace y compártelo con las personas deseadas.

Consejos para un uso eficaz

• Usa el acceso por grupos para documentos internos y colaboración.
• Usa un enlace público solo cuando sea necesario compartir fuera de 4planning.
• Comprueba regularmente qué grupos tienen acceso a carpetas importantes.

Importante saber

• El acceso a la carpeta determina quién puede ver los documentos dentro de la app.
• Un enlace público compartible puede ser abierto por cualquiera, incluso sin cuenta.
• Compartir documentos mediante un enlace público requiere atención adicional para la información confidencial.