Crear y gestionar grupos

Con los grupos en 4planning organizas la comunicación, los documentos, los eventos y la colaboración dentro de tu organización. Tú decides quién puede participar, quién puede ver el grupo y quién tiene permisos dentro del grupo.

Paso 1: Ve a Grupos

1. Inicia sesión en tu entorno de 4planning.
2. En el menú izquierdo, ve a Configuración.
3. Haz clic en Grupos.

La configuración y la creación de grupos solo están disponibles para un administrador del sistema. Si eres administrador y no ves Configuración en el menú, pide a un administrador del sistema que cree el grupo.

Ahora verás una visión general de todos los grupos dentro de la organización.

Visión general de los grupos

En la visión general ves por grupo, entre otras cosas:

• Nombre
• ¿Quién puede participar? (por ejemplo Todos o Por invitación)
• ¿Quién puede ver este grupo? (por ejemplo Todos o Solo miembros de este grupo)

Paso 2: Abrir y gestionar un grupo

1. Haz clic en un grupo para abrirlo.

Ahora verás todos los componentes de este grupo, como:

• Eventos – Consulta y gestiona las actividades del grupo.
• Noticias – Descubre las últimas noticias dentro del grupo.
• Encuestas – Consulta y vota en encuestas.
• Chat de grupo – Comunícate con los miembros del grupo.
• Documentos – Comparte y gestiona archivos.
• Miembros – Consulta y gestiona los miembros del grupo.
• Configuración – Ajusta la configuración del grupo.

Paso 3: Ajustar la configuración del grupo

En la configuración del grupo puedes gestionar varios aspectos:

• Nombre del grupo
• ¿Quién puede participar? – Por ejemplo Todos o Por invitación.
• Visibilidad – Todos o solo miembros del grupo.
• ¿Quién puede añadir documentos?
• Foto del grupo – Sube una imagen (PNG, JPG o WebP, máximo 5 MB).

Después de ajustar la configuración, guarda los cambios.

Desactivar funciones en un grupo

¿Un grupo no usa todo? Entonces desactiva lo que no necesita en la configuración del grupo.

1. Abre el grupo y haz clic en Configuración.
2. En Funciones de este grupo, desactiva lo que el grupo no usa, por ejemplo Eventos o Noticias.
3. Haz clic en Guardar.

La función desaparece entonces del grupo para todos. Puedes volver a activarla en el mismo lugar.

Es bueno saber:

• Aquí solo ves las funciones que están activadas en tu entorno.
• Los eventos y las noticias para este grupo siguen apareciendo en la agenda y en el resumen de noticias. Solo desaparece la función dentro del grupo.
• Si desactivas el Chat de grupo, nadie podrá abrir el chat de este grupo.
• Esto se configura en un grupo existente, no al crearlo.
• Los gestores del grupo, los administradores y los administradores del sistema pueden cambiarlo.

Paso 4: Crear un nuevo grupo

También puedes añadir un nuevo grupo desde la visión general de todos los grupos.

1. Haz clic arriba a la derecha en Crear grupo.
2. Rellena el Nombre del grupo.
3. Configura quién puede participar:

• Todos (así, cualquiera que vea este grupo puede unirse al grupo)
• Por invitación (esta es una acción manual que deben realizar los administradores)

1. Determina quién puede ver el grupo:

• Todos
• Solo miembros del grupo

1. Guarda el grupo.

El grupo ya está disponible dentro de la organización.

Paso 5: Establecer el orden de los grupos

Por defecto los grupos se ordenan por nombre, leyendo las cifras como números: JO8-1 va antes que JO11-1, y este antes que JO19-1. Para la mayoría de los clubes eso ya es correcto.

Si quieres un orden propio — por ejemplo el primer equipo arriba — un administrador del sistema puede establecerlo:

1. Haz clic arriba a la derecha en Orden.
2. Arrastra los grupos con el asa de la izquierda hasta el orden que quieras. ¿Prefieres el teclado? Pon el foco en un asa y usa las flechas arriba y abajo.
3. ¿Muchos grupos? Usa el campo de búsqueda de arriba para encontrar uno rápido. Lo que filtras sigue en la lista; siempre guardas el orden completo.
4. Haz clic en Guardar.

Este orden vale para todo el entorno y determina también el orden en la página Clasificación. En la página Grupos los encabezados (Mis grupos, Grupos a los que unirse, Grupos por invitación) siguen alrededor; dentro de cada encabezado los grupos siguen tu orden.

¿Quieres volver a lo estándar? Haz clic en esa misma pantalla en Restaurar alfabético. Un grupo que crees después va automáticamente al final.

Paso 6: Llenar un grupo automáticamente por edad

Por ejemplo para equipos juveniles o un grupo de mayores, un grupo puede llenarse solo según la fecha de nacimiento de tus miembros. Esto se llama Llenar grupo automáticamente.

1. Al crear un grupo, haz clic en Llenar grupo automáticamente para desplegar el bloque.
2. En Por edad, indica desde cuántos hasta cuántos años (incluidos). Puedes dejar uno de los dos vacío, por ejemplo solo "desde 65".
3. En Edad calculada el, elige:
   • Hoy: un miembro sube de grupo el día de su cumpleaños.
   • 1 de enero de este año: el grupo cambia una vez al año, como las federaciones deportivas fijan sus categorías de edad.
4. Debajo de los campos ves al instante cuántos miembros entrarán en el grupo y cuántos no tienen fecha de nacimiento. Estos últimos no entran.
5. Haz clic en Crear.

A partir de entonces 4planning mantiene el grupo al día: quien alcanza la edad entra, quien la supera sale. Esto ocurre cada noche, y en el momento en que cambias una fecha de nacimiento. Los miembros no reciben ninguna notificación.

Bueno saber:

• Los miembros que añades a mano, por ejemplo un entrenador, siempre se quedan en el grupo.
• Quien está en el grupo automáticamente tiene la etiqueta Automatisch en la lista de miembros. No puedes quitarlos a mano; cambia la edad para ello.
• ¿Quieres cambiar o desactivar la regla? Abre el grupo, ve a Configuración y haz clic en Cambiar junto a Llenar grupo automáticamente. Con Desactivar el llenado automático todos siguen en el grupo, pero ya no se actualiza nada automáticamente.
• Un grupo vinculado a un equipo de Sportlink no se puede llenar automáticamente: sus miembros ya vienen de Sportlink.
• Solo los administradores y administradores del sistema pueden configurarlo.

Consejos para un uso eficaz

• Usa nombres de grupo claros y reconocibles.
• Crea grupos separados para equipos, comisiones o proyectos.
• Limita la visibilidad de los grupos confidenciales.
• Comprueba regularmente los miembros y la configuración.

Importante saber

• Los grupos determinan quién tiene acceso a la comunicación y los documentos.
• Los cambios son visibles de inmediato.
• Puedes ajustar los grupos en cualquier momento.