Cobrar la cuota: crear un plan de cuota

Un plan de cuota determina qué paga un grupo de socios y con qué frecuencia. En este artículo lees cómo creas un plan y qué decisiones tomas al hacerlo.

Cómo está estructurada la cuota

La cuota en 4planning se compone de tres capas. Si las entiendes, entiendes el resto:

1. Un plan de cuota — qué se paga: un nombre, un importe y un intervalo.
2. Una suscripción — qué socio está vinculado a qué plan, y con qué método de pago.
3. Un plazo — el pago individual que se genera automáticamente por período.

Así que primero creas un plan, vinculas socios a él, y el sistema genera automáticamente los plazos.

Paso 1: Ve a Cuota

1. Abre en el menú Financiero.
2. Haz clic en Cuota.

Paso 2: Crear un nuevo plan

1. Haz clic en Crear plan.
2. Dale al plan un nombre reconocible, por ejemplo Sénior, Juvenil o Socio de apoyo. Este nombre lo verá el socio en su página de pago y en los correos.
3. Rellena el importe que se paga por período.
4. Elige el intervalo: anual, mensual, semanal o único.
5. En un plan anual puedes activar Fecha de pago fija cada año. Mira más abajo.
6. Guarda el plan.

El método de pago pertenece a la suscripción

Cómo paga un socio no lo configuras en el plan, sino por suscripción. Así los socios de un mismo plan pueden pagar de forma distinta: la mayoría elige entre domiciliación e iDEAL, y alguno paga solo por domiciliación o fuera de la app. Consulta Configurar una suscripción y Domiciliación, iDEAL o fuera de la app.

Una fecha de pago fija cada año

Sin fecha fija, cada socio paga en su propio día: quien se da de alta en octubre paga después cada año en octubre. Si quieres que todos paguen el mismo día, por ejemplo el 1 de febrero, activa Fecha de pago fija cada año en un plan anual y elige el día y el mes.

• Un socio nuevo paga al darse de alta y después cada año en la fecha fija.
• Con Las altas tardías pagan en la fecha fija, quien se da de alta a partir de una fecha elegida no paga al darse de alta, sino por primera vez en la fecha fija. Si eliges el 1 de noviembre con una fecha fija del 1 de febrero, quien se da de alta en noviembre, diciembre o enero paga por primera vez el 1 de febrero.
• Un socio nuevo se salta la primera fecha si cae dentro de estos meses evita que alguien pague dos veces seguidas en poco tiempo. Con 3, quien se da de alta en diciembre de 2026 vuelve a pagar en febrero de 2028: febrero de 2027 cae dentro de esos tres meses y se salta. Con 0 nadie se salta nada.
• Las suscripciones en curso pasan a la fecha fija después de su próximo plazo.

Paso 3: Vincular socios

Un plan aún no hace nada mientras no haya socios vinculados a él. Vincula socios mediante una suscripción y elige ahí cómo pagan: el socio elige entre domiciliación e iDEAL, solo domiciliación automática, o fuera de la app. Consulta Configurar una suscripción.

Consejos para un uso eficaz

• Mejor crea unos pocos planes claros que muchas excepciones. Un plan por tipo de socio funciona mejor en la práctica.
• Elige el intervalo con criterio: cobrar mensualmente reduce el umbral para los socios, cobrar anualmente te ahorra trabajo y costes de servicio a ti. En un plan mensual, pon preferiblemente a los socios en domiciliación automática; si no, reciben una solicitud de pago cada mes.
• Si cambias el importe de un plan, comprueba qué efecto tiene sobre las suscripciones en curso — los plazos existentes que ya están listos no cambian con carácter retroactivo.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo hacer que los socios paguen en plazos? Sí, elige el intervalo mensual o semanal. El sistema genera entonces un nuevo plazo cada período.
• ¿Puede un socio tener varios planes? Sí, un socio puede estar vinculado a más de una suscripción, por ejemplo una cuota básica más una contribución para una actividad extra.
• ¿Qué pasa con un plan que elimino? No elimines un plan mientras todavía haya suscripciones en curso vinculadas a él. Detén primero esas suscripciones.