Actualizar socios desde Nexxchange

Si gestionas a tus socios en Nexxchange, no tienes que actualizarlos a mano en 4planning. Descargas la lista de socios de Nexxchange y la subes aquí. 4planning compara el archivo con la app y muestra lo que cambia: socios nuevos, datos modificados, otro tipo de membresía y socios que se han dado de baja. No pasa nada hasta que tú lo apruebes.

Antes de empezar

• Nosotros activamos esta importación para tu club. Si al importar todavía ves la plantilla de Excel habitual, ponte en contacto con nosotros.
• Crea primero tus planes de cuota, por ejemplo uno por tipo de membresía. Consulta Cobrar la cuota: crear un plan de cuota.
• Exporta solo a tus socios activos. Quien no esté en el archivo se propone como baja.

El archivo debe contener al menos estas columnas: el número NGF (GSN), el nombre, el apellido, la dirección de correo y el tipo de membresía. Pueden incluirse el código personal, la partícula del apellido, el teléfono y la fecha de alta. El orden de las columnas no importa.

Paso 1: Sube tu lista de socios

1. Ve en el menú a Organización y haz clic en Miembros.
2. Haz clic arriba a la derecha en Crear usuario y elige Importar usuarios.
3. Arrastra el archivo de Nexxchange al recuadro o tócalo para elegirlo. Funcionan tanto Excel (.xls, .xlsx) como CSV.

Paso 2: Columnas

La primera vez indicas qué columna de tu archivo corresponde a cada campo. Normalmente 4planning las reconoce solo; compruébalo y ajústalo si hace falta. Junto a cada campo ves un ejemplo de tu archivo.

La app recuerda tu elección. Si la siguiente exportación tiene el mismo formato, te saltas este paso.

Paso 3: Membresías

Para cada tipo de membresía de Nexxchange (por ejemplo GL, BL y JL) eliges:

• Plan de cuota: qué plan pagan estos socios. Elige Sin cuota si esa membresía no paga nada.
• Grupo (opcional): coloca también a los socios en un grupo.
• Juvenil: actívalo en las membresías juveniles. Es necesario para las familias que comparten una dirección de correo, consulta más abajo.

La app también recuerda esto. Si más adelante aparece un nuevo tipo de membresía en el archivo, solo pregunta por ese tipo nuevo.

Paso 4: El resumen

Ves todos los cambios por grupo:

• Socios nuevos: están en el archivo, todavía no en la app.
• Vincular a un socio existente: ya están en la app. Reciben su número NGF para que los reconozcamos a partir de ahora. Lo verás sobre todo en la primera subida.
• Datos modificados: el nombre, el correo o el teléfono es distinto.
• Otra membresía: la cuota cambia.
• Socio de nuevo: se habían dado de baja y vuelven a estar en el archivo. Conservan sus propios datos.
• Bajas: ya no están en el archivo. Pasan a socio: no y su cuota se detiene.
• Revisar: aquí no podemos estar seguros, por ejemplo porque un número NGF aparece dos veces en el archivo. Estas líneas no se aplican. Corrígelo en Nexxchange; volverán a aparecer en la siguiente subida.

Cada línea tiene una casilla. Lo que desmarques no se aplica, y tampoco lo volveremos a proponer la próxima vez, salvo que algo cambie en Nexxchange.

Con Enviar a los socios nuevos una invitación a la app decides si los socios nuevos reciben una invitación enseguida. Abajo ves exactamente quién recibirá un mensaje: una invitación a la app o una solicitud para autorizar la domiciliación.

Haz clic en Aplicar cambios y confirma. Después verás lo que ha ocurrido.

Socios que se han dado de baja

Un socio dado de baja no se elimina. Pasa a socio: no, su cuota se detiene y cualquier importe pendiente se anula; ese importe lo ves de antemano en el resumen. Si vuelve más adelante, lo reconocemos por su número NGF y recupera sus propios datos e historial.

Si de repente faltan en el archivo muchos más socios de lo normal, la app pregunta primero si de verdad es la lista completa. Si el archivo parece claramente incompleto, esa vez no se procesan las bajas.

Familias con una sola dirección de correo

En 4planning, una dirección de correo pertenece a una sola cuenta. Si un padre o madre y un hijo comparten la misma dirección en Nexxchange, el hijo pasa a ser una cuenta infantil bajo el padre o la madre: sin acceso propio, y el adulto lo gestiona en la app. La solicitud de mandato del hijo se envía al padre o la madre.

Para ello, la membresía del hijo debe estar en Juvenil y la función Cuentas familiares debe estar activada. Si dos adultos comparten una dirección, el segundo aparece en Revisar: dale a esa persona su propia dirección de correo en Nexxchange.

¿Cuándo paga un socio?

Los socios nuevos reciben una suscripción al plan de su membresía. Si ese plan tiene una fecha de pago fija, por ejemplo el 1 de febrero:

• un socio nuevo paga al darse de alta y después cada año en esa fecha;
• un socio existente que recibe una suscripción por primera vez al vincularlo paga en la siguiente fecha fija.

El resumen muestra en cada línea cuándo paga alguien por primera vez. Si tu club usa la domiciliación, un socio sin mandato recibe una solicitud para darlo.

Preguntas frecuentes

• ¿Y si cambia un código personal en Nexxchange? Reconocemos a los socios por su número NGF, no por el código personal. Un código personal nuevo simplemente se actualiza.
• ¿Puedo subir la misma exportación dos veces? Sí. Lo que ya es correcto aparece en Sin cambios y no pasa nada.
• ¿Cambiar el correo cambia también el acceso? Sí, el correo es el acceso. Si alguien usa la misma cuenta también en otro club, el cambio pasa a Revisar y no lo aplicamos automáticamente.
• ¿Se da de baja a los socios sin número NGF? No. La importación no toca a quien no tiene número NGF en la app, por ejemplo un miembro de la junta que no está en Nexxchange.