Programación automática de las visitas de mantenimiento

¿Ves una visita de mantenimiento en tu agenda que nadie ha programado? Entonces 4planning la ha creado por sí mismo. Cada noche se comprueba qué contratos tocan.

Cuándo llega automáticamente una visita

Se crea una visita en cuanto se cumple todo esto:

• El contrato está en estado Activo.
• La Fecha próx. visita cae dentro de las próximas tres semanas (o ya está en el pasado). Si tu primer recordatorio al cliente está configurado a más de dos semanas, el sistema automático mira más lejos: una semana antes de ese recordatorio.
• Todavía no hay ninguna visita futura pendiente para este contrato.

Si ya hay una visita programada, no ocurre nada — así que nunca recibirás visitas duplicadas del sistema automático.

Cómo se ve una visita de este tipo

La aplicación copia lo que figuraba en la visita anterior de este contrato. Es la última visita que ya se realizó, con prioridad para una finalizada; una visita cancelada no cuenta.

• La misma hora y duración. Si el técnico vino la última vez de 13:30 a 15:00, la nueva visita también es de 13:30 a 15:00 — en la fecha objetivo.
• El mismo técnico o técnicos. Salvo quien ya no sea empleado; esa persona se omite.
• La misma nota, por ejemplo dónde está la llave o dónde se puede aparcar.

En el contrato, una visita así lleva la etiqueta Programada automáticamente. Abre la visita, comprueba que todo esté bien y haz clic en Guardar — entonces la etiqueta desaparece.

¿Todavía no hay una visita anterior (un contrato nuevo)? Entonces no hay nada que copiar. La visita se coloca de 09:00 a 11:00 y sin técnico: aparece en la agenda con un borde de rayas rojo y un signo de advertencia, y en la lista de citas sin asignar. Tú se lo asignas.

¿La fecha objetivo ya estaba en el pasado? Entonces la visita se coloca en el día de mañana, no con carácter retroactivo.

Esto está siempre activado

La programación automática no se puede desactivar — no existe ninguna opción para ello, ni por contrato ni para todo tu entorno. Si no quieres que aparezca una visita, hay dos caminos:

• Pon el contrato en Cancelado. Entonces ya no se programa nada más.
• Adelanta más la Fecha próx. visita, fuera de ese horizonte.

Ten cuidado con los correos de recordatorio

El sistema automático prepara una visita al menos una semana antes del primer recordatorio al cliente. Así tienes tiempo de revisarla antes de que el cliente reciba la fecha y la hora por correo. Como la aplicación copia la hora de la visita anterior, el cliente recibe la hora a la que soléis ir. Si esta vez es distinta, cambia la visita antes de que salga el recordatorio.

Preguntas frecuentes

• Hay una visita en mi agenda que no he creado yo. Es el sistema automático; consulta arriba cuándo ocurre esto.
• ¿Puedo ajustar el horario estándar de 09:00–11:00? Solo se aplica mientras no haya una visita anterior. Después, la aplicación copia la hora de la visita anterior. Siempre puedes cambiar cualquier visita de horario después de programada.
• ¿Puedo ver qué visitas se han creado automáticamente? Sí: en el contrato llevan la etiqueta Programada automáticamente, hasta que alguien guarde la visita.
• La nueva visita tiene una nota antigua. La nota viene de la visita anterior. Cámbiala o bórrala y haz clic en Guardar.
• He eliminado una visita y la noche siguiente vuelve a aparecer una. Es correcto: mientras la fecha objetivo esté dentro del horizonte y no haya ninguna visita pendiente, se crea una nueva. Mueve la fecha objetivo o cancela el contrato.